Bürgerinformationssystem
Vorlage - 080/2021
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Antrag der Verwaltung
Der Kreistag nimmt den Bericht zur Kenntnis.
Sachverhalt/Begründung
Aktueller Sachstand: Das Thema Digitalisierung hat innerhalb der letzten zwei Jahre aufgrund der Corona-Pandemie eine äußerst dynamische Entwicklung genommen und damit verbunden eine sehr große Bedeutung erhalten, auch bei der Landkreisverwaltung. Von heute auf morgen mussten aufgrund der Corona-Pandemie digitale Lösungen helfen, um handlungsfähig zu bleiben. So hat die Landkreisverwaltung ad hoc ab März 2020 und ab November 2020 bis heute die Arbeit der Mitarbeitenden im Home-Office forciert. Mit der E-Akte und mit digitalen Besprechungsformaten konnte die Erfüllung der Aufgaben ohne größere Schwierigkeiten sichergestellt werden. Zwischenzeitlich können rund 1100 Mitarbeitende bei Bedarf von zu Hause auf die für sie jeweils relevanten Daten zugreifen. Mittlerweile arbeiten täglich – ganz oder teilweise - im Schnitt 300 Mitarbeitende von zu Hause aus. Hierfür gibt es unterschiedliche Gründe (z.B. Eignung der Tätigkeit für Home-Office, Persönliche Bedarfe der Mitarbeitenden für die Aufgabenerledigung, familiäre oder Corona-bedingte Sondersituation etc.). Das Digitalisierungsteam der Landkreisverwaltung besteht im Kern aktuell aus vier Mitarbeitenden des Sachgebietes Digitalisierung (zwei Vollzeitstellen und zwei Teilzeitstellen mit 60 % bzw. 35 % Beschäftigungsumfang) sowie dem Leiter des Geschäftsbereichs Digitalisierung und Organisation. Im Team des Geschäftsbereiches Information und Kommunikation sind drei Kräfte auf die Einführung von neuen Verfahren in engem Verbund mit dem Digitalisierungsteam spezialisiert. Der aktuelle Sachstand sowie die Weiterentwicklung der Digitalisierung stellen sich bei der Landkreisverwaltung wie folgt dar:
Einen sehr großen Stellenwert im Home-Office hat die Arbeit mit der E-Akte, als wichtigster Baustein für eine digitale Verwaltung, erfahren. Begonnen im Jahr 2013 wurde im Jahr 2017 mit dem Strategiepapier E-Akte bei der Landkreisverwaltung der Grundstein für die flächendeckende Einführung des Dokumentenmanagementsystems (DMS) enaio in der Landkreisverwaltung gelegt. Das damalige Ziel der flächendeckenden Einführung bis Ende des Jahres 2020 konnte nahezu mit einer Punktlandung erreicht werden. Die Bedeutung der E-Akte hat sich besonders im Jahr 2020 während der Corona-Pandemie gezeigt. Die Einführung von einem DMS und die Arbeit mit der E-Akte stellt jedoch nur den Anfang und die Grundlage für digitale Verwaltungsdienstleistungen dar. Sukzessive gilt es nun, die einzelnen Fachanwendungen mit der E-Akte zu verbinden und damit verbunden die bislang analogen, papiergebundenen Prozesse so zu ändern, dass der Bürgerservice künftig voll digital erledigt werden kann. Damit verbunden wachsen auch die Anforderungen an das DMS selbst und beide Aspekte erfordern eine regelmäßige Evaluation und dauernde Weiterentwicklung der E-Akte. Hierzu steht die Landkreisverwaltung in engem Kontakt mit anderen Landkreisen und dem Landkreistag Baden-Württemberg. Innerhalb der Landkreisverwaltung wird die Weiterentwicklung des DMS in der Arbeitsgruppe Papierloses Büro (kurz PAPILO) mit Vertretern des Geschäftsbereichs Information und Kommunikation, dem Datenschutzbeauftragten, dem Kreisarchiv und der Rechnungsprüfung abgestimmt. Fachverfahren/Schnittstellen Seit der Verwaltungsreform betreut der Geschäftsbereich Information und Kommunikation eine ungemein hohe Vielzahl von Fachverfahren und automatisierten Schnittstellen (vgl. Anlage – Übersicht Fachverfahren/Schnittstellen). Hierzu gehören einerseits die landeseinheitlichen Verfahren und andererseits die weiteren Fachverfahren, welche in den Geschäftsbereichen für die Fallbearbeitung im Einsatz sind (z.B. Care4 beim Geschäftsbereich Soziales). Seit der Einführung der E-Akte werden die Fachverfahren sukzessive mit automatisierten Schnittstellen angebunden. Der damit verbundene Aufwand ist sehr hoch, personell, technisch wie auch finanziell. Aus diesem Grund wurde auf der Ebene der Landkreise unter Begleitung des Landkreistags Baden-Württemberg die Initiative INDILAKO (Initiative Digitale Landkreiskonvois) entwickelt. Dabei erarbeiten einige wenige Landkreise z.B. gemeinsam eine Schnittstelle zum erforderlichen Fachverfahren sowie den Prozess für die digitale Abwicklung der Verwaltungsleistung. Für das Haushaltsjahr 2021 sind für Fachverfahren und Systemprogramme (lfd. Kosten für Softwarewartungsverträge, Softwarepflege und Komm.ONE Benutzungsentgelte) ein Betrag in Höhe von 3.632.367 Euro vorgesehen. Kosten für Hardware, Datenleitungen oder Domainkosten sind hier nicht berücksichtigt.
Im Sommer 2017 trat das Onlinezugangsgesetz (OZG) in Kraft, welches Bund und Länder bis Ende 2022 verpflichtet, alle Verwaltungsleistungen in Deutschland über Verwaltungsportale auch digital anzubieten. Ziel des OZG ist es auch, die Portale von Bund und den 16 Bundesländern zu einem gemeinsamen einzigen „Portalverbund“ zu verknüpfen. Dieses Ziel ist sehr ambitioniert und es ist allen Beteiligten bewusst, dass es noch vieler Anstrengungen bedarf, um es erreichen zu können. Service-BW Das Portal service-bw.de ist die E-Government-Plattform für Bürger, Unternehmen und Verwaltungen in Baden-Württemberg. Ziel des Portals ist es, wirtschaftliche, ganzheitliche und möglichst medienbruchfreie Automationslösungen innerhalb der Verwaltung und zwischen Verwaltung und Bürger/Unternehmen mit den Mitteln der Informations- und Kommunikationstechnik zu realisieren. Wo Verwaltungsvorgänge aus rechtlichen Gründen nicht elektronisch erledigt werden können, sollen Informationen angeboten werden, die den Gang zur Behörde – gleichgültig, ob persönlich oder elektronisch – gut vorbereiten oder erleichtern. Service-BW wird durch das Innenministerium Baden-Württemberg betreut und weiterentwickelt. Das Portal ist ein Erschließungsportal, das die Nutzer grundsätzlich ohne Kenntnis der fachlichen und örtlichen Zuständigkeit insbesondere über die Portalsuche sowie die Navigationspunkte „Lebenslagen“, „Leistungen, Formulare, Onlinedienste“ und „Organisationseinheiten (z. B. Behördenbezeichnung, Kontaktdaten, Öffnungszeiten) an die von ihnen gesuchten Informationen und Verfahren führt. Service-BW bündelt mit einer bürgerorientierten Themenaufbereitung nach dem Lebenslagenprinzip die jeweils wesentlichen Informationen über öffentliche Stellen und Behörden sowie über die Dienstleistungen des Landes Baden-Württemberg und der öffentlichen Hand insgesamt. Ziel ist es, dass der Bürger mit seinem persönlichen Nutzerkonto sich im Landesportal Service-BW einloggen kann und ohne Kenntnis von Zuständigkeiten entsprechende Verwaltungsdienstleistungen beantragen kann. Dabei muss der Bürger nur ein einziges Mal seine persönlichen Daten hinterlegen (sogenanntes „Once-Only-Prinzip“). Die – wie zukünftig geplant – in Registern gespeicherten Daten müssen bei der Inanspruchnahme von Verwaltungsleistungen vom Bürger nicht erneut angegeben werden. Das Registermodernisierungsgesetz des Bundes sieht vor, dass der Bürger mit seiner Steuer-Identifikationsziffer seine Identität in Portalen ausweist und jederzeit seine im Register gespeicherten Daten über ein Datencockpit einsehen und die getätigten Datentransaktionen nachvollziehen kann. Danach soll in einem ersten Schritt für die Umsetzung des Online-Zugangs-Gesetzes für den Bereich der Register mit der Steuer-ID als verwaltungsübergreifender ID eine bundesweit einheitliche Grundlage erschlossen werden. Somit würde der Datenaustausch nicht direkt zwischen zwei Behörden, sondern als zusätzliche Sicherung immer über eine dritte Stelle erfolgen. Derzeit wird geprüft, wie diese Festlegung umgesetzt werden kann. Aktuell werden die noch in vielen dezentralen Registern gespeicherten Informationen der Bürger nicht an einer zentralen Stelle zusammengeführt. Die Umsetzung des OZG stellt viele Kommunen vor gewaltige Herausforderungen, denn mit der reinen Onlinestellung von Verwaltungsdienstleistungen ist es nicht getan. Auch die Prozesse und verwaltungsinternen Abläufe dahinter müssen betrachtet und angepasst werden. Für die Umsetzung des OZG sind alle Ebenen der föderalen Struktur eingebunden (Anlage - Onlinezugangsgesetz - Auf einen Blick). Für die Umsetzung des OZG sind daher noch viele Hürden und Hemmnisse zu überwinden. Genau aus diesem Grund ist bei der Landkreisverwaltung im Team des Sachgebiets Digitalisierung im ersten Quartal 2021 ein Mitarbeiter als Prozessmodellierer für das landesweite Portal Service-BW über die Firma Seitenbau, Konstanz, qualifiziert worden. Service-BW bietet die Möglichkeit, viele Verwaltungsdienstleistungen dem Bürger auf der kommunalen Ebene digital bereitzustellen, sofern die verwaltungsinternen Prozesse dafür angepasst sind. Die Landkreisverwaltung möchte ihr digitales Angebot an Verwaltungsdienstleistungen über Service-BW mit möglichst viel Leben füllen. Hierfür wurde in einem ersten Schritt die Aufbauorganisation der Landkreisverwaltung im Portal präsentiert. In einem nächsten Schritt wird der Bereich Digitalisierung einen beispielhaften durchgängigen Verwaltungsprozess mit elektronischer Bezahlung modellieren und testen. Zudem kann mit dem durch die Qualifizierung des Mitarbeitenden erworbenen KnowHow auch die innerhalb eines Prozesses entstehenden Komplexitäten wie z.B. die Anbindung an verschiedene Schnittstellen von Fachverfahren experimentiert werden.
Wie schon vorstehend ausgeführt, haben der Landkreistag Baden-Württemberg und die Landkreise zur Beschleunigung der Umsetzung des OZG ein Netzwerk gebildet und die Initiative INDILAKO gegründet. Mit den INDILAKOs sollen nach dem Motto „Einer für alle“ (Efa) Verwaltungsdienstleitungen ein einziges Mal entwickelt werden und allen Landkreisen und anderen Bundesländern zur Verfügung stehen. Der Ostalbkreis ist bis heute an folgenden INDILAKOs beteiligt: 1. Digitalisierung der Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz 2. Online-Antrag von Vermessungsdienstleistungen 3. Digital aufs Amt - Bürgerdienste in digitalen Servicecentern 4. Online Kundenportal der kommunalen Jobcenter Baden-Württemberg 5. eRechnung /Elektronischer Rechnungs-Workflow 2.0 Mit den INDILAKOs wird es gelingen, standardisierte Lösungen für alle Landkreise in Baden-Württemberg und darüber hinaus zu erarbeiten. Die Landkreisverwaltung wird die Teilnahme an weiteren INDILAKOs forcieren und arbeitet bei der Entwicklung der Blaupausen aktiv in Kernarbeitsgruppen mit.
OZG-Labore Des Weiteren nimmt die Landkreisverwaltung an den vom Ministerium für Inneres, Digitalisierung und Migration beauftragten OZG-Laboren teil. In den OZG-Laboren sollen Lösungen für digitalisierte Prozesse von Fachexperten und der Anstalt Komm.ONE für den bundesweiten OZG-Umsetzungskatalog entwickelt werden. Komm.ONE ist eine Anstalt öffentlichen Rechts in gemeinsamer Trägerschaft des Landes Baden-Württemberg und des kommunalen Zweckverbands 4IT, der am 1. Juli 2018 durch den Beitritt der ehemaligen Zweckverbände Kommunale Datenverarbeitung Region Stuttgart (KDRS), Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm (KIRU) und Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken (KIVBF) zur Datenzentrale Baden-Württemberg (DZBW) kraft Gesetz zur Änderung des ADV-Zusammenarbeitsgesetzes und anderer Vorschriften hervorgegangen ist. Der Ostalbkreis nimmt aktuell an folgenden 1. Bußgeldverfahren und Ordnungswidrigkeiten - Beantragung der Akteneinsicht im 2. Unterhaltsvorschuss Zuletzt wurden im April 2021 die Teilnahme für folgende OZG-Projekte initiiert: Leistungsbündel anzeigepflichtige Personalveränderungen für Derzeit wird die jeweilige Teilnahme mit den entsprechenden Geschäftsbereichen geprüft.
Formularserver Der Formularserver ist neben Service-BW die Basis für eine moderne Kommunikation zwischen Bürger und Verwaltung und zwingender Bestandteil des Gesamtprozesses rund um die Arbeit mit der E-Akte. Mit digitalen, rechtssicheren sowie barrierefreien Antragsassistenten können Antragsverfahren medienbruchfrei zwischen Verwaltung und Bürger abgewickelt werden. Neben reinen Antragsverfahren können mit Hilfe des Formularservers u.a. auch Umfragen und Anmeldeprozesse zu internen/externen Veranstaltungen durchgeführt werden. Der intelligente Ausfüllassistent leitet die Bürger schrittweise durch die Anträge. Durch hinterlegte Regeln und Plausibilitätskontrollen werden von dem Antragsteller nur die für ihn relevanten Fragen angezeigt - alle anderen entfallen. Antragsassistenten übernehmen so eine Teilberatungsfunktion und können zu jedem Zeitpunkt zwischengespeichert werden. Es entsteht somit ein Mehrwert sowohl für den Antragsteller als auch für den Sachbearbeiter. Am Ende des Ausfüllprozesses kann der Online-Antrag - einschließlich dem Antrag beizulegenden Unterlagen - direkt elektronisch eingereicht werden.
Zusammenspiel Umsetzung Onlinezugangsgesetz im Ostalbkreis:
Mit der Roadmap 2021 (Anlage – Roadmap 2021) hat sich der Bereich Digitalisierung das Ziel gesetzt, bestehende Systeme in den Handlungsfeldern Infrastruktur, E-Government und Portal zu verfestigen und weiterzuentwickeln (ausführliche Beschreibung der Projekte – siehe S. 3 ff). Diese Projekte werden auch im Jahr 2022 auf Hochtouren laufen, um das Ziel des OZG erfüllen zu können. Dennoch ist bereits heute bekannt, dass es bestimmt keine Punktlandung geben wird, weil die Materie schlichtweg zu komplex ist und noch entscheidende Hürden zu nehmen sind. Dazu zählt insbesondere der Nachweis einer elektronischen Identität oder die Möglichkeit der elektronischen Signatur, wo auf Bundes- und Landesebene bislang noch kein entscheidender Durchbruch erzielt werden konnte.
Auf der Agenda des Geschäftsbereichs für Digitalisierung und Organisation stehen im Jahr 2021 zudem folgende Projekte:
Einführung Sichere E-Mail-Kommunikation
Wir alle sind es gewohnt, umfangreiche Informationen über E-Mail zu versenden. Dabei fehlt jedoch oft das Bewusstsein darüber, dass der Sicherheitsstandard einer normalen E-Mail lediglich dem einer Postkarte entspricht. Unberechtigte Personen können sich mit relativ einfachen technischen Mitteln – wenn auch unberechtigt - Zugriff auf die Inhalte von Mails verschaffen. Daher ist der Versand personenbezogener Daten (z.B. Namen, Adressen, Kontaktdaten, weitergehende persönliche Informationen) mit E-Mails aus Datenschutzgründen unzulässig. Eine einfache und praktikable Möglichkeit, E-Mails sicher in verschiedenen Sicherheitsstufen zu übertragen, besteht für die Landkreisverwaltung und die Bürgerschaft bzw. Unternehmen mit der Technik von „FTAPI.“ Derzeit wird bereits die sichere elektronische Kommunikation in folgenden Bereichen eingesetzt: - Geschäftsbereich Sicherheit und Ordnung - Geschäftsbereich Integration und Versorgung Der nächste Schritt wird sein, den Geschäftsbereich Baurecht und Naturschutz, anzubinden. Danach wird diese Kommunikationsmöglichkeit sukzessive in der Landkreisverwaltung ausgerollt.
Einführung der Verwaltungssoftware KOMMSOFT
Die Software wurde speziell für öffentliche Verwaltungen entwickelt, ist in vielen Verwaltungen bundesweit im Einsatz und beinhaltet über 150 verschiedene Module. Mit dieser Software werden insbesondere verwaltungsinterne Prozesse vereinfacht und über digitale Workflows effizienter gestaltet. Dabei werden Daten, die von verschiedenen Einheiten benötigt werden, nur noch von der federführenden Stelle gepflegt und können für alle entsprechend berechtigten Bereiche abgerufen werden. Die Module reichen von der Schlüsselverwaltung und Inventarisierung über das Fuhrparkmanagement und Gebäudemanagement bis hin zum Veranstaltungsmanagement. KOMMSOFT ist in nahezu allen Bereichen der öffentlichen Verwaltung einsetzbar. Die Software ist webbasiert und ermöglicht den Anwendern, Inhalte auch mobil zu verwalten.
Jahr 2022
Einführung der Digitalen Arbeitszeiterfassung
Bislang wird in der Landkreisverwaltung die Arbeitszeit der Mitarbeitenden über einen monatlich analogen und händisch geführten Arbeitszeitnachweis erfasst. Dieser ist am Ende eines jeden Monats von jedem Mitarbeitenden den Vorgesetzten vorzulegen. Die Überprüfung erfolgt manuell. Dieser Vorgang und viele anderen damit verbundenen analogen Prozesse sind bürokratisch, mit viel Aufwand verbunden und nicht mehr zeitgemäß. Zudem wird aufgrund des EuGH-Urteils vom 14.05.2019 auf alle Arbeitgeber die Verpflichtung zukommen, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden komplett zu erfassen. Deshalb wird bei der Landkreisverwaltung im Rahmen der Digitalisierung und der Modernisierung ein elektronisches Zeiterfassungssystem eingeführt. Mit der Einführung werden dann auch personalwirtschaftliche Auswertungen und Steuerungsmöglichkeiten erfolgen können, die bislang nicht oder nur mit einem unverhältnismäßig hohen Aufwand möglich sind.
Für die Vorbereitung und Einführung eines entsprechenden Systems ist bereits ein Projektteam gegründet worden, dem Vertreter des Geschäftsbereiches Personal, des Personalrates, dem Datenschutzbeauftragten, des Geschäftsbereiches Information und Kommunikation sowie des Geschäftsbereiches Digitalisierung und Organisation angehören. Ziel ist die Einführung der elektronischen Zeiterfassung im Jahr 2022.
Die Mitarbeitenden wurden frühzeitig über die bevorstehende Einführung der elektronischen Zeiterfassung informiert. Die konkrete Ausgestaltung erfolgt in enger Abstimmung mit dem Personalrat.
Digitale Ansprechpartner im Rahmen der Gesamtstrategie Digitale Zukunftskommune
Der zunehmende Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologie, die steigende Vernetzung sowie die scheinbar unbegrenzte Menge an Daten und damit die ständige Verfügbarkeit von Informationen und Wissen haben einen fundamentalen Wandel der Arbeits- und Lebenswelt ausgelöst. Deshalb besteht der Bedarf, feste digitale Ansprechpartner in allen Geschäftsbereichen der Landkreisverwaltung einzurichten. Diese Ansprechpartner sollen als interne Digitalisierungslotsen fungieren und dazu entsprechende Qualifizierungsangebote erhalten, um geschäftsbereichsintern als Multiplikator die Mitarbeitenden bei der Prozessoptimierung und der damit verbundenen Anpassung von Arbeitsabläufen zu unterstützen.
Finanzierung und Folgekosten
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Anlagen
Anlage 1 - Übersicht Fachverfahren/Schnittstellen Anlage 2 - Onlinezugangsgesetz - Auf einen Blick Anlage 3 - Übersicht Formularassistenten Anlage 4 - Roadmap Digitalisierung 2021
Sichtvermerke
gez. Däuble, Geschäftsbereich Digitalisierug und Organisation gez. Wolf, Dezernat I gez. Kurz, Dezernat II gez. Dr. Bläse, Landrat
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