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Vorlage - 158/2024
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Antrag der Verwaltung
Der Bericht wird von den Ausschussmitgliedern zur Kenntnis genommen.
Sachverhalt/Begründung
Der Kreistag hat in seiner Sitzung am 14.03.2024 das Zentrum für Digitale Entwicklung in Westhausen beauftragt, eine Digitale Kreisentwicklungsstrategie für den Ostalbkreis zu erstellen (Vorlage 043/2023, Vorlage 137/2023).
Die Digitale Kreisentwicklungsstrategie soll die große Strategieklammer werden und alle „untergeordnete Strategien“ zusammenführen und koordinieren.
Dabei wird auch die Fortschreibung der bisherigen Strategie „Digitale Zukunftskommune - Die Landkreisverwaltung im Ostalbkreis 2025+" (vgl. Vorlage 109/2019) für die digitale Landkreisverwaltung berücksichtigt.
Folgendes Schaubild stellt den Weg zur Strategieerstellung auf einen Blick dar.
Eine feste Projektstruktur- und organisation wurde in der Landkreisverwaltung für den Strategieprozess eingerichtet und folgende Meilensteine und Ziele definiert:
Am 28.09.2024/29.09.2024 wird an der MAKE Ostwürttemberg ein Barcamp im Rahmen der Digitalen Kreisentwicklungsstrategie durchgeführt. Hier gibt es die Möglichkeit, sich aktiv zu beteiligen oder auch einfach nur als Zuhörer spannende Einblicke und Informationen zu erhalten.
Grundlage der Verwaltungsdigitalisierung stellt weiterhin die Gesamtstrategie „Digitale Zukunftskommune - Die Landkreisverwaltung 2025+“ dar. Diese wurde im Gremium von den Ausschussmitgliedern am 03.06.2019 zur Kenntnis genommen (vgl. Vorlage 109/2019). In der Kreistagssitzung am 18. Mai 2021 mit der Sitzungsvorlage 080/2021 erfolgte erstmalig ein Sachstandsbericht zur Digitalisierung in der Landkreisverwaltung. Die Verwaltung wurde gebeten, jährlich über den aktuellen Sachstand zu berichten (Ausschuss für Bildung und Finanzen am 27.09.2022, Vorlage 153/2022). Zuletzt wurde von den Ausschussmitgliedern am 19.06.2023 mit Vorlage 116/2023 das Positionspapier der Landrätinnen- und Landrätekonferenz Baden-Württemberg verabschiedet, wonach das Land aufgefordert wird, die Digitalisierung zu beschleunigen und nachhaltig sicherzustellen. Außerdem soll die finanzielle Personalkostenförderung durch das Land für die Stellen der E-Government-Koordinatoren zur Unterstützung der Digitalisierung in den kreisangehörigen Städten und Gemeinden unbefristet gewährleistet werden. Das Förderprogramm wurde bis 30.06.2025 verlängert.
Eine digitale, transparente und leistungsstarke Verwaltung wird von der gesamten Gesellschaft rund um die Uhr erwartet. Hierzu gehören niederschwellige Zugänge von zu Hause aus, sichere Kommunikationskanäle, eine minimale Datenerhebung bei Online-Anträgen und transparente Vorgangsprozesse. Auch bei den Mitarbeitenden der Landkreisverwaltung steigt nach wie vor der Wunsch nach mehr Flexibilität bei der Gestaltung der täglichen Arbeit. Zwischenzeitlich wurden 1066 Heimarbeitsplätze (bisher 750 Heimarbeitsplätze) durch den Geschäftsbereich Personal genehmigt. Diese Mitarbeitenden können -je nach beantragtem Umfang an festgelegten Tagen oder sporadisch im Homeoffice oder mobil arbeiten. Hierbei dürfen aus Sicherheitsgründen seit April 2022 nur noch dienstliche Geräte verwendet werden. Die durchschnittliche Homeoffice-Quote aller Mitarbeitenden beträgt rund 10 %, mit steigender Tendenz.
Des Weiteren sind 741 (zuletzt: 461) Mitarbeitende für die sichere E-Mail-Kommunikation berechtigt und können verschlüsselte E-Mails versenden.
Zwischenzeitlich haben sich hybride Besprechungsformate in der Landkreisverwaltung durchgesetzt. Dies hängt u.a. mit den ansteigenden Homeoffice-Arbeitsplätzen und unterschiedlichen Standorten der Verwaltungsgebäude zusammen. Das Sachgebiet Digitalisierung ist mit rd. 4,0 Stellen (inklusive des E-Government-Koordinators für die Kommunen) mit den nachstehenden Kernaufgaben vollumfänglich beschäftigt:
E-Akte/Prozessmanagement Die Weiterentwicklung der E-Akte im Sinne der „Ende-zu-Ende-Digitalisierung“ wird für das Landratsamt fortgesetzt. Zudem werden die rechtlichen und technischen Anforderungen zukunftsfähig angepasst. Hierfür berät in regelmäßigen Abständen die Projektlenkungsgruppe Papierloses Büro (PAPILO) und legt die erforderlichen Leitplanken für das flächendeckende Dokumentenmanagement (DMS) fest.
In enger Zusammenarbeit mit der zentralen Einheit für Prozessmanagement im Sachgebiet Organisation wurde Anfang März 2024 das Projekt „Einführung E-Akte mit Prozessmanagement“ im Dezernat III gestartet. Ziel des Projektes ist es die elektronische Akte ganzheitlich für das Dezernat III einzuführen und anhand des Prozessmanagements das Fachwissen aufgrund des demografischen Wandels zu sichern. Folglich wird das Dezernat III zum Projektabschluss mit modellierten Geschäftsprozessen und einer E-Akte inklusive E-Posteingang ausgestattet sein.
Das Projekt wird voraussichtlich bereits nach einer Arbeitsphase von lediglich sechs Monaten im Oktober 2024 abgeschlossen sein. Die kurze Projektdauer dieser grundlegenden Veränderungen in der Arbeitsweise des Dezernats wurde durch eine durchdachte sowie konsequente Projektplanung und -steuerung unterstützt. Durch regelmäßige Projekttreffen und vorab definierte Arbeitspakete mit klaren Verantwortlichkeiten sowie Verpflichtung der Führungskräfte inklusive der Einforderung von verbindlichem Engagement des Projektteams wurde eine effiziente Projektumsetzung ermöglicht.
Für die Landkreisverwaltung zeigt sich sehr deutlich, dass eine durchdachte und konsequente Projektkoordinierung und insbesondere dem dazugehörigen Einsatz von internen Ressourcen bei immer weniger werdenden Fachkräften und finanziellen Mitteln zukünftig weiter an Bedeutung zunehmen wird.
Für das Dezernat III werden sich die Veränderungen in der Gestalt positiv auszahlen, als dass zukünftig die modellierten Geschäftsprozesse für das Wissensmanagement in der Auseinandersetzung mit dem Fachkräftemangel und weiteren Digitalisierungsvorhaben zur Verfügung stehen. Insbesondere durch die Prozessmodellierungen konnten Digitalisierungspotenziale in der Kommunikation Richtung Bürgerinnen und Bürger sowie der internen Zusammenarbeit der Mitarbeitenden aufgezeigt und die Ideen zur Optimierung langfristig umgesetzt werden.
Die Einführung der E-Akte fördert die Reduktion von Medienbrüchen und Druck-Ressourcen. Darüber hinaus kann auf zentral abgelegte Vorgänge auch im ortsunabhängigen Arbeiten zugegriffen werden, was ein flexibles Arbeiten und eine gesteigerte Attraktivität des Dezernats bewirkt.
Elektronischer Rechtsverkehr Seit 1. Januar 2022 setzt die Landkreisverwaltung über service-bw den durch bundesgesetzliche Vorgaben erforderlichen elektronischen Rechtsverkehr (ERV) um. Die Kommunikation erfolgt hierbei über „besondere elektronische Behördenpostfächer (beBPo)“. Für die Umsetzung wurde ein Handlungsleitfaden entwickelt und für die Mitarbeitenden wurden Schulungen durchgeführt. Bei der Anwendung zeigte sich deutlich, dass das System noch einigen Optimierungsbedarf hat.
Das Serviceportal des Landes (service-bw) sollte eigentlich noch im III. Quartal 2023 an das DMS angeschlossen werden. Damit könnten digitale Anträge und Nachrichten im Rahmen des elektronischen Rechtsverkehrs direkt (ohne Zwischenspeicherung) in das DMS übernommen werden. Der Vertrieb der Schnittstelle erfolgt über den landesweiten IT-Dienstleister Komm.ONE. Diese Anbindung gestaltet sich jedoch äußerst komplex, da hierfür die aktuellste Version der Software für den elektronischen Posteingang/Scanstelle stehen muss. Bereits hier wird deutlich, dass Digitalisierungsvorhaben häufig in Abhängigkeit zu Systemen und anderen Umsetzungsprojekten stehen und hohe Komplexität mit sich bringen können. Dies führt dann zu Verzögerungen bei der Umsetzung, da bei Herstellern von technischen Verfahren oftmals mit langen Wartezeiten gerechnet werden muss.
Neu eingerichtet wurde ein quartalsweise stattfindender Regeltermin mit den Justiziaren der Landkreisverwaltung und einer Vertreterin der Kreiskasse. In dem Netzwerk „Austausch ERV/Rechtsfragen zur Digitalisierung“ wurde erkannt, dass die rechtlichen Fragen zur Digitalisierung zentral für das Landratsamt zu klären sind. So wurde erst kürzlich eine rechtliche Empfehlung zum Schriftformerfordernis bei den SEPA-Basislastschriftmandaten ausgearbeitet. Dies soll die rechtssichere Digitalisierung unterstützen.
Darüber hinaus stellt das Netzwerk eine wichtige Instanz in der Prüfung der Anforderungen an die technischen Lösungen dar. So sollen beispielsweise vor Beschaffung von elektronischen Signaturmöglichkeiten, die betroffenen Prozesse rechtlich dahingehend geprüft werden, ob eine Unterschrift überhaupt erforderlich ist. In diesem Zusammenhang wird derzeit auch eine landkreisübergreifende Arbeitsgruppe mit dem Ziel des Erfahrungsaustausches gebildet.
Um die rechtlichen Kompetenzen der Mitarbeitenden in der formellen Prüfung der elektronischen Nachrichten vom ERV zu stärken, soll eine umfassende Wissensplattform mit Hinweisen und Leitfäden im Mitarbeiterportal aufgebaut werden. Es bleibt jedoch die Herausforderung die Mitarbeitenden hierfür flächendeckend zu sensibilisieren und zu fördern.
Digitaler Kundenservice/Online-Anträge Die Verwaltungsdigitalisierung hat sich zu einer Daueraufgabe entwickelt und genießt auch in der Gesellschaft einen hohen Stellenwert. Nahezu alle Lebensbereiche haben sich verändert und alle Landkreisverwaltungen spüren längst diesen starken digitalen Umbruch. Die Erwartungshaltung und der Bedarf der Bürgerschaft an digitalen Online-Services ist deutlich gestiegen. Seit März 2023 setzt ein Projektteam (Digitalisierung und Pressestelle) mit den Internetbeauftragten und OZG-Ansprechpartnern der jeweiligen Geschäftsbereiche das Projekt „Digitaler Kundenservice“ um. Ziel ist es, alle Bürgerservices durch Online-Anträge bereitzustellen. Mittel- und langfristig sollen alle pdf-Antragsformulare durch Online-Anträge ersetzt werden. Hintergrund ist, dass pdf-Formulare von Mobilgeräten nicht mehr unterstützt werden und zudem nur mit hohem Aufwand barrierefrei gestaltet werden können. Online-Anträge bieten darüber hinaus Funktionen wie Ausfüllhilfen oder bedingte Sichtbarkeiten und führen so erfahrungsgemäß zur Verminderung von Rückfragen.
OZG-Änderungsgesetz (OZGÄndG) Rahmenbedingungen Schon bei Inkrafttreten des Onlinezugangsgesetzes (OZG) im Jahr 2017 war klar, dass die Verwaltung Ende 2022 nicht "fertig digitalisiert" sein wird, sondern die Verwaltungsdigitalisierung eine Daueraufgabe darstellt. Das OZG war somit der Startschuss für einen nachhaltigen Wandel der öffentlichen Verwaltung und hat wichtige Weichen für die zukünftige Digitalisierungsarbeit gestellt.
Der Bundesrat hat am 14. Juni 2024 dem Gesetz zur Änderung des Onlinezugangsgesetzes (OZGÄndG) zugestimmt, das kurz zuvor vom Bundestag beschlossen wurde. Das Gesetz erhielt in der Bundesratssitzung im März 2024 zunächst nicht die erforderliche Mehrheit. Daraufhin rief die Bundesregierung den Vermittlungsausschuss an. In diesem konnte am 12. Juni 2024 eine Einigung zwischen Bund und Ländern erzielt werden. Das Gesetz ist am 24. Juli 2024 in Kraft getreten.
In Baden-Württemberg herrschten große Unsicherheiten bei allen beteiligten Akteuren im Zusammenhang mit der Umsetzung des OZGÄndG. Diese Unsicherheiten resultierten vor allem daraus, dass das OZGÄndG lange Zeit in der Schwebe war, was klare Planungen und Entscheidungen erschwerte. Ein deutliches Resultat dieser Unsicherheiten ist, dass es bis heute keine gültige E-Government-Vereinbarung (Stand: 19.08.2024) zwischen dem Land Baden-Württemberg, Komm.ONE und den kommunalen Spitzenverbänden gibt. Diese fehlende Vereinbarung erschwert die Zusammenarbeit und Koordination zwischen den verschiedenen Verwaltungsebenen und hemmt den Fortschritt bei der Digitalisierung der Verwaltung im Land.
Ziel des OZGÄndG ist es, die Verwaltung für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen durch attraktive digitale Angebote einfach, sicher und von überall und zu jedem Zeitpunkt nutzbar zu machen.
Neben den nachfolgenden Nutzen für Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen geht es dabei vor allem auch um die Vereinheitlichung der Digitalisierung in Deutschland. Konkret bedeutet dies, dass der Bund sich verpflichtet, innerhalb von zwei Jahren bundesweit technische Vorgaben, verbindliche Standards und einheitliche Schnittstellen vorzugeben. Bereits seit 2023 und auch in 2024 unterstützt die Bundesregierung die Länder und Ihre Kommunen besonders bei der Umsetzung von 16 „Fokusleistungen“ mit dem Ziel, diese möglichst flächendeckend und vollständig digital (Ende-zu-Ende) anzubieten. Zu den Fokusleistungen zählen unter anderem die Ummeldung des Wohnsitzes oder die Beantragung des Führerscheins.
Diese Fokusleistungen werden grundsätzlich nach dem „Einer für Alle“-Prinzip umgesetzt. Dies bedeutet, dass eine digitale Verwaltungsleistung von einem Bundesland zentral entwickelt und bereitgestellt wird, damit diese von anderen Bundesländern und Kommunen übernommen und genutzt werden kann. Anstatt dass jedes Bundesland oder jede Kommune die gleiche Leistung separat entwickelt und implementiert, wird die Leistung einmal entwickelt und allen zur Verfügung gestellt. Das „Einer für Alle“-Prinzip ist ein wesentlicher Bestandteil der Verwaltungsdigitalisierung in Deutschland, da es die Effizienz steigert, Kosten senkt und die Qualität der digitalen Verwaltungsangebote erhöht. Es unterstützt die bundesweite Umsetzung des OZG und trägt dazu bei, die Verwaltungsprozesse für Bürger und Unternehmen gleichermaßen zu verbessern.
Aktueller Stand der OZG-Umsetzung in der Landkreisverwaltung Die Landkreisverwaltung hält an der OZG-Zielplanung aus dem Jahr 2022 fest und setzt nach wie vor auf Standard- und Universalprozesse aus service-bw, um die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen voranzutreiben. Diese Prozesse bieten zwar in den meisten Fällen noch keine Ende-zu-Ende-Digitalisierung, sind jedoch eine solide Grundlage für die Steigerung von digitalen Angeboten.
Gleichzeitig ist die Landkreisverwaltung offen dafür, diese Prozesse durch EfA-Lösungen zu ersetzen, sofern solche verfügbar sind. Hierdurch kann die Qualität der Dienstleistungen weiter erhöht werden. Im Idealfall ist eine Schnittstelle zum jeweiligen Fachverfahren vorhanden, wodurch die Antragsdaten automatisiert übernommen werden können. Dies erleichtert nicht nur die Integration der Daten in bestehende Systeme, sondern erhöht auch die Effizienz und Genauigkeit der Bearbeitung. Neben der Vielzahl an Standard- und Universalprozessen wurden bisher insbesondere folgende EfA-Leistungen umgesetzt:
• Führerschein beantragen (Ersterteilung) • Aufenthaltstitel, Aufenthaltskarten und aufenthaltsrelevante Bescheinigungen (insgesamt 8 Online-Anträge) • Verpflichtungserklärung abgeben / vorbereiten (inkl. Einbindung von E-Payment) • Waffenrechtliche Genehmigungen – eWaffe (insgesamt 21 Online-Anträge) • Virtuelles Bauamt (ViBa BW) (insgesamt 13 Online-Anträge)
In verschiedensten Bereichen des Landratsamts wird derzeit intensiv an der Einführung weiterer EfA-Leistungen gearbeitet. In einigen Fällen war oder ist die Landkreisverwaltung als Pilot-Landkreis aktiv beteiligt, um neue EfA-Leistungen zu testen und deren Implementierung voranzutreiben. Dies ermöglicht dem Landratsamt frühzeitig von den Vorteilen dieser zentral entwickelten Lösungen zu profitieren und wertvolle Erfahrungen für die weitere Verwaltungsdigitalisierung zu sammeln.
Zwischenzeitlich sind rund 135 Online-Anträge auf der Homepage des Ostalbkreises bei der Rubrik Online-Service eingerichtet.
Darüber hinaus wurde eine Vielzahl an internen Services im Mitarbeiterportal digitalisiert (siehe auch ff.).
Weitere Online-Anträge (Formularserver) Der Formularserver stellt seit 2021 im Ostalbkreis neben service-bw und den EfA-Lösungen weiterhin die Basis für eine moderne Kommunikation zwischen Bürger und Verwaltung dar. Mit digitalen, rechtssicheren und barrierefreien Assistenten können sowohl externe als auch interne Antragsverfahren und Prozesse medienbruchfrei abgewickelt werden. Die intelligenten Antragsassistenten begleiten Bürgerinnen und Bürger sowie Mitarbeitende bei der Antragsstellung und übernehmen so zugleich eine Teilberatungsfunktion. Am Ende des Ausfüllprozesses kann der Online-Antrag - einschließlich beizulegender Unterlagen - direkt elektronisch eingereicht werden. Die Antragsdaten werden verschlüsselt übergeben. Verwaltungsintern kann der Export der eingegangenen Daten per Mausklick erfolgen, so dass eine „händische“ Zusammenführung z.B. in einer Excel-Datei entfällt.
Die direkte Anbindung an elektronische Bezahlverfahren wie Kreditkarte, PayPal und Giropay (EPayBL Schnittstelle) ist bereits erfolgreich umgesetzt. Damit können Bürger und Unternehmen moderne Zahlverfahren nutzen und die Landkreisverwaltung profitiert gleichzeitig durch komfortable Vereinnahmung von Gebühren und Entgelten. Mittelfristig ist die Anbindung der Bund ID geplant. Hierüber soll dann die Authentifizierung der antragstellenden Personen durchgeführt werden.
Die Landkreisverwaltung hat seit 2021 insgesamt über 200 Antragsassistenten entwickelt, um Prozesse effizienter zu gestalten und den externen und internen Kunden einen besseren Service zu bieten. Viele dieser Assistenten waren nur für eine begrenzte Dauer aktiv, da sie entweder für spezielle Projekte konzipiert oder aufgrund veränderter Anforderungen und Bedingungen wieder deaktiviert wurden.
Unterstützung der Kommunen bei der Verwaltungsdigitalisierung Bereits seit 1. September 2022 wird der Bereich Digitalisierung im Rahmen des Förderprogrammes des Innenministeriums Baden-Württemberg von einem E-Government-Koordinator unterstützt. Dieser begleitet seither die Kommunen im Ostalbkreis beim Thema Digitalisierung.
Die Gemeinden im Landkreis stehen bei der Digitalisierung vor Herausforderungen, aber sie haben die Möglichkeit, durch gezielte Maßnahmen Fortschritte zu erzielen. Drei wesentliche Aspekte spielen dabei eine Rolle: Es wird deutlich, dass zusätzliche personelle Ressourcen erforderlich sind, um Digitalisierungsprojekte erfolgreich umzusetzen. Ebenso ist es wichtig, genügend Zeit einzuplanen, um diese Projekte sorgfältig anzugehen. Obwohl Digitalisierung Investitionen erfordert, eröffnet sie langfristig erhebliche Vorteile. Gerade für kleinere Gemeinden bietet die Zusammenarbeit mit geeigneten Partnern die Chance, kosteneffiziente Lösungen zu finden, die den spezifischen Bedürfnissen bei der Verwaltungsdigitalisierung gerecht werden.
Im vergangenen Jahr wurden vom E-Government-Koordinator zahlreiche Veranstaltungen durchgeführt. Es wurden unter anderem Digitalisierungssprechstunden eingeführt, die an verschiedenen Terminen die Mitarbeitenden der Rathäuser im Ostalbkreis zu unterschiedlichen Themen rund um das OZG informiert haben. Hierbei wurden unter anderem Themen wie Prozesse in service-bw, der Online-Personalausweis oder das besondere Behördenpostfach (beBPo) vorgestellt.
In Zusammenarbeit mit dem Landkreis Heidenheim wurden landkreisübergreifende Informationsveranstaltungen zu Themen wie Cybersicherheit oder der Einführung von
Im September dieses Jahres veranstalten beide Landkreise ein weiteres gemeinsames Highlight: Das erste gemeinsame Netzwerktreffen der beiden Landkreise Heidenheim und Ostalbkreis findet als Präsenzveranstaltung im Landratsamt Ostalbkreis am 23. September 2024 statt. Bei dieser Veranstaltung steht alles im Zeichen der Digitalisierung. Es wird unter anderem Vorträge externer Referenten, eine Podiumsdiskussion und Workshops für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Gemeinden geben.
Im August dieses Jahres wurde für alle kreisangehörigen Gemeinden, für die das Landratsamt Ostalbkreis als untere Baurechtbehörde fungiert, das Virtuelle Bauamt Baden-Württemberg (ViBa BW) eingeführt. Durch die Einführung des ViBa BW können nun Bauanträge online und direkt beim Landratsamt Ostalbkreis gestellt werden. Dies erspart Bürgerinnen und Bürgern den Weg in die Rathäuser und ermöglicht ihnen gleichzeitig sich jederzeit transparent über das Verfahren zu informieren.
Im kommenden Jahr wird der Fokus dann vor allem auf der Einführung von weiteren EfA-Lösungen, der kreisübergreifenden Zusammenarbeit und der individuellen Beratung von Gemeinden beim Thema Digitalisierungsstrategie liegen. Auch das im Juli beschlossene OZGÄndG wird im kommenden Jahr auf der Agenda stehen, hierfür sind bereits Informationsveranstaltungen in Planung.
Weitere besondere Erfolge
Einrichtung Vernetzungsplattform „Treffpunkt digital“ Aus dem Grundlagenpapier für die Digitale Kreisentwicklungsstrategie wurde festgestellt, dass der hierarchieübergreifende Wissenstransfer in der Landkreisverwaltung aufgrund der Größe und Vielfältigkeit der Verwaltung insgesamt zu kurz kommt. Um dieser Herausforderung entgegenzuwirken hat das Digitalisierungsteam eine offene Vernetzungsplattform, den „Treffpunkt digital“ von Mitarbeitenden für Mitarbeitende eingerichtet, koordiniert und organisiert diese Veranstaltungen.
Folgende aktuelle Projekte und Themen wurden seit Oktober 2023 auf dieser Plattform geteilt:
• 19.10.2023 „Digitaler Kundenservice in der Landkreisverwaltung“ Geschäftsbereich Digitalisierung und Organisation
• 16.11.2023 „Robotic Process Automation (RPA) / automatisierte Prozesse“ Geschäftsbereich Gesundheit
• 31.01.2024 „Emails? Aber sicher! – Datenschutzkonforme elektronische
• 16.05.2024 „Prozessmanagement in der Landkreisverwaltaung“ Geschäftsbereich Digitalisierung und Organisation
• 11.07.2024 „E-Rechnungsworkflow in der Landkreisverwaltung“ Geschäftsbereich Kämmerei
Diese digitalen Veranstaltungen werden aufgezeichnet und stehen im Nachgang im Mitarbeiterportal mit der jeweiligen Präsentation für alle Mitarbeitenden zur Verfügung.
Ausbildung des Studiengangs Digitales Verwaltungsmanagement Das Digitalisierungsteam hat seit September 2021 einen Bacheloranten für Digitales Verwaltungsmanagement (Fachhochschule Ludwigsburg) nach 3 ½ Jahren erfolgreich ausgebildet. Dieser Studiengang beinhaltet 6 Praxisphasen mit Fallstudien und endet mit einer Bachelorarbeit. Das Thema unseres Studierenden lautete: „Dynamische Verwaltung - Die Entwicklung einer agilen Digitalisierungsstrategie für das Landratsamt Ostalbkreis bis 2030.“
Es zeigt sich, dass die Ende-zu-Ende-Digitalisierung eine enorme Herausforderung für alle Verwaltungen darstellt. Die Daten, welche in Online-Anträgen abgefragt werden, sollen möglichst automatisiert in die Fachverfahren münden. Diese Fachverfahren gilt es in unserer Landkreisverwaltung mit dem DMS „enaio“ zu verknüpfen. Hierdurch soll eine transparente E-Akte und Vorgangsbearbeitung medienbruchfrei sichergestellt werden. Denn nur dann kann die Effizienz der Digitalisierung ausgeschöpft werden und z.B. einfache Aufgaben wie die Übertragung von Daten, die automatisierte Zuordnung oder Ablage von Dokumenten erfolgen. Hierfür müssen jedoch die erforderlichen finanziellen Aufwendungen erbracht werden und die personelle Umsetzung erfolgen. Gleichzeitig müssen Kriterien festgelegt werden, welche die Messbarkeit von Erfolgsfaktoren der digitalen Transformation ermöglichen.
Die Digitalisierung der Verwaltung ist eine komplexe und vielschichtige Aufgabe, die nicht von heute auf morgen umgesetzt werden kann. Es handelt sich um einen langwierigen Prozess, der sorgfältige Planung, Koordination und Zusammenarbeit erfordert. Vor allem bei der Zusammenarbeit ist es enorm wichtig, dass sich alle beteiligten Akteure einig sind und eine gemeinsame Sprache sprechen. Insbesondere vor dem Hintergrund an mangelnder Zeit, fehlender finanziellen Ressourcen sowie Mangel an qualifiziertem Fachpersonal können eine Vielzahl an Projekten nicht so schnell umgesetzt werden, wie man es erwarten möchte. Dies betrifft in ganz besonderem Maße die Generierung von Schnittstellen zwischen Softwareverfahren.
Als Fazit unserer bisherigen Erfahrung bleibt festzustellen, dass es in Deutschland insgesamt an einer verbindlichen Steuerung/Koordinierung für Standardlösungen fehlt und transparente politische Vorgaben für die Verwaltungsdigitalisierung schlichtweg fehlen. Die Verabschiedung des OZGÄndG weckt die Hoffnung auf bundesweite Standards und verbindliche Vorgaben.
Darüber hinaus ist es besonders wichtig, zu erkennen, dass mit der Digitalisierung die Organisationsentwicklung zwingend einhergehen muss. Denn die digitale Transformation verändert die gesamten Geschäftsprozesse und deren Arbeitswelt. Es ist dabei besonders wichtig, die Mitarbeitenden und die externen Akteure bei dieser gravierenden Veränderung an die Hand zu nehmen und fit zu machen. Auch dies ist eine Aufgabe und muss zwingend berücksichtigt werden. Hinter der Digitalisierung verstecken sich sechs folgende Dimensionen, welche für den Erfolg von Digitalisierungsprojekten ausschlaggebend sind:
(strategische Dimension)
(organisatorische Dimension)
(rechtliche Dimension)
(kulturelle Dimension)
(finanzielle Dimension)
(personelle Dimension)
Die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung bleibt daher weiterhin eine komplexe Daueraufgabe, in welcher zahlreiche Akteure unter verschiedenen, sich ständig ändernde Rahmenbedingungen, zusammenwirken.
Die Künstliche Intelligenz bietet zahlreiche Chancen in der öffentlichen Verwaltung, birgt aber auch Risiken. Chancen werden aktuell vor allem im Bereich der Prozessautomatisierung, der Datenanalyse und der verbesserten Cybersicherheit gesehen. Durch den Einsatz im Bereich der Cybersicherheit können beispielsweise Bedrohungen in Echtzeit erkannt und analysiert werden, was eine schnelle und präzise Reaktion auf potenzielle Angriffe ermöglicht. Risiken stellen unter anderem die Einhaltung des Datenschutzes, die Datenethik, die Fehleranfälligkeit und die komplexe Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen dar.
Jedoch benötigt das Thema KI wie alle anderen Digitalisierungsthemen vor einer möglichen Einführung die Erledigung vorgelagerter Schritte wie z.B. die Definition der strategischen Absichten und der Aufbau von passenden Organisationsstrukturen. Auch müssen die personellen und finanziellen Ressourcen hierfür festgelegt werden. Gleichzeitig ist es unerlässlich, die Mitarbeitenden in einem ersten Schritt für das Thema zu sensibilisieren und danach für die Anwendung kompetent zu machen.
Grundsätzlich ist darüber hinaus festzustellen, dass die Digitalisierung in der Landkreisverwaltung sich weiterhin und immer intensiver dezentral auf die Geschäftsbereiche überträgt und die gesamte Landkreisverwaltung sich inmitten der digitalen Transformationsprozess befindet.
Zusätzlich kommt der verstärkte und spürbare Fachkräftemangel im Bereich der Digitalisierung, IT und der externen IT-Dienstleister hinzu, was sich vor allem durch sehr lange Wartezeiten auswirkt. Aber auch der personelle Bedarf für die Umsetzung und anschließende Betreuung von Online-Verwaltungsdienstleistungen oder Fachverfahren in allen Geschäftsbereichen darf nicht außer Acht gelassen werden.
Aufgrund des bevorstehenden Ruhestandes der Babyboomer-Generation ist es wichtig die Digitalisierung weiter tatkräftig voranzutreiben ohne auf perfekte Endlösungen zu warten. Die Landkreisverwaltung arbeitet - unter den vorhandenen Rahmenbedingungen von Bund, Land und Komm.ONE - weiter mit Hochdruck an der Umsetzung verschiedenster interner und externer Digitalisierungsthemen, wobei digitale Dienste für Kunden forciert werden. Die Landkreisverwaltung stellt sich diesen Herausforderungen und sieht es als unerlässlich an, sich mit den Themen KI und robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) auseinanderzusetzen.
Finanzierung und Folgekosten
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Sichtvermerke
gez. Däuble, GB Digitalisierung und Organisation gez. Wolf, Dezernat I gez. Kurz, Dezernat II gez. Dr. Bläse, Landra |
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