Antrag der Verwaltung

Der Kreistag nimmt den nachfolgenden Bericht über den Aufbau der Zentralen Vergabestelle zur Kenntnis.

Sachverhalt/Begründung

Das Vergaberecht wurde in den letzten Jahren immer komplexer. Dies ist insbesondere darauf zurückzuführen, dass das Vergaberecht innerhalb der EU vereinheitlicht und daher entsprechende Regelungen ins nationale Recht implementiert wurden. Dadurch soll sichergestellt werden, dass ein fairer, transparenter Wettbewerb entsteht, der Zuschlag ausschließlich aufgrund objektiver Kriterien erteilt wird und öffentliche Gelder somit möglichst wirtschaftlich verwendet werden. Ein Verstoß gegen die vergaberechtlichen Vorschriften kann sowohl erhebliche Schadensersatzforderungen als auch die Rückforderung bereits gewährter Fördergelder nach sich ziehen.

Um dieser Komplexität Rechnung zu tragen, wurde im November 2018 aufgrund eines Kreistagsbeschlusses vom 19.06.2018 - auch auf Empfehlung der Gemeindeprüfungsanstalt Baden-Württemberg - im Landratsamt Ostalbkreis eine Zentrale Vergabestelle (ZVS) eingerichtet. Dadurch ist es der Landkreisverwaltung gelungen, Fachwissen aufzubauen, die Geschäftsbereiche zu entlasten und Vergabeverfahren rechtssicher durchzuführen. Zunächst als Teil des Geschäftsbereichs „Datenschutz, Digitalisierung, Zentrale Vergabestelle“ wurden zwei Mitarbeiterinnen (1,8 Vollzeitstellen) geschult und nach einer umfassenden Markterkundung das Deutsche Vergabeportal (DTVP) angeschafft. Mit diesem Vergabeportal können geplante Ausschreibungen elektronisch vorbereitet, Formulare für potentielle Bieter bereitgestellt und das Verfahren schließlich von der Veröffentlichung über die Bieterkommunikation bis hin zur Auftragserteilung und statistischen Verfahrensauswertung vollelektronisch abgewickelt werden.

Im Jahr 2019 hat die ZVS insgesamt 74 Vergabeverfahren abgewickelt.

Im Jahr 2020 wurde die ZVS organisatorisch ausgegliedert und zu einem eigenen Geschäftsbereich umgewandelt. Im ersten Halbjahr 2020 wurden von der ZVS 22 Vergabeverfahren abgeschlossen.

Legende:
VgV:  Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge
  (Vergabeverordnung)
VOB/A-EU:  Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen - Teil A.,                 Vergabebestimmungen im Anwendungsbereich der Richtlinie
  2014/24/EU
 Verfahren im Oberschwellenbereich

VOB/A:  Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen - Teil A
UVgO : Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und    Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte                                           (Unterschwellenvergabeordnung)
VOL/A: Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen - Teil A
 Verfahren im Unterschwellenbereich

Zwischenzeitlich konnte die ZVS auch personell gestärkt werden und wird ab Oktober 2020 mit 2,9 VZÄ besetzt sein.

Ziel der ZVS ist es, nach und nach alle Vergabeverfahren der Landkreisverwaltung sowie des Eigenbetriebs Immobilien Kliniken Ostalb abzuwickeln, soweit möglich und sinnvoll in rein elektronischer Form. Um die Vergabeverfahren für alle Beteiligten - insbesondere auch für die Bieter - zu vereinfachen, wurden bereits Handreichungen entwickelt und Formulare überarbeitet. Die ZVS sieht sich insbesondere als internen Dienstleister, der die anderen Geschäftsbereiche der Landkreisverwaltung bei einer rechtssicheren, zügigen, transparenten, kostengünstigen und wirtschaftlichen Auftragserteilung unterstützen möchte.

Der Einsatz des DTVP als technische Vergabeplattform hat sich bewährt. Das Programm ist sehr benutzerfreundlich und führt sowohl die ZVS als auch die Bieter sicher durch den Vergabeprozess. Automatische Kontrollmechanismen und Hinweisfunktionen reduzieren das Fehlerrisiko für beide Seiten. Mithilfe der in das System implementierten Kommunikationsmöglichkeiten können potentielle Bieter über die Ausschreibung an sich, beantwortete Bieterfragen und mögliche Ergänzungen in den Vergabeunterlagen schnell und unbürokratisch informiert werden. Besonders wichtig ist hierbei eine rechtssichere Vergabedokumentation, da eine fehlerhafte Dokumentation häufig als Angriffspunkt für Vergaberügen herangezogen wird. Im Rahmen einer rein elektronischen Verfahrensabwicklung ist es den Bietern möglich, Formulare am Computer auszufüllen, notwendige Dokumente hochzuladen und alle Vergabeunterlagen papierlos einzureichen. Der fristgerechte Eingang der Unterlagen wird dem Bieter vom System umgehend bestätigt. Das zeit- und kostenintensive Ausdrucken sowie das postalische Übersenden von Vergabeunterlagen entfällt dabei ebenso wie das Risiko einer verspäteten Zustellung durch die Postdienstleister. Dies kommt auch der Umwelt zugute. Des Weiteren können die formale Prüfung und die erste Auswertung von eingereichten Unterlagen ebenso vollelektronisch erfolgen wie die Zusammenstellung statistischer Daten.

Im Oktober veranstaltet die ZVS des Ostalbkreises erstmals eine Fachtagung, zu dem die Vergabestellen aller Landkreise des Regierungsbezirks Stuttgart eingeladen werden. Durch den Austausch mit anderen Vergabestellen soll die Arbeit der ZVS im Sinne von „best practice“ weiter optimiert werden.

Finanzierung und Folgekosten

Gemäß Haushaltsplan.

Anlagen

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Sichtvermerke

gez. Dr. Michel, Geschäftsbereich Zentrale Vergabestelle

gez. Wolf, Dezernat I

gez. Kurz, Dezernat II

gez. Dr. Bläse, Landrat