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Vorlage - 097/2021
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Antrag der Verwaltung
Der Ausschuss für Bildung und Finanzen stimmt der Ausschreibung und dem Abschluss eines Rahmenvertrags für die Beschaffung von Netzwerkkomponenten der Firma Extreme Networks in der Landkreisverwaltung ab dem Jahr 2021 zu.
Sachverhalt/BegründungDer Geschäftsbereich Information und Kommunikation (IuK) ist für alle Dienststellen in der Landkreisverwaltung für die IT-Infrastruktur verantwortlich. Ziel ist dabei, die Vernetzung so stabil wie möglich zu gestalten und weiter auszubauen. Weiterhin hat die IuK den Auftrag alle Dienststellen der Landkreisverwaltung mit einem öffentlichen WLAN auszustatten. Aktuell sind bereits ca. 30% der Gebäude ausgestattet.
Die IuK erachtet den Bezug von Netzwerkkomponenten mittels eines Rahmenvertrags als die wirtschaftlichste Möglichkeit. Nachfolgend erfolgt die Erläuterung warum ein Rahmenvertrag die beste Beschaffungsvariante darstellt.
Gründe für einen Rahmenvertrag
Bis dato erfolgt die Beschaffung von Netzwerkkomponenten jeweils durch Ausschreibung der Komponenten über Beschaffungen im Rahmen des Vollzugs des Haushaltsplanes. Es hat sich gezeigt, dass seit einigen Jahren eine Praxis Einzug gehalten hat, die eine andere Beschaffungsstrategie erfordert.
Es ist gängige Praxis, dass ein Anbieter vom Hersteller einen sogenannten Projektpreis für den zu erwartenden Kunden bekommt. Dieser Projektpreis hält andere potentielle Anbieter davon ab bei Ausschreibungen mitzubieten. So sind die letzten Ausschreibungen der IuK immer mit dem selben Ergebnis zu Ende gegangen. Immer der gleiche Anbieter hat den Zuschlag erhalten, da kein anderer Anbieter sich an den Ausschreibungen beteiligt hat. Da jede Ausschreibung Personalressourcen der IuK und auch anderer Geschäftsbereiche bindet und bei näherer Betrachtung dieser Aufwand nicht gerechtfertigt ist, sucht die IuK nach einer anderen Lösung. Zum einen soll ein verlässlicher Lieferant gefunden werden, über eine gesetzeskonforme Ausschreibung, auf der anderen Seite soll der Beschaffungsaufwand möglichst gering gehalten werden.
Die IuK sowie die Zentrale Vergabestelle erachten die Beschaffung der Hardware über einen Rahmenvertrag als die geeignetste Möglichkeit. Die wichtigsten Eckpunkte einer solchen Verfahrensweise sind insbesondere die finanzielle Planungssicherheit über 48 Monate sowie die aus Erfahrungswerten ermittelten günstigeren Konditionen. Deshalb ist diese Beschaffungsvariante nach Überzeugung der IuK auch die wirtschaftlichste Lösung.
Um den Geschäftsbetrieb der Landkreisverwaltung dauerhaft mit möglichst optimaler Effizienz zu gewährleisten, ist eine homogene und leistungsfähige Hardware erforderlich.
Im Bereich Netzwerk sind sehr viele herstellerspezifische Funktionen implementiert. In heterogenen Strukturen kommt es deshalb häufig zu Inkompatibilitäten der Geräte verschiedener Hersteller. Dies führt vermehrt zu Störungen an den Schnittstellen, dadurch empfiehlt sich der Einsatz von aufeinander abgestimmten Komponenten (homogene Netzwerklandschaft).
Bisher werden die Netzwerkkomponenten über einen zertifizierten IT-Dienstleister, welcher die Hardware direkt beim Hersteller bezieht, geliefert und als Dienstleister auch die Betreuung (Service) übernimmt.
Ausschreibungsverfahren, ab einem Vergabewert von 10.000 € werden von der zentralen Vergabstelle durchgeführt. Das Vergabeverfahren bindet Ressourcen, sowohl in der ZVS wie auch in der IuK. Sofern bei einer Ausschreibung auch wirklich ein Wettbewerb stattfindet, ist diese Vorgehensweise durchaus die Richtige. Ergibt das Ausschreibungsverfahren den günstigsten Preis, ohne dass ein echter Wettbewerb stattfindet, so sind andere Beschaffungsverfahren besser.
Aktuell besteht die erforderliche homogene Netzwerkinfrastruktur in der Landkreisverwaltung aus Komponenten der Firma Extreme Networks, welche ein
Für die Betreuung der zwischenzeitlich nahezu 100 Netzwerkkomponenten wird ein Netzwerktool des Herstellers Extreme Networks benutzt. Über dieses, für alle Netzwerkkomponenten einheitliches Management, lassen sich die Komponenten schnell und effizient betreuen, konfigurieren und überwachen. Dies ist in einer heterogenen Landschaft nahezu unmöglich.
Als Beispiel sei genannt: Gleichbehandlung eines Notebooks egal ob es via WLAN oder LAN an das Netzwerk angebunden wird. In beiden Fällen muss die IuK sicherstellen, dass dieselbe Sicherheit und Funktionalität angeboten wird.
Ein besonderes Augenmerk liegt dabei auf der Vernetzung zwischen den zentralen Rechenzentrumskomponenten und den Stockwerksverteilern, sowie den anderen Dienststellen, an denen die Endgeräte angeschlossen sind. Hier werden proprietäre Techniken eingesetzt. Dadurch wird eine Hochverfügbarkeit (99,999%) erreicht.
Die Netzwerkkomponenten werden je nach Technologieänderung regelmäßig ausgetauscht. Der aktuelle Lebenszyklus der Netzwerkkomponenten liegt bei etwa 6 Jahren, welches einer nachhaltigen Nutzung entspricht. Oftmals gibt es nach diesem Zeitraum keine Wartung oder Ersatz mehr für diese Komponenten.
Für die Landkreisverwaltung bedeutet dies, dass jährlich für ca. 80.000,-- EUR Komponenten getauscht werden müssen. Es wird aber nicht nach Zeitablauf, sondern nach Erfordernis getauscht.
Durch einen Rahmenvertrag erhält die Landkreisverwaltung ein hohes Maß an Flexibilität und kann in einem Jahr mehr und im anderen Jahr weniger Komponenten beschaffen, ohne einen Preisnachteil erwarten zu müssen. Bei Ersatzbeschaffungen mit einem kleineren Volumen wird über einen Rahmenvertrag mit hoher Wahrscheinlichkeit ein günstigerer Preis gegenüber der bisherigen Verfahrensweise erzielt. Zudem ist davon auszugehen, dass bei Ausschreibung eines Rahmenvertrags mit einem großen Kostenvolumen weitere Business-Partner der Firma Extreme Networks teilnehmen.
Das Ziel für die nächsten Jahre ist es, die Verfügbarkeit und die Weiterentwicklung des Netzwerkes der Landkreisverwaltung zu erhalten und sicherzustellen. Dazu zählt der bereits erwähnte Ausbau des flächendeckenden WLANs an allen Dienststellen, sowie an den Schulen. Dies kann über einen Rahmenvertrag erreicht werden.
Der Rahmenvertrag sollte folgende Komponenten enthalten
inklusive des benötigten Supports und der dazugehörigen Lizenzen.
Weitere Ziele sind die Optimierung der Beschaffungen sowie die Gewährleistung die Netzwerkkomponenten auf dem Stand der Technik zu halten.
Die Beschaffung der Netzwerkkomponenten für die Landkreisverwaltung und der Schulen soll dabei zusammengeführt werden, um eine möglichst gute Marktposition zu erhalten.
Der Geschäftsbereich IuK schlägt deshalb vor, zukünftige Beschaffungen der Netzwerkkomponenten im Zuge eines Rahmenvertrags mit einer Laufzeit von 4 Jahren zu tätigen. Hierdurch wäre der Mittelbedarf immer für die nächsten 48 Monate mit einem garantierten Betrag sichergestellt.
Ausgehend davon, dass die Beschaffung der Hardware über einen Rahmenvertrag erfolgt, ergibt sich folgende Berechnung (Nettopreise):
Das Gesamtvolumen der Beschaffungen des Vertrags beläuft sich über die Vertragsdauer hinweg auf 536.200 €.
Der Anteil für die Hardware für die Verwaltungsgebäude der Landkreisverwaltung beträgt ca. 268.000 € (siehe Tabelle).
Geplant ist die Beschaffung der Hardware über einen Rahmenvertrag ab dem Jahr 2021.
Das Ausschreibungsverfahren wird aufgrund der Überschreitung des Schwellenwertes europaweit als offenes Verfahren gemäß VgV durchgeführt werden.
Finanzierung und Folgekosten
Die Finanzierung soll über die Haushaltsjahre 2021-2024 abgedeckt werden.
Für das Haushaltsjahr 2021 stehen für den Bereich der Landkreisverwaltung ausreichend Mittel zur Verfügung.
Die Finanzierung zur Digitalisierung der Beruflichen Schulen in Trägerschaft des Ostalbkreises wird in den Haushaltsplänen der kommenden Jahre dargestellt. Die erforderlichen Fördermittel aus dem DigitalPakt Schule werden hierfür verwendet.
Anlagen
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Sichtvermerke
gez. Sanwald, Geschäftsbereich IuK gez. Wolf, Dezernat I gez. Kurz, Dezernat II gez. Dr. Bläse, Landrat
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