Bürgerinformationssystem

Vorlage - 153/2022  

 
 
Betreff: Sachstandsbericht Digitalisierung in der Landkreisverwaltung
Status:öffentlich  
Federführend:Geschäftsbereich Digitalisierung und Organisation Beteiligt:Geschäftsbereich Information und Kommunikation
Beratungsfolge:
Ausschuss für Bildung und Finanzen Kenntnisnahme
27.09.2022 
Sitzung des Ausschusses für Bildung und Finanzen      
Anlagen:
Anlage 1 - Übersicht Fachverfahren Systemprogramme
Anlage 2 - Umsetzungsstruktur OZG Stand 03_2022 (Nationaler Normenkontrollrat)
Anlage 3 - Umsetzungsübersicht OZG-Prozesse in service-bw
Anlage 4 - Gesamtübersicht Assistenten (Formularserver)

Antrag der Verwaltung

 

Der Bericht wird von den Ausschussmitgliedern zur Kenntnis genommen.

 

 

 

 

 

 

 

 


Sachverhalt/Begründung

 

Grundlage der Verwaltungsdigitalisierung stellt weiterhin die Gesamtstrategie

„Digitale Zukunftskommune - Die Landkreisverwaltung 2025+“ dar.

 

In der Kreistagssitzung am 18. Mai 2021 mit der Sitzungsvorlage 080/2021 erfolgte erstmalig ein Sachstandsbericht zur Digitalisierung in der Landkreisverwaltung. Die Verwaltung wurde gebeten, jährlich über den aktuellen Sachstand zu berichten. Die Fraktion Freie Wähler Ostalbkreis bat zudem im Rahmen der Haushaltsplanberatungen, über die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes in der Landkreisverwaltung zu informieren.

 

 

Aktueller Sachstand

 

Die Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger an die Landkreisverwaltung steigen stetig. Die Gesellschaft erwartet vom öffentlichen Sektor einen flexiblen, dauerhaften und niederschwelligen digitalen Zugang rund um die Uhr. In diesem Zuge sind unter anderem weitere Zugangs- und Bezahlmöglichkeiten für die Bürgerinnen und Bürger zu eröffnen und neue Kommunikationskanäle einzurichten. Dies erfordert ein Umdenken aller Beteiligten. Der persönliche Behördengang ist dennoch parallel offen zu halten.

 

Auch bei den Mitarbeitenden der Landkreisverwaltung steigt der Wunsch nach mehr Flexibilität. Zwischenzeitlich wurden 750 Heimarbeitsplätze durch den Geschäftsbereich Personal genehmigt. Diese Mitarbeitenden können -je nach beantragtem Umfang- an festgelegten Tagen oder sporadisch im Homeoffice oder mobil arbeiten. Hierbei dürfen aus Sicherheitsgründen seit April 2022 nur noch dienstliche Geräte verwendet werden. Des Weiteren sind 461 Mitarbeitende für die sichere Email-Kommunikation berechtigt und können verschlüsselte E-Mails versenden.

 

Die virtuellen Besprechungsformate haben sich in der Landkreisverwaltung mittlerweile voll etabliert und sind angesichts der Vielzahl an Vorteilen nicht mehr wegzudenken. So kann durch Wegfall der Wegezeiten die Arbeitszeit effizienter genutzt werden und die entfallenden Dienstfahrten wirken sich zusätzlich positiv auf das Klima aus.

 

Das Sachgebiet Digitalisierung ist zusammen mit Mitarbeitenden des Geschäftsbereichs Information und Kommunikation mit den nachstehenden Kernthemen beschäftigt:

 

 

 

1. E-Akte und Fachverfahren/Schnittstellen

 

E-Akte

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist das „technische Herzstück“ einer jeden Verwaltung und unterliegt einer dauerhaften personalintensiven Betreuung und Weiterentwicklung. Als universelles Ablage- und Dokumentationssystem werden hier alle aktenrelevanten Dateien und Informationen verwaltet. Durch Workflows (definierte Arbeitsabläufe) sollen zukünftig hierüber Aufgaben und Prozesse abgewickelt werden.

 

Innerhalb der Landkreisverwaltung wird die Weiterentwicklung des DMS in der Arbeitsgruppe Papierloses Büro (kurz PAPILO) vom Bereich Digitalisierung mit Vertretern des Geschäftsbereichs Information und Kommunikation, dem Datenschutzbeauftragten, dem Kreisarchiv, der Rechnungsprüfung und Vertretern des Personalrats abgestimmt.

 

In den vergangenen zwölf Monaten wurden wichtige Änderungen zur Aktenführung ausgearbeitet, um die E-Akte an die rechtlichen und technischen Anforderungen zukunftsfähig anzupassen. Im Juli 2022 wurde zudem vom Geschäftsbereich Information und Kommunikation ein Update auf die enaio Programmversion 9.10 durchgeführt.

Baldmöglichst soll auch das Serviceportal des Landes (service-bw) an das DMS angeschlossen werden. Hierdurch könnten digitale Anträge und Nachrichten im Rahmen des elektronischen Rechtsverkehrs direkt in das DMS übernommen werden. Der Vertrieb der Schnittstelle erfolgt über den landesweiten IT-Dienstleister Komm.ONE. Hier müssen wir nach jetzigem Kenntnisstand mit längeren Wartezeiten rechnen.

 

Fachverfahren/Schnittstellen

Die Mitarbeitenden des Geschäftsbereiches Information und Kommunikation betreuen eine Vielzahl an Fachverfahren. Viele davon sind über automatisierte Schnittstellen an das DMS anzubinden (Anlage 1). Hierzu gehören einerseits die landeseinheitlichen Verfahren und andererseits die vielen weiteren Fachverfahren, welche in den Geschäftsbereichen für die Fallbearbeitung im Einsatz sind. Der damit verbundene Aufwand ist weiterhin sehr hoch - personell, technisch und auch finanziell.

 

Nach der erfolgreichen Einführung ist eine technische Folgebetreuung erforderlich. Dies zeigte sich zuletzt bei dem Update der enaio Version 9.10. Alle angebundenen Fachverfahrensschnittstellen sind vor Updates aufwendig auf Funktion zu prüfen.

Im Haushaltsjahr 2022 sind Kosten für Fachverfahren und Systemprogramme (lfd. Kosten für Softwarewartungsverträge, Softwarepflege und Komm.ONE Benutzungsentgelte) in Höhe von 3.836.017 Euro eingeplant. Hinzu kommen die Kosten für Hardware, Datenleitungen oder Domainkosten in Höhe von rund 914.500 EURO.

 

 

 

2. Elektronischer Rechtsverkehr mit den Gerichten

 

Seit 1. Januar 2022 setzt die Landkreisverwaltung über service-bw den durch bundesgesetzliche Vorgaben erforderlichen elektronischen Rechtsverkehr mit den Gerichten (ERV) um. Die Kommunikation erfolgt hierbei über „besondere elektronische Behördenpostfächer (beBPo)“. Für die Umsetzung wurde einen Handlungsleitfaden entwickelt und für die Mitarbeitenden Schulungen durchgeführt. Zum elektronischen Rechtsverkehr finden regelmäßig Austauschtermine mit dem Innen- und Justizministerium, dem Landkreistag und den Kommunen statt. In der Nutzung wurde deutlich, dass das System noch einigen Optimierungsbedarf hat.

 

 

 

3. Onlinezugangsgesetz (OZG)
 

Grundlagen

Nach dem Onlinezugangsgesetz (OZG) sind Bund, Länder und Kommunen verpflichtet bis Ende des Jahres 2022 ungefähr 575 Verwaltungsdienstleitungen online anzubieten.

Trotz vieler Grundsätze und Leitplanken gibt es keinen einheitlichen Fahrplan für die Umsetzung des OZGs in den Landkreisverwaltungen beziehungsweise Kommunen.

 

Um die Umsetzung des OZG zu beschleunigen, setzt das Land Baden-Württemberg auf die „Doppelstrategie“. So sollen zum einen Standardprozesse (auch aus anderen Bundesländern) nachgenutzt werden (EfA, Einer-Für-Alle-Prinzip) und zum anderen über die Entwicklung von Universalprozessen durch die Kommunen selbst, in kurzer Zeit eine hohe Anzahl an Verwaltungsdienstleistungen entwickelt und online bereitgestellt werden.

 

Die Universalprozesse können ebenfalls nach Fertigstellung zur Nachnutzung freigegeben werden.

 

Die Umsetzung des OZG ist insbesondere durch die föderale Struktur äußerst komplex. Die Komplexität kann dem Schaubild der Anlage 2 entnommen werden. Dieser Umstand und die schnellere Umsetzung in anderen europäischen Staaten, haben die Thematik auch schon zum Inhalt von Satiresendungen gemacht.

 

OZG-Zielplanung Landkreisverwaltung

Der Landkreisverwaltung wurden rund 240 Leistungen aus dem OZG-Katalog vom Innenministerium Baden-Württemberg in service-bw zugeordnet. Die Bereitstellung unserer Online-Dienstleistungen erfolgt zentral auf service-bw, dem vom Innenminisierum Baden-Württemberg betreuten und zentral gesteuerten Landesportal.

 

Die Umsetzung des OZG stellt die Landkreisverwaltung weiter vor große Herausforderungen. Mit der reinen Online-Antragstellung von Verwaltungsdienstleistungen ist es nicht getan. Auch die Prozesse und verwaltungsinternen Abläufe hinter den Online-Verwaltungsdienstleistungen müssen überprüft, neu gedacht und angepasst werden.

 

Verwaltungsintern wurden die 240 OZG-Leistungen in vier Kategorien eingeteilt:

-          Live-Betrieb (der Prozess ist bereits aktiviert und steht online zur Verfügung)

-          aktivierbar (der Prozess ist grundsätzlich aktivierbar und könnte online zur Verfügung gestellt werden)

-          in Entwicklung (der Prozess befindet sich in der Entwicklung)

-          offen (der Prozess muss noch modelliert/entwickelt werden)

 

 

 

Für die interne OZG-Zielplanung wurden die Verwaltungsdienstleistungen zunächst den Geschäftsbereichen zugeordnet und von diesen nach Mehrwert priorisiert. Auf dieser Grundlage vertritt der Bereich Digitalisierung die Interessen der Landkreisverwaltung bei der OZG-Umsetzung im interkommunalen Austausch. Die Prozesse verteilen sich in der Landkreisverwaltung auf die 6 Dezernate wie folgt:

 

 

Die Landkreise in Baden-Württemberg haben daraufhin gemeinsam die offenen Prozesse nach Mehrwert priorisiert und in einer Top-10 Liste zusammengeführt. Diese Prozesse sollen nun im interkommunalen Zusammenschluss entwickelt werden. Der Bereich Digitalisierung beteiligt sich hier aktiv an der Entwicklung und Umsetzung und hat die Federführung für den Prozess „Beistandschaft des Jugendamts beantragen“ übernommen. Nach Fertigstellung des Prozesses wird dieser von der BITBW zertifiziert und kann anderen Landkreisen zur Nachnutzung zur Verfügung gestellt werden.

 

An der vom Innenministerium initiierten Aktion „Schneller Standardprozess im beschleunigten Verfahren (SSP)“ hat die Landkreisverwaltung an folgenden Prozessen mitgewirkt:

 

-          Jagdschein – Ausstellung beantragen

-          Jagdschein – Verlängerung beantragen

-          Hilfe zur Pflege beantragen

-          Bildungspaket – Bedarfe für Bildung und Teilhabe beantragen

-          Führerschein – Umtausch in EU-Führerschein beantragen

-          Karteikartenabschrift – Ausstellung beantragen

 

Die seit dem 18. Mai 2021 erfolgreich umgesetzten OZG-Prozesse können der Anlage 3 entnommen werden.

 

Bei den Universalprozessen ist die Leistung „Schwerbehindertenausweis beantragen“ besonders hervorzuheben. Mit der Online-Antragsstellung wird hier automatisiert im Fachverfahren ein neuer Datensatz erzeugt und die Daten können vollautomatisiert weiterverarbeitet werden. Hierdurch konnte ein großer Mehrwert für den Geschäftsbereich Integration und Versorgung generiert werden.

 

Nachdem sich die Haltung des Landes zur Nachnutzung von Universalprozessen in diesem Jahr dahingehend geändert hat, dass diese auch zum gegebenen Zeitpunkt in einen Standardprozess überführt werden können, werden diese Universalprozesse in der Landkreisverwaltung sukzessive aktiviert. Hierzu finden aktuell intensive Abstimmungen mit den betroffenen Geschäftsbereichen statt.

 

Die Verantwortlichkeit der OZG-Umsetzung in der Landkreisverwaltung wurde in den Dezernaten und Geschäftsbereichen festgelegt und OZG-Ansprechpartner benannt. Diese Ansprechpartner koordinieren die OZG-Umsetzung im Bereich.

 

Der Auftritt und die Inhalte der Landkreisverwaltung auf service-bw werden beim Bereich Digitalisierung zentral von zwei Mitarbeitenden administriert und konfiguriert. Es ist eine herausfordernde - teils auch langwierige - Aufgabe, Prozesse vom Anfang bis zum Ende digital (einschließlich einer Bezahlmöglichkeit), innerhalb des geltenden rechtlichen Rahmens umzusetzen. Oftmals müssen Medienbrüche, z. B. bei Unterschriftserfordernis durch eine Rechtsnorm, (noch) akzeptiert werden.

 

Ziel ist es den Bürgerinnen und Bürgern zeitnah so viele Online-Dienstleistungen wie möglich zu aktivieren und anzubieten. Die Umsetzung des OZG bis zum geplanten Stichtag 31. Dezember 2022 ist mittlerweile obsolet und wird deutlich länger andauern.

 

 

 

4. INDILAKO - Initiative Digitale Landkreiskonvois

 

Um die Herausforderungen der Digitalisierung gemeinschaftlich besser meistern zu können, hat der Landkreistag Baden-Württemberg die Initiative digitale Landkreiskonvois (INDILAKO) gegründet, um gemeinsame standardisierte Lösungen für bestimmte Verfahren und Prozesse zu entwickeln. Der Ostalbkreis ist aktuell an folgenden INDILAKOs beteiligt:

 

  1. Digitalisierung der Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz
  2. Online-Antrag von Vermessungsdienstleistungen
  3. Digital aufs Amt - Bürgerdienste in digitalen Servicecentern (Online-Termin-vereinbarung, E-Kommunikation, Videosprechstunde, Chat und Chatbot mit KI)
  4. Online Kundenportal der kommunalen Jobcenter Baden-Württemberg
  5. Digitalisierung der Leistungsabrechnung in der Eingliederungshilfe nach SGB IX

 

 

 

5. Formularserver

 

Der Formularserver stellt im Ostalbkreis neben service-bw auch weiterhin die Basis für eine moderne Kommunikation zwischen Bürger und Verwaltung dar. Mit digitalen, rechtssicheren und barrierefreien Antragsassistenten können Antragsverfahren medienbruchfrei zwischen Verwaltung und Bürger abgewickelt werden.

 

Relativ neu ist, dass das Innenministerium die Plattform service-bw gegenüber Drittanbietern zur OZG-Umsetzung zukünftig öffnen möchte und weitere technische Lösungen integriert werden sollen. Nachdem der Ostalbkreis bei der Nutzung des Formularservers in Baden-Württemberg eine Vorreiterrolle einnimmt, ist ein Pilotprojekt von Seiten des Innenministeriums mit dem Hersteller Form-Solutions und dem Ostalbkreis geplant.

 

Die mit dem Formularserver entwickelten Prozesse können der Anlage 3 entnommen werden.

 

 

 

6. Unterstützung der Kommunen - OZG Umsetzung

 

Gerade kleinere Kommunen tun sich bei der Umsetzung des OZG oft schwer. Dies wurde seitens des Landes zum Anlass genommen, Fördermittel für Personal zur Verfügung zu stellen, um die Gemeinden hierbei zu unterstützen. Die E-Government-Koordinatoren im Land fungieren als zentrale Ansprechperson und Multiplikator. Sie stellen die Schnittstelle zwischen den Kommunen in den Landkreisen dar und versorgen die Kommunen mit Informationen, sind aktiv in der Netzwerkarbeit, geben strategische und fachliche Hilfestellungen und bieten informative Unterstützung in der pragmatischen und lösungsorientierten Umsetzung von E-Government und Digitalisierung. Jede Kommune muss für die dauerhafte und wegweisende Zukunftsaufgabe „Digitalisierung“ eigene personelle Ressourcen bereitstellen.

 

Die Landkreisverwaltung führte Anfang des Jahres zur Unterstützung der Kommunen bereits OZG-Informationsveranstaltungen durch und lud zu einer service-bw Schulung über die Firma Seitenbau GmbH ein. Die Finanzierung hat der Landkreis hierfür übernommen.

 

Gleichzeitig wurde mit sechs Pilotkommunen der Standardprozess „Baugenehmigung beantragen“ und „Baugenehmigung im vereinfachten Verfahren“ mit dem Geschäftsbereich Baurecht und Naturschutz der Landkreisverwaltung getestet und das Rollout für alle Kommunen konzipiert und umgesetzt.

 

Seit 1. September 2022 wird der Bereich Digitalisierung im Rahmen des Förderprogrammes des Innenministeriums Baden-Württemberg von einem E-Government-Koordinator unterstützt. Dieser wird die Umsetzung der Digitalisierung und des OZGs in den Kommunen im Ostalbkreis begleiten.

 

 

 

7. Weitere Projekte

 

PayPal

In diesem Jahr konnten wir unsere Online-Bezahlmöglichkeiten in Abstimmung mit der Kämmerei um „PayPal“ erweitern. Der dringende Bedarf war gegeben, da die bisher angebotenen Bezahlverfahren -Kreditkarte und Giropay- sich als nicht ausreichend herausgestellt haben.

 

Bezahlmöglichkeit in OWi21

Seit Mitte August können die Kundinnen und Kunden der Bußgeldstelle direkt im Online-Anhörungsverfahren eine Bezahlung vornehmen.

 

 

 

8. Ausblick

 

Die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung stellt eine komplexe Daueraufgabe dar, in welcher zahlreiche Akteure unter verschiedenen Rahmenbedingungen zusammenwirken. Die direkten Einflussmöglichkeiten der Landkreisverwaltung sind dabei oftmals begrenzt.

 

Besonders deutlich wird dies bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes. Hier setzen die mit der OZG-Umsetzung beauftragten kommunalen IT-Dienstleister Komm.ONE und BITBW, im Auftrag des Landes Baden-Württemberg und den kommunalen Landesverbänden, Online-Verwaltungsdienstleistungen um. Die strategische Planung erfolgt dabei ausschließlich durch das Innenministerium und die Kommunen sind zumeist lediglich als Impulsgeber und Fachexperten beteiligt. Auch auf Behebung von Fehlern oder erforderlichen Ergänzungen muss teilweise Monate gewartet werden.

 

Zusätzlich kommt der spürbare Fachkräftemangel im Bereich der IT und der IT-Dienstleister hinzu, was sich vor allem durch sehr lange Wartezeiten auswirkt. Aber auch der personelle Bedarf für die Umsetzung und anschließende Betreuung von Online-Verwaltungsdienstleistungen in allen Geschäftsbereichen darf nicht außer Acht gelassen werden.

 

 

Bestehende Systeme und Projekte müssen nachhaltig eingeführt und verfestigt sowie dauerhaft weiterentwickelt werden. Diese Aufgaben werden uns 2022 als auch 2023 binden. Wir gehen weiterhin davon aus, dass es keine Punktlandung bei der OZG-Umsetzung geben wird, da die föderale Umsetzung dynamisch und komplex ist.

 

Umso wichtiger ist es, die Digitalisierung weiter tatkräftig voranzutreiben und ohne auf perfekte Endlösungen zu warten. Die Landkreisverwaltung arbeitet - unter den vorhandenen Rahmenbedingungen von Bund, Land und Komm.One - weiter mit Hochdruck an der Umsetzung verschiedenster interner und externer Digitalisierungsthemen, wobei digitale Bürgerleistungen forciert werden.

 

 


Finanzierung und Folgekosten

 

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Anlagen

 

Anlage 1 – Übersicht Fachverfahren/Systemprogramme

Anlage 2 – Aktueller Sachstand OZG-Prozesse Ostalbkreis
Anlage 3 – Umsetzungsübersicht OZG-Prozesse in service-bw

Anlage 4 – Gesamtübersicht Assistenten (Formularserver)

 

 

 

 

Sichtvermerke

 

gez. Däuble, Geschäftsbereichsleiter

gez. Wolf, Dezernat I

gez. Kurz, Dezernat II

gez. Dr. Bläse, Landrat

 

 

Anlagen:  
  Nr. Name    
Anlage 1 1 Anlage 1 - Übersicht Fachverfahren Systemprogramme (39 KB)    
Anlage 2 2 Anlage 2 - Umsetzungsstruktur OZG Stand 03_2022 (Nationaler Normenkontrollrat) (406 KB)    
Anlage 3 3 Anlage 3 - Umsetzungsübersicht OZG-Prozesse in service-bw (24 KB)    
Anlage 4 4 Anlage 4 - Gesamtübersicht Assistenten (Formularserver) (49 KB)