Bürgerinformationssystem
Vorlage - 095/05
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Antrag der Verwaltung:
Kenntnisnahme Sachverhalt/Begründung:
Im Rahmen der Beratungen des Sonderausschusses Aufgabenkritik am 18. und 19. April 2005 sind auch die Personal- und Sachausgaben angesprochen worden, die durch den Geschäftsbereich Information und Kommunikation verursacht werden. Die Verwaltung wurde beauftragt, Optimierungspotenziale zu untersuchen, sei es durch die Vergabe von Leistungen an Externe oder die Einführung von autarken Lösungen an Stelle der landeseinheitlichen Verfahren.
Parallel dazu wurde vom Ausschuss Aufgabenkritik gebeten, darüber zu berichten, wofür die im Haushaltsplan 2005 im Unterabschnitt 0660 EDV aufgeführten Gesamtkosten in Höhe 1.117.720,- € konkret verwendet werden.
Der nachstehende Bericht soll die Mittelverwendung verdeutlichen.
Gliederung der Kosten entsprechend dem Haushaltsplan 2005
Summe: 1.119.520,- € abzüglich Einnahmen: 2.200,- € Insgesamt: 1.117.720,- €
Die im Haushaltsplan veranschlagten Personalausgaben in einer Gesamthöhe von 649.915,-€ umfassen den Arbeitgeberaufwand einschließlich aller Nebenkosten für insgesamt 13 Mitarbeiter des Geschäftsbereichs Information und Kommunikation. Im Einzelnen teilen sich die Aufgaben bzw. Stellen wie folgt auf:
Geschäftsbereichsleitung: 1,0 Betreuung Administration Netzwerk, Firewall und Viruswall: 2,0 Allgemeiner EDV-Support: 4,0 Betreuung aller eingesetzten Sachverfahren und der damit verbunden Entwicklung, Programmierung und Anpassung in die vorhandene IuK-Struktur: 1,5 Verwaltungsmäßige und technische Administration der Telefonanlagen, Handys sowie Zugangskontrollanlagen: 1,5 Schulungspersonal: 2,0 Zentrale Medien- und Grafikgestaltung: 1,0
Stellen insgesamt: 13,0
Was wird durch dieses Personal im Einzelnen erledigt?
Der Geschäftsbereich Information und Kommunikation (IuK) der Landkreisverwaltung hat zum einen den laufenden Betrieb des zwischenzeitlich äußerst komplexen EDV-Netzwerks mit über 300 verschiedenen Programmen und Fachverfahren zu gewährleisten und ist zum anderen auch für die Betreuung von insgesamt acht Telefonanlagen mit ca. 1.600 Anschlüssen zuständig. Durch die Eingliederung der Sonderbehörden im Zuge der Verwaltungsreform haben sich die Anforderungen an die IuK erhöht. So sind zwischenzeitlich an neun verschiedenen Standorten insgesamt 52 Server zu betreuen. Die Betreuung umfasst die Installation und Einbindung in das bestehende Netzwerk, das Einspielen von Updates, die Überwachung der Funktionsfähigkeit der Server, die Behebung von Serverstörungen, die Konfiguration von aktiven Komponenten wie Swichtes und Hubs sowie auch die Konfiguration und Einbindung von Routern im Rahmen der zunehmenden Einführung von web-basierten Verfahren.
Die enorme Zunahme der schriftlichen Kommunikation durch E-Mail bedingt, dass zwischenzeitlich an sechs Standorten Mailserver erforderlich sind, um den ständig steigenden E-Mail Verkehr bewältigen zu können. Die Nutzung von E-Mail bedingt wiederum, dass für jeden einzelnen Mitarbeiter und somit E-Mail-Benutzer eine entsprechende Mail-Adresse konfiguriert, eingerichtet und überwacht werden muss. Bei Stellenwechseln innerhalb der Verwaltung oder sonstiger Mitarbeiterfluktuation sind entsprechende Anpassungen vorzunehmen. Wie bedeutend zwischenzeitlich der E-Mail-Verkehr ist, unterstreicht die Tatsache, dass beim zentralen Posteingang der Landkreisverwaltung zu Wochenbeginn oft in vierstelliger Höhe E-Mails aufgelaufen sind, die hausintern weitergeleitet werden müssen.
Ein weiterer Aufgabenschwerpunkt der Administration des Geschäftsbereichs IuK stellt die Datensicherung, der Datenschutz und die Internetsicherheit dar. Die Ausarbeitung, Überwachung und Konfiguration einer Securitykonzeption, die Durchführung von security audits und Funktionsüberwachung der Proxy-Server ist ständig zu gewährleisten, um zu verhindern, dass das EDV-Netzwerk der Landkreisverwaltung von Viren, Würmern, Trojanern oder sonstigen Gefahren, die von der modernen Kommunikation ausgehen, betroffen wird. Insbesondere der Umstand, dass am EDV-Netzwerk der Landkreisverwaltung auch publikumsintensive Stellen (z. B. Kfz-Zulassungsstellen) oder äußerst sensiblen Bereiche (z. B. Geschäftsbereiche Jugend und Soziales) angebunden sind, erfordert eine äußerst konsequente, strenge und stets auf dem aktuellen Stand befindliche Sicherheitskonzeption.
Bedingt durch die Komplexität der Netzwerktopologie der Landkreisverwaltung ist eine externe Vergabe von Aufgaben an Fremdfirmen nur eingeschränkt - wenn überhaupt - möglich. In einigen wenigen Bereichen, bei denen die Kenntnis der örtlichen Verhältnisse keine oder nur eine nachgeordnete Rolle spielt, sind bereits entsprechende Leistungen an Externe vergeben worden (z. B. Betreuung der Firewall oder einzelne Betreuungsverträge im Serverbereich).
Zum Inkrafttreten der Verwaltungsreform waren für die rund 750 PCs in allen Standorten der Landkreisverwaltung vier Mitarbeiter des Geschäftsbereichs IuK als Anwenderbetreuer im sogenannten support zur Beseitigung von auftretenden Problemen und Störungen zugeordnet. Dies entspricht einer Betreuungsquote von 187 PCs pro Benutzerbetreuer. Einschlägige im IT-Bereich und in verschiedenen Gutachten dargelegte Empfehlungen geben im Bereich der Anwenderbetreuung eine Quote von 1:70 als Richtwert vor. Die obere Grenze wird allgemein bei einem Wert von 1:100 beziffert. Der Landesrechnungshof hat im Rahmen einer Untersuchung der Organisation und Wirtschaftlichkeit der Iuk-Aufgaben auf Landesebene festgestellt, dass ein Richtwert von 1:70 bei der Betreuungsquote einen angemessenen Wert darstellt. Die beim Ostalbkreis deutliche höhere Quote unterstreicht zum einen den Umstand, dass der Geschäftsbereich IuK nicht überbesetzt ist, zum anderen auch die personellen Sparbemühungen der Landkreisverwaltung.
Durch die Verwaltungsreform hat sich der Betreuungsaufwand um rund 350 PCs vergrößert. Für deren Betreuung stehen drei Mitarbeiter aus den eingegliederten Bereichen zur Verfügung, welche darüber hinaus noch - wie auch schon vor der Verwaltungsreform - die Koordination für die in den jeweiligen Geschäftsbereichen eingesetzten Fachverfahren übernehmen.
Zunehmende Technisierung - E-Government
Im internationalen Vergleich nimmt Deutschland im Bereich des E-Governments allenfalls einen Mittelplatz ein. Verfahren, bei denen der Bürger oder die Wirtschaft interaktiv Dienstleistungen online abwickeln können, sind bislang nur vereinzelt vorhanden. Mit Initiativen wie „Bund-online“ oder dem „Media@Komm-Transfer-Wettbewerb“ versucht die Bundesregierung, die Verbreitung von E-Government zu fördern. Der Ostalbkreis wurde im Jahr 2004 im Rahmen eines bundesweiten Wettbewerbs als eine von 20 Transferkommunen ausgewählt, um hier in mehreren Teilbereichen maßgeblich mitzuwirken. Die Beteiligung des Ostalbkreises erstreckt sich dabei auf die Bereiche Gesundheitsnetz, virtuelle/elektronische Poststelle, E-Procurement sowie den Bereich Kfz-Wesen.
Was den Bereich des EDV-Supports anbelangt, so muss ferner berücksichtigt werden, dass auf Grund der gleitenden Arbeitszeit bei der Landkreisverwaltung eine Servicebereitschaft von 7:00 bis 18:00 Uhr vorzuhalten ist. Auch spielt die Orts- und Personenkenntnis eine erhebliche Rolle. Eine Vergabe des EDV-Supports wäre zwar theoretisch möglich, würde aber mit Sicherheit verlängerte Reaktionszeiten und höhere Kosten zur Folge haben.
Entwicklung und Programmierung
EDV-Programme entwickeln sich in immer schnelleren Rhythmen fort und müssen ständig auch geänderten gesetzlichen Rahmenbedingungen angepasst werden. Durch den immer größer werdenden Druck im Personalkostenbereich wird versucht, durch verstärkten EDV- oder Technik-Einsatz personelle Ressourcen zu schonen oder mit weniger Personal auszukommen. Die Auswahl neuer Softwareprodukte und die Prüfung der jeweiligen Einsatzmöglichkeiten, die Programmierung von Schnittstellen, das Einspielen von Softwareupdates oder die Erstellung von Datenbankanwendungen erfolgt innerhalb des Geschäftsbereichs IuK durch zwei Mitarbeiter, die sich hierfür zwischenzeitlich ein umfangreiches Sachwissen angeeignet haben und den verschiedenen Geschäftsbereichen kompetent zur Verfügung stehen.
Ein Vergleich mit den Tagessätzen von Firmen im IT-Consulting-Bereich in der Größenordnung von ca. 1.000,- € pro Tag ist nach Auffassung der Verwaltung Indiz dafür, dass die Vorhaltung von eigenem Personal gerade im Bereich der Programmierung der Anpassung von Fachverfahren die wirtschaftlichere Alternative darstellt.
Ein weiterer Teil der Personalausgaben des Geschäftsbereichs IuK entfällt auf die personelle Betreuung der Telefonanlagen, Handys und Zugangskontrollanlagen in den verschiedenen Verwaltungsgebäuden der Landkreisverwaltung in Aalen, Schwäbisch Gmünd, Ellwangen und Bopfingen. Die Administration der insgesamt acht Telefonanlagen mit rund 1600 Anschlüssen sowie 245 Handys umfasst dabei auch die Behebung und Beseitigung von Störungen die Abrechnung und Kontrolle der monatlich anfallenden Gebühren, die Vertragsverwaltung sowie die Zuordnung und Konfiguration von Anschlüssen bei Mitarbeiterfluktuation. Dasselbe betrifft die Zugangskontrollanlagen, über die die Zugangsberechtigung in die Verwaltungsgebäude sowie das automatische Öffnen und Schließen der Automatiktüren gesteuert wird.
Mehr als bewährt hat sich nach Auffassung der Verwaltung auch trotz der damit verbundenen Personalausgaben die Vorhaltung einer speziell ausgebildeten Kraft im Bereich Grafik und Mediengestaltung. So werden die meisten der von der Landkreisverwaltung das Jahr über erstellten Print- und Druckmedien (Prospekte, Flyer, Plakate, Einladungen, Visitenkarten, etc.) insbesondere bei kleinerer Auflage in Eigenregie gestaltet und meist auch hausintern auf Farblaserdruckern hergestellt. Selbstverständlich wird gerade bei Druckaufträgen beachtet, wann der brake-even-point für eine externe Vergabe gegeben ist, um Kosten zu sparen. Der Vorteil der hauseigenen Abwicklung liegt insbesondere in der schnellen und unbürokratischen Abwicklung (Ausschreibungen und Vergabeverfahren entfallen), schnellen Reaktionszeiten und nicht zuletzt in der Qualitätsverbesserung in allen Geschäftsbereichen durch die Unterstützung in der optischen Außenwirkung. Gerade bei regelmäßig anfallendem Gestaltungs- und Druckbedarf in kleinerem Umfang würde der zeitliche Verwaltungsaufwand für die Koordination einer Ausschreibung und externen Vergabe mehr Aufwand erfordern als die hausinterne Herstellung selbst.
Wie auch im Medien- und Grafikbereich ist die Verwaltung davon überzeugt, dass auch im Schulungsbereich sich der Einsatz von zwei speziellen Schulungskräften für das gesamte Personal der Landkreisverwaltung finanziell rechnet. So werden bei der Landkreisverwaltung nahezu alle Software-Schulungen, insbesondere im MS-Office-Bereich (Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook, Internet-Explorer) sowie auch bei gängigen Fachverfahren in den verschiedenen Geschäftsbereichen von zwei hauseigenen Schulungskräften durchgeführt. Die Vorteile hierbei liegen insbesondere in der Ersparnis von Reisekosten, der individuellen Gestaltung des Schulungsinhalts, der flexiblen Termingestaltung sowie der Möglichkeit für alle Anwender, sich bei offenstehenden Fragen an die Schulungskräfte wenden zu können . Darüber hinaus sind die beiden Schulungskräfte für die Gestaltung und EDV-technische Einbindung von Vordrucken (z. B. Briefbögen) in die jeweiligen Fachverfahren und Anpassung auf die jeweiligen Anwender zuständig.
Unter der Annahme, dass von den derzeit rund 1200 Mitarbeitern, die einen PC-Arbeitsplatz haben nur jeder zweite eine externe EDV-Schulung mit einem Kostenaufwand von 200,- € in Anspruch nimmt, ergibt sich ein Jahresaufwand in Höhe von 120.000,- €. Dieser Betrag liegt deutlich über dem Aufwand für die beiden Schulungskräfte.
EDV-Geräte, Ausstattung, Einrichtungen
Der Betrieb des Geschäftsbereichs Information und Kommunikation erfordert natürlich auch den Einsatz von entsprechenden Geräten und Einrichtungen. Der im Haushaltsplan 2005 hierfür ausgewiesene Betrag in Höhe von 171.810,- € umfasst dabei insbesondere Ausgaben für die Vorhaltung von Servern und der dazu erforderlichen Software, außerdem Datensicherungs- und Speichereinrichtungen. Der im Haushaltsjahr 2005 eingeplante Betrag für die Reparatur und Wartung von Geräten in Höhe von 13.200,- € ist in Relation zu der Anzahl von PC-Arbeitsplätzen äußerst knapp bemessen. Insbesondere im Drucker-Bereich sind bei der Landkreisverwaltung noch zahlreiche Geräte im Einsatz, die über wenig internen Druckerspeicher verfügen und daher dem täglichen Betrieb auf Grund der erhöhten Druckzeiten beim Ausdruck von größeren Datenmengen nicht mehr gerecht werden. Hinzu kommt, dass sich die Reparatur von älteren Druckern in aller Regel aus wirtschaftlicher Sicht nicht mehr lohnt.
EDV-Schulungskosten
Die geplanten Schulungskosten in Höhe von 8.000,- € für den gesamten Geschäftsbereich IuK sind ebenfalls auf das absolut Notwendige beschränkt und betreffen wenige, ausgewählte Spezialschulungen, die zur gebotenen Aktualisierung des Fachwissens unerlässlich sind.
Geoportal
Ausgehend von der Erkenntnis, dass rund 80 % aller vorgehaltenen Daten einen geographischen Bezug haben und nahezu alle Geschäftsbereiche in irgendeiner Form den Zugang zu Grundstücksdaten benötigen, stand die Landkreisverwaltung vor der Frage, ein eigenes GIS (Geographisches-Informationssystem) einzuführen oder sich eines externen Dienstleiters zu bedienen. In enger Abstimmung mit dem Geschäftsbereich Vermessung hat sich die Landkreisverwaltung bereits vor Inkrafttreten der Verwaltungsreform entschieden, kein eigenes GIS-System einzuführen, sondern durch die Beteiligung am Geoportal der ENBW Ostwürttemberg allen betroffenen Mitarbeitern einen digitalen Zugriff auf Grundstücksdaten zu ermöglichen. Damit verbunden sollen in der Folge auch interne und externe Synergien erzielt werden (z. B. digitale Bauantragsstellung und Weiterbearbeitung innerhalb der Landkreisverwaltung). Die Beteiligung am Geoportal Ostwürttemberg mit allen verbundenen Zugriffsrechten erfordern einen jährlichen Aufwand in Höhe von 48.720,- €, welche ebenfalls im EDV-Budget des Geschäftsbereichs IuK enthalten sind.
LeitungskostenEinen erheblichen Betrag innerhalb des Budgets des Geschäftsbereichs IuK erfordert die Bereitstellung von Datenleitungen zwischen den einzelnen Dienststellen der Landkreisverwaltung sowie der Anbindung an das Rechenzentrum in Ulm. Bis vor kurzem waren die Dienststellen der Landkreisverwaltung ausgehend vom Ostalbkreishaus in Aalen leitungstechnisch sternförmig angebunden. Auf Grund der hohen Kosten durch eine sternförmige Anbindung der Außenstellen wurden Überlegungen angestellt, ob durch eine Neukonzeption der Anbindung Kosten eingespart werden können. Nach Erarbeitung einer entsprechenden Neukonzeption in sogenannter Wolkenstruktur wurde eine Ausschreibung durchgeführt, bei der die ENBW ODR Ostwürttemberg als günstigster Anbieter hervorging. Trotz teilweise höherer Bandbreiten der Verbindungen zwischen den Dienststellen, konnte durch die Neukonzeption des Wide-Area-Networks der Landkreisverwaltung ein Einspareffekt erzielt werden, der sich gegenüber dem ursprünglichen Aufwand auf über 50.000,- € pro Jahr beläuft.
Schematische Darstellung der Netzwerktopologie des Ostalbkreises
Gerade die im Zuge der Verwaltungsreform neu eingegliederten Geschäftsbereiche Vermessung und Flurneuordnung erfordern im IT-Bereich hohe Bandbreiten, ohne die ein reibungsloser Betriebsablauf und die Aufgabenerledigung nicht möglich ist. Auf Grund des damit verbundenen erheblichen Kostenaufwands prüft der Geschäftsbereich IuK noch im Laufe diesen Jahres, ob sich in Teilbereichen durch die Einrichtung von Funkverbindungen noch weitere Kosteneinsparungen erzielen lassen.
Einnahmen
Die im Haushaltsplan veranschlagten Einnahmen in Höhe von 2.200,- € resultieren aus dem Abverkauf von ausgesonderter Hardware.
Schlussresümee
Absolut gesehen ist der laufende Aufwand für den Betrieb des Geschäftsbereichs IuK in Höhe von 1,1 Mio. DM ein nicht unbedeutender Kostenfaktor innerhalb des Verwaltungshaushalts. Gleichwohl darf nicht verkannt werden, dass die zunehmende Technisierung der Verwaltung und der auch von der Bundesregierung geforderte Ausbau von E-Government ohne einen entsprechenden finanziellen Aufwand und Einsatz von Personal nicht möglich ist. Der im Haushaltsplan ausgewiesenen Personalaufwand für den Geschäftsbereich IuK in Höhe von rund 0,65 Mio. € beträgt gerade mal 2 % des gesamten Personalaufwands. Unter Berücksichtigung der Tatsache, dass nahezu kein Geschäftsbereich ohne die Unterstützung der internen Dienstleistung der Mitarbeiter vom Bereich Information und Kommunikation auskommt, ist das hierfür eingesetzte Personal sicherlich nicht zu üppig bemessen. Gleiches gilt für die damit verbundenen Sachaufwendungen. Auch ist es äußerst schwierig, die zwischenzeitlich ungemein vielfältigen Aufgaben der Mitarbeiter des Geschäftsbereichs Information und Kommunikation in der immer komplexer werdenden IT-Welt plastisch darzustellen. Insbesondere dann, wenn der tägliche Betrieb funktioniert und die Dienstleistung gegenüber der Bürgerschaft geradezu selbstverständlich erfolgt. Wie bedeutend und wichtig ein reibungslos funktionierender Betrieb in diesem Bereich ist, zeigt sich erst dann, wenn einmal etwas nicht funktioniert. Jeder kennt es von zu Hause: wie sehr man vom Strom abhängt zeigt sich immer dann, wenn er kurzzeitig ausfällt.
Im Anschluss an die Sitzung des Verwaltungs- und Finanzausschusses bietet der Leiter des Geschäftsbereichs IuK, Herr Sanwald, allen interessierten Mitgliedern des Verwaltungsausschusses eine Besichtigung der Räume der EDV-Abteilung sowie des zentralen Serverraums der Landkreisverwaltung an und wird dabei auch gerne für weitere Fragen zur Verfügung stehen.
Finanzierung und Folgekosten:
Keine, die Mittel sind im Haushalt 2005 veranschlagt.
Sichtvermerke:
Fachbereich__________________________________________________ Sanwald
Dezernat I__________________________________________________ Wolf
Dezernat II__________________________________________________ Hubel
Landrat__________________________________________________ Pavel |
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