Antrag der Verwaltung

Der Kreistag nimmt den Bericht des Datenschutzbeauftragten des Ostalbkreises zur Kenntnis.

Sachverhalt/Begründung

Der "neue" Datenschutz: Die DSGVO und ihre Umsetzung

Das Datenschutzrecht in der Europäischen Union wurde durch das Inkrafttreten der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Europäischen Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr (Datenschutz-Grundverordnung) am 25. Mai 2018 sowie durch die Novellierungen der nationalen Datenschutzgesetze (Bundesdatenschutzgesetz BDSG und Landesdatenschutzgesetz LDSG) auf völlig neue Grundlagen gestellt. Die Neufassung brachte insbesondere erheblich erweiterte Rechte für die Bürgerinnen und Bürger und im Gegenzug deutlich erweiterte Pflichten aller Stellen, die personenbezogene Daten verarbeiten, mit sich.

Die DSGVO stellte Unternehmen, Behörden und Vereine vor Herausforderungen und sorgte durchaus auch für Unsicherheiten. Es ist an der Zeit, Bilanz zu ziehen und über die Arbeit der Stabsstelle Datenschutz im Landratsamt Ostalbkreis zu berichten.

Die Bilanz: Steigende Nachfrage, steigende Kundenzahlen

Die Stabsstelle Datenschutz der Landkreisverwaltung führt ihre im Jahr 2018 begonnene Arbeit für die Dezernate, Geschäftsbereiche und Stabsstellen des Landratsamts Ostalbkreis sowie für die überwiegende Zahl der Städte und Gemeinden im Kreisgebiet nahtlos fort. Hierzu einige Zahlen: Fanden im Jahr 2020 noch 457 Beratungsvorgänge (290 mit internen und 167 mit externen Kunden) statt, so erhöhte sich diese Zahl mittlerweile auf insgesamt 754 Beratungen (397 interne und 357 externe) im Jahr 2023.

Zu diesen Beratungsvorgängen zählen insbesondere persönliche und telefonische Beratungen der Mitarbeitenden der Landkreisverwaltung sowie der Städte und Gemeinden und sonstiger Kunden, die Beantwortung gestellter rechtlicher, organisatorischer und taktischer Datenschutzfragen, Schulungstermine, Informationsveranstaltungen, die Behandlung von Bürgerbeschwerden, Kontrollen im Einzelfall sowie der inhaltliche Austausch mit dem Beauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI). Stand vor einigen Jahren noch eindeutig die Umsetzung der EU-Datenschutz-Grundverordnung im Vordergrund, nehmen heute strategische Fragen der Gestaltung des Datenschutzes im Digitalisierungsprozess der Gesellschaft immer breiteren Raum ein.

Auf Grund der Neustrukturierung der Datenschutzberatung durch KommONE und weiterer Marktbereinigungen bei anderen privaten Anbietern erhöhte sich ab dem 1. Januar 2024 die Zahl der von der Stabsstelle Datenschutz betreuten Städte und Gemeinden von bislang 19 auf nunmehr 37.  Hinzu kommen weitere Kunden wie drei kommunale Zweckverbände, die Holzvermarktungsgemeinschaft Schwäbisch-Fränkischer Wald/Ostalb e.G. (HVG) sowie der Betreuungsverein Ostalb. Die erhöhte Nachfrage ist ein deutliches Indiz dafür, dass die Beratungsqualität der Stabsstelle Datenschutz, die in ihrer täglichen Arbeit auf Prävention, Aufklärung und aktive Unterstützung setzt, hohe Anerkennung genießt.

Die folgenden Kennzahlen verdeutlichen die Erfolgsbilanz der Stabsstelle Datenschutz:

Entwicklung der Kennzahlen der Stabsstelle Datenschutz:

Jahr                                           2020           2021          2022          2023           2024 (Prognose)

Interne Beratungen                 290              471            495            397               450

Beratungen Kommunen         167              208            252             357              600

Summe                                      457              679            747             754           1.050

Jahr                                          2020              2021          2022          2023          2024 (Prognose)

Betreute Kommunen               18                17               18               19               37 

Erstattungen Kommunen    36.000 €     35.000 €     36.500€     40.000€     ca. 70.000€ 

Die Anzahl der Beratungsleistungen wird auch im Jahr 2024 nochmals deutlich steigen (Prognosezahl 2024: Rund 1050 Beratungsleistungen).

Hervorzuheben ist hierbei, dass die mit 1,55 Stellen (Leitung und zwei Teilzeit-Mitarbeiterinnen) ausgestattete Stabsstelle Datenschutz des Landratsamts Ostalbkreis landesweit ein Pilotprojekt darstellt: Wir sind die einzige Datenschutz-Stelle eines Landratsamts, die zugleich eine große Zahl an kreisangehörigen Städten und Gemeinden mit betreut. Von den Synergieeffekten profitieren insbesondere die Kommunen, denn sie erhalten eine qualifizierte, fundierte und praxisorientierte Beratung zu sehr günstigen Konditionen. Damit kann die Stabsstelle Datenschutz auch als Muster für den weiteren Ausbau einer gemeinsamen, effizienten und qualitativ hochwertigen Aufgabenerfüllung der kommunalen Familie dienen.

Unsere Kerntätigkeiten: Unterstützung, Beratung, Prävention

Die Stabsstelle Datenschutz verfolgt das Ziel, der Landkreisverwaltung sowie den betreuten Städten und Gemeinden neben einer rechtlich fundierten Betreuung pragmatische, möglichst unbürokratische Lösungen in der DSGVO-Umsetzung "mit Augenmaß" und eine rechtlich einwandfreie, unkomplizierte Abwicklung von Einzelfällen zu bieten. Im Einzelnen:

-       Von entscheidender Bedeutung für Bürgermeisterinnen und Bürgermeister sowie für Mitarbeitende in den Kommunen ist vor allem die einfache Erreichbarkeit und die rasche Beantwortung akuter Einzelfragen. Die Klärung von rechtlichen und/oder organisatorischen Fragen und Anliegen sowie das Übersenden von Unterlagen, Vorlagen und Vertragsmustern an die betreuten Kommunen erfolgt in der Regel innerhalb von höchstens 48 Stunden, einfachere Sachverhalte werden in der Regel auch "just in time" telefonisch oder per E-Mail geklärt. Ganz wichtig: Dieser Qualitätsstandard gilt für Anfragen aller Mitarbeitenden in den betreuten Verwaltungen.

-       Daneben ist eine gute Informations- und Präventionsarbeit vorrangig: Je besser die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geschult und informiert sind, desto geringer ist die Gefahr von Datenpannen, die drastische rechtliche, finanzielle und imagebezogene Konsequenzen haben können. Jede betreute Stadt/Gemeinde erhält zunächst eine Grundschulung zum Datenschutz, die in regelmäßigen Abständen durch Aufbauschulungen ergänzt wird. Darüber hinaus finden vor Ort in den Kindertagesstätten Info-Termine mit den Leitungs- und Betreuungskräften statt, denn gerade in Zeiten von Cybermobbing und Online-Kinderpornografie muss das Thema "Kinder und Datenschutz" (im Übrigen auch zur Unterstützung der sehr häufig ahnungslosen Eltern) so früh wie möglich angegangen werden.

-       Zusätzlich werden die Geschäftsbereiche der Landkreisverwaltung und die Bürgermeisterämter in vielfältigster Weise bei der Umsetzung der EU-rechtlichen DSGVO-Vorgaben unterstützt. Hierzu zählen beispielsweise die Überprüfungen der Homepages der Städte und Gemeinden, Unterstützung bei der Abfassung der Datenschutzerklärungen im Internet, Vertragsprüfungen und Beratungen bei Verträgen zur Auftragsdatenverarbeitung, die Erarbeitung von Formulierungshilfen (z.B. rechtssichere Formulierung von Einwilligungserklärungen) und die Erstellung von Mustervorlagen zur Umsetzung der Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO, die Sicherung der Gewährleistung der Betroffenenrechte (Auskunft, Löschung, Berichtigung, Widerspruch etc.) sowie schnelle Unterstützung bei der richtigen Reaktion bei Datenpannen.

Ein besonderes Anliegen im Datenschutz: Entbürokratisierung!

Oft wird kritisiert, Datenschutz führe zu zusätzlicher Bürokratie, verhindere sinnvolle Verwaltungsabläufe und mache der öffentlichen Verwaltung das Leben schwer. Das stimmt manchmal. Die Wahrheit ist aber auch: Bürokratie gab es schon lange, bevor der Datenschutz ins Blickfeld rückte. In vielen Bereichen der öffentlichen Verwaltung werden seit Jahrzehnten Daten und Informationen auf höchst umständliche Weise gesammelt, getreu dem Motto: "Das haben wir schon immer so gemacht und die Informationen könnte man ja alle mal brauchen". Die Folgen: Dicke Akten, überquellende Schränke und Registraturen, unübersichtliche digitale Ablagen und ausschweifende Antragsformulare machen sowohl Bürgerinnen und Bürgern als auch der Verwaltung das Leben schwer. Einfach das alles nur im Maßstab 1:1 zu digitalisieren macht keinen Sinn: Erstmal muss aufgeräumt werden!

In der Praxis: Formulare werden erfahrungsgemäß nur geändert, wenn Änderungen der rechtlichen Rahmenbedingungen eintreten. Wird eine Überarbeitung notwendig, wird aber fast nie hinterfragt, ob die vom Bürger geforderten Informationen so überhaupt für die Fallbearbeitung notwendig sind. Oft verhindert das Beharrungsvermögen der Verwaltung, übertriebene Vorsicht oder ein ausgeprägtes Kontrollbedürfnis Verschlankungen der Verfahren. Genau hier unterstützt der Datenschutz: Die EU-DSGVO fordert, dass die Erhebung personenbezogener Daten auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein muss (Grundsatz der Datenminimierung). Im Klartext: Vom Bürger dürfen nur diejenigen Informationen abgefragt werden, die für die Antragsbearbeitung zwingend erforderlich sind. Je weitgehender die Konzentration auf das Wesentliche ist, desto weniger Aufwand entsteht beim Bürger und bei der Verwaltung. Kurze, einfach aufgebaute, in einem einfach zu begreifenden Layout gestaltete Formulare, im Idealfall digitalisiert, sparen Bearbeitungsaufwand, Zeit, Papier und Speicherkapazität. Hier gehen Datenschutz und Entbürokratisierung Hand in Hand!

Daher ist es zwingend erforderlich, stets "dranzubleiben", welche Antragsformulare und -verfahren verzichtbar sind und abgeschafft werden können und wie die verbleibenden auf ein maximal entbürokratisiertes Format gebracht werden können. Die Landkreisverwaltung hat hierzu von der Stabsstelle Datenschutz im Jahr 2023 einen konkreten Vorschlag erhalten, wie erhebliche Anreize zur Entbürokratisierung gesetzt werden können - von der positiven öffentlichen Wirkung ganz abgesehen.

Die Schulungen der Landkreisverwaltung werden digital

Die Landkreisverwaltung ergänzt ab Juli 2024 ihre bisherigen Schulungsangebote durch eine digitale Variante: Gemeinsam mit dem Anbieter "WTT Campus One" aus Ludwigsburg erhalten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Landkreisverwaltung die Möglichkeit, bestimmte Schulungen und Unterweisungen künftig zeitsparend, aber in hoher Qualität am Dienst-PC zu absolvieren. Dieses Angebot, das unter Mitwirkung der Stabsstelle Datenschutz aufgebaut wurde und den Namen "eLOA" (elektronische Lernplattform Ostalbkreis) trägt, wird sukzessive ausgebaut.

Die ersten Pflichtschulungen werden zu den Themen "Datenschutz" und "IT-Sicherheit" angeboten, um die Mitarbeitenden der Landkreisverwaltung bestmöglich im richtigen Verhalten gegen Datenpannen und Phishing-/Whaling-/Smishing-/Hacker-Angriffe, die für die ganze Verwaltung sehr drastische Folgen haben können, zu unterweisen. Im Zuge der Entwicklung des Datenschutz-Angebots wurde die Stabsstelle Datenschutz vom Anbieter eng inhaltlich eingebunden. Durch unsere Anregungen und Vorschläge ist sichergestellt, dass die Online-Schulungen praxisnah, interessant und rechtlich einwandfrei ausgestaltet sind. Wir erwarten uns von diesem neuen Angebot nochmals ein deutliches "Sicherheits-Plus".

Digitalisierung, Datensicherheit, Datenschutz: Eine gemeinsame Strategie für die Zukunft

Ein kurzer Blick zurück: Im Jahr 2014 wurde erstmals ein Bereich der Landkreisverwaltung, das Jobcenter, auf die E-Akte umgestellt, weitere Pilotbereiche folgten. Zusätzlichen Schub gab der Landeswettbewerb "Digitale Zukunftskommune@bw", in dessen Rahmen der Ostalbkreis mit seinem ambitionierten Konzept "Digitale Zukunft - Verzicht` auf den Behördengang, Bürgerservice fängt zu Hause an!" ausgezeichnet wurde und eine Fördersumme von stolzen 45.000 € erhielt. Anschließend wurde die E-Akte, verknüpft mit den entsprechenden Fachverfahren, flächendeckend in der Landkreisverwaltung eingeführt, elektronische Antragsverfahren konnten sowohl durch Übernahme von Musterverfahren nach dem Online-Zugangsgesetz, durch Anbindung an das Landesportal "www.service-bw.de" sowie in Eigenregie in die Tat umgesetzt werden, und auch pfiffige Ideen wie beispielsweise die "fifty-Fifty-App" trugen zum digitalen Innovationsschub bei.

Parallel änderten sich schlagartig einige wesentliche Rahmenbedingungen, insbesondere durch die Corona-Pandemie und die verschärfte globale Sicherheitslage: Die bis Anfang 2020 erzielten Fortschritte ermöglichten es der Landkreisverwaltung, nach Ausbruch der Pandemie vollständig handlungsfähig zu bleiben. Innerhalb nur weniger Stunden am 15. und 16. März 2020 konnte der Dienstbetrieb auf mobiles Arbeiten umgestellt werden - das wäre mit einer traditionellen "Papierverwaltung" aussichtslos gewesen! Mit der fortschreitenden Digitalisierung wächst jedoch auch die Bedrohungslage durch Cyber-Kriminelle, die aus politischen oder monetär-erpresserischen Motiven versuchen, IT-Systeme von Unternehmen und Verwaltungen zu kapern, lahmzulegen und Lösegelder zu erpressen.

Heute befinden sich die Bereiche und Personen der Landkreisverwaltung, die für die Top-Zukunftsthemen IT, Digitalisierung, Cyber-Sicherheit und Datenschutz verantwortlich sind, in verschiedenen Organisationseinheiten. Insbesondere vor dem Hintergrund des fortschreitenden Wandels und der räumlichen Neuordnung der Landkreisverwaltung sollte ein Überlegungsprozess mit dem Ziel gestartet werden, wie hier die Zukunft noch besser, kundenfreundlicher, effizienter und auch mitarbeiterorientierter gestaltet werden kann. 

Kooperation mit der Hochschule für öffentliche Verwaltung und Finanzen Ludwigsburg: "Datenschutzrezept" für kleine und mittlere Gemeinden

Wie bereits im letzten Datenschutzbericht im Jahr 2021 ausgeführt, ist der Datenschutzbeauftragte des Ostalbkreises auch als Lehrbeauftragter an der Hochschule für öffentliche Verwaltung und Finanzen Ludwigsburg aktiv. Nach Durchführung eines Fachprojekts zur Nutzung Künstlicher Intelligenz im Zusammenhang mit der Einführung von "Chatbots" im Jahr 2019 leitete er im Wintersemester 2022/2023 ein neues Fachprojekt "Einführung eines Datenschutzmanagements für Städte und Gemeinden". Ziel des Fachprojekts war eine umfassende, aber zugleich einfache und nachvollziehbare Darstellung der wichtigsten Themengebiete des Datenschutzes samt einer Erläuterung, wie die Umsetzung entsprechender Maßnahmen in den Kommunen mit vertretbarem Aufwand möglich ist. Die von der Stabsstelle Datenschutz der Landkreisverwaltung betreuten Städte und Gemeinden haben den Schlussbericht des Fachprojekts erhalten.

Ein interessanter Nebeneffekt sei angemerkt: Die Studierenden wurden nachhaltig dazu angehalten, das Thema so logisch, einfach und begreifbar darzustellen - und das durchaus mit Erfolg.

Zusammenfassung: Ausblick und ein herzlicher Dank

Die Stabsstelle Datenschutz erfüllt nicht nur die ihr gesetzlich obliegenden Verpflichtungen für die Landkreisverwaltung sowie für die betreuten Städte und Gemeinden im Ostalbkres, sondern sie hat darüber hinaus einen aktiven Anteil an der strategischen Weiterentwicklung: Sie ist eingebunden in die Top-Zukunftsthemen IT, Digitalisierung, Cyber-Sicherheit und Bürokratieabbau. Sie wird insbesondere vor dem Hintergrund des fortschreitenden gesellschaftlichen Wandels und der räumlichen (analogen und virtuellen) Entwicklung der Landkreisverwaltung die künftigen Planungsprozesse mit dem Ziel einer zukunftsorientierten, noch besseren, kundenfreundlicheren, effizienteren und auch mitarbeiterorientierteren öffentlichen Verwaltung mit Nachdruck begleiten. 

Ein großer Dank geht zum Abschluss an alle Bürgermeisterinnen und Bürgermeister sowie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Städten und Gemeinden sowie Herrn Landrat Dr. Bläse, die Führungskräfte und alle Kolleginnen und Kollegen der Landkreisverwaltung: Sie haben nicht nur die notwendige Sensibilität für den Datenschutz bewiesen und begegnen diesem "haarigen" Thema mittlerweile fast durchgehend mit erfreulicher Aufgeschlossenheit. Mehr noch: Unsere Zusammenarbeit ist stets angenehm, kooperativ und freundlich. Das ist in der heutigen Zeit leider nicht (mehr) selbstverständlich.

Wir sind gerne für Sie da!

Ihre Anlaufstelle für Fragen und Anliegen zum Datenschutz: Die Stabsstelle Datenschutz des Ostalbkreises, Tel. 07361/503-1603, E-Mail: datenschutz@ostalbkreis.de

Finanzierung und Folgekosten

Die Kosten für die Betreuung der Städt und Gemeinden werden durch entsprechende Erstattungen finanziert.

Anlagen

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Sichtvermerke

gez Brandt, Stabsstelle Datenschutz

gez. Kurz, Dezernat II

gez. Dr. Bläse, Landrat