Antrag der Verwaltung

Der Ausschuss für Bildung und Finanzen stimmt der Ausschreibung und dem Abschluss eines Rahmenvertrags für die Beschaffung von PCs und Monitoren in der Landkreisverwaltung ab dem Jahr 2021 mit einer Laufzeit von 4 Jahren zu.

Sachverhalt/Begründung

Der Geschäftsbereich Information und Kommunikation möchte als interner Dienstleister der Landkreisverwaltung den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die bestmöglichen Arbeitsbedingungen zur Verfügung stellen. Ein sehr großer Faktor ist hierbei die Hardwareausstattung des Arbeitsplatzes der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Um den Geschäftsbetrieb der Landkreisverwaltung dauerhaft mit möglichst optimaler Effizienz zu gestalten, ist aktuelle und leistungsfähige Hardware am Arbeitsplatz unabdingbar. Um dies zu gewährleisten, hat der Geschäftsbereich Information und Kommunikation (IuK) alternative Möglichkeiten untersucht, wie diese Anforderungen erfüllt werden können.

Nach Überzeugung der IuK ist der Bezug von Hardware mittels eines Rahmenvertrags die wirtschaftlichste Möglichkeit, die Anforderungen zu erfüllen. Die Vorgehensweise in Zusammenhang mit einem Rahmenvertrag wurde vor dem erstmaligen Abschluss eines Rahmenvertrages im Jahr 2015 mit der Kreiskämmerei sowie mit der Rechnungsprüfung abgestimmt. 2020 steht die Erneuerung des Rahmenvertrages an, da sich die Beschaffung über einen Rahmenvertrag aus Sicht des Geschäftsbereichs Information und Kommunikation vollauf bewährt hat.

Nachfolgend werden die Bedingungen und Details eines Rahmenvertrags erläutert und dargestellt.

1. Ist-Stand / Ausgangssituation

Die aktuelle Nutzungsdauer der Hardware liegt bei Arbeitsplatzrechnern bei etwa 5 Jahren, bei Monitoren eher bei 6 Jahren. Diese Nutzungsdauer der Geräte wurde durch den Abschluss des in 2020 auslaufenden Rahmenvertrags angestrebt und auch nahezu erreicht. Es gilt nun, das erreichte Niveau zu halten. Eine Nutzungsdauer von deutlich mehr als 4 Jahren ist aufgrund der immer schneller erfolgenden technischen Entwicklung in den meisten Fällen unvermeidbar mit Abstrichen bei der PC-Leistung verbunden. In der nachfolgend dargestellten Grafik ist die Altersstruktur ersichtlich. 2019 hatten wir einen Gesamtbestand von 1.668 PCs in folgendem Alter:

2. Soll-Stand

Um das Ziel einer Nutzungsdauer der PCs auf 4 Jahre und von Monitoren auf 6 Jahre auch in den nächsten Jahren zu halten, ist ein jährlicher Austausch von 350 PCs und ca. 400 Monitoren erforderlich. Die Anzahl an zu beschaffenden Monitoren ist durch die Einführung der eAkte deutlich gestiegen, da der Einsatz von 2 Bildschirmen pro Arbeitsplatz inzwischen in den Verwaltungen Standard ist. Durch die guten Erfahrungen des Geschäftsbereichs Information und Kommunikation bei der Beschaffung über einen Rahmenvertrag soll der neue Rahmenvertrag um Arbeitsplatzdruckern und Notebooks erweitert werden. Der Einsatz von Notebooks hat in den letzten Jahren deutlich zugenommen. Hierfür gibt es eine Reihe von Gründen. Die wichtigsten Gründe sollen etwas näher betrachtet werden. Die Landkreisverwaltung des Ostalbkreises nimmt das Thema Vereinbarkeit von Familie und Beruf sehr ernst und richtet − wo sinnvoll möglich − Heimarbeitsplätze ein. Die IuK setzt diese Arbeitsplätze in der Form um, dass der bisherige Arbeitsplatz-PC durch ein Notebook ersetzt wird. Dieses Notebook wird dann wechselweise am Arbeitsplatz in den Räumen der Landkreisverwaltung und am häuslichen Heimarbeitsplatz genutzt. Dies führt zu einer effizienten Nutzung der Hardware. Ein weiterer Aspekt der Nutzung von Notebooks ist die immer weiter fortschreitende Digitalisierung der Verwaltungsprozesse in den Kommunen. Es ist bereits jetzt schon absehbar, dass in einer nahen Zukunft kein Papier mehr verschickt wird. Dieser Umstand macht es erforderlich, dass die Mitarbeiter ihre digitalen Unterlagen mitnehmen können. Die guten Erfahrungen mit der Beschaffung über einen Rahmenvertrag hat die IuK bewogen, auch Arbeitsplatzdrucker/Multifunktionsgeräte mit in die Ausschreibung aufzunehmen. Die IuK erwartet durch die Aufnahme von Arbeitsplatzdruckern/Multifunktionsgeräten in den Rahmenvertrag eine weitere Standardisierung im Bereich der Arbeitsplatzdrucker und eine vereinfachte Beschaffung.
 

Der Geschäftsbereich IuK schlägt deshalb vor, zukünftige Beschaffungen der PCs, Monitore, Notebooks und Arbeitsplatzdrucker im Zuge eines Rahmenvertrags mit einer Laufzeit von 4 Jahren zu tätigen. Hierdurch wäre der Mittelbedarf immer für die nächsten 48 Monate mit einem garantierten Betrag sichergestellt.

3. Gründe für einen Rahmenvertrag

Die IuK sowie die Zentrale Vergabestelle erachtet die Beschaffung der Hardware über einen Rahmenvertrag als die geeignetste Möglichkeit. Die wichtigsten Eckpunkte einer solchen Verfahrensweise sind insbesondere die finanzielle Planungssicherheit über 48 Monate sowie die aus Erfahrungswerten ermittelten günstigeren Konditionen. Deshalb ist diese Alternative nach Überzeugung der IuK auch die wirtschaftlichste Lösung.

Weitere Vorteile sind die garantierte Erfüllung der Leistungsanforderungen der Hardware, die daraus resultierende Gewährleistung von Arbeitsmitteln auf dem Stand der Technik sowie letzten Endes auch die Optimierung des Beschaffungsprozesses für die Hardware.

4. Möglichkeiten der Finanzierung

Für die Finanzierung der Geräte stehen drei Möglichkeiten zur Verfügung, die im Folgenden jeweils kurz erläutert werden:

1. Kauf

Die Geräte werden bei Rechnungstellung erworben und gehen in das Eigentum über.

2. Miet-Kauf

Der Kaufpreis des Geräts wird in monatlichen Raten über den Lebenszyklus des Geräts gesplittet. Nach dieser Zeit geht das Gerät in das Eigentum des Auftraggebers über.

3. Leasing

Für die Geräte wird ein Leasingvertrag abgeschlossen. Nach Ende dieses Vertrages gehen die Geräte zurück zum Leasinggeber.
 

Die Option des Leasings ist nur wirtschaftlich, wenn die Geräte eine Laufzeit von 3 Jahren nicht übersteigen, da nur bei dieser Laufzeit günstige Konditionen erzielt werden. Dies kommt durch die Restwertvermarktung des Anbieters zustande, welche natürlich bei 3 Jahren wesentlich höher ist als bei einer Laufzeit von 4 Jahren. Mit der Option des Leasings wird auch ein höherer Verwaltungsaufwand herbeigeführt, da zusätzlich noch Leasingverträge verwaltet werden müssen. Auch nimmt man sich ein gewisses Maß an Flexibilität. Die Geräte werden zum Leasingende ausgetauscht, wenn jedoch zu diesem Zeitpunkt andere ressourcenfordernde Projekte anstehen und der Austausch nicht erfolgen kann, kann dies zu beträchtlichen Sonderzahlungen für diese Geräte führen.

Bei einem Miet-Kauf muss der Finanzierungsvorschlag des Verkäufers genau betrachtet werden, da bei einem Miet-Kauf das Gerät letztendlich teurer ist als bei einem Sofortkauf.

Aus Sicht der IuK ist der Kauf die geeignetste Lösung für die Finanzierung der Geräte, welche über den Rahmenvertrag beschafft werden sollen.

5. Kostenplanung

Ausgehend davon, dass die Beschaffung der Hardware über einen Rahmenvertrag ca. 10 % günstiger ist als bei jährlichem Einzelbezug von 350 PCs, 400 Monitoren, 50 Notebooks und 50 Druckern ergibt sich folgende Berechnung:

Das Gesamtvolumen des Vertrags beläuft sich somit über die Vertragsdauer hinweg auf 1.704.600 €.

Im Vergleich zu einzelnen Beschaffungen ergibt sich somit eine Einsparung von 47.350 € jährlich.

6. EU-Ausschreibung

Geplant ist die Beschaffung der Hardware über einen Rahmenvertrag ab dem Jahr 2021.

Das Ausschreibungsverfahren wird aufgrund der Überschreitung des Schwellenwertes europaweit als Offenes Verfahren gemäß VgV durchgeführt werden.

Die Ausschreibung wird von der IuK in Absprache mit der Zentralen Vergabestelle erarbeitet und ist zeitlich wie folgt geplant:

-          September 2020: Veröffentlichung der Ausschreibung

-          November 2020: Vergabe

Finanzierung und Folgekosten

Die Finanzierung wird über die Haushaltsjahre 2021-2024 abgedeckt.

Anlagen

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Sichtvermerke

gez. Sanwald, Geschäftsbereich Information und Kommunikation

gez. Wolf, Dezernat I

gez. Kurz, Dezernat II

gez. Pavel, Landrat