Antrag der Verwaltung

1. Der Ausschuss für Bildung und Finanzen stimmt der Einführung des digitalen (papierlosen) Sitzungsdienstes − zunächst auf freiwilliger Basis − zum 01.01.2019 zu.

2. Für die Umsetzung beauftragt der Ausschuss für Bildung und Finanzen die Verwaltung mit der Beschaffung der iPads 12,9“ WiFi+Cellular (256 GB) inklusive Schutzhülle mit integrierter Tastatur und eines Stiftes.

3. Mit der Teilnahme am elektronischen Versand verzichten die Kreistagsmitglieder auf die Zusendung von Sitzungsunterlagen in Papierform.

4. Der Ausschuss für Bildung und Finanzen stimmt der außerplanmäßigen Ausgabe in Höhe von 129.750,00 Euro zu.

Sachverhalt/Begründung

Die Digitalisierung in der Verwaltung und insbesondere auch im Bereich der Gremienarbeit spielt eine immer bedeutendere Rolle. Die Umstellung auf einen papierlosen Sitzungsdienst vollzieht sich mittlerweile bundesweit auf allen Verwaltungsebenen. Die Einführung der papierlosen Ratsarbeit ist Teil der Digitalisierungsstrategie der Landkreisverwaltung, mit welcher der Ostalbkreis als Preisträger des Ideenwettbewerbs „Digitale Zukunftskommune@bw“ der Digitalisierungsstrategie des Landes „digital@bw“ hervorgegangen ist.

Durch die Einführung eines papierlosen Sitzungsdienstes zum 1. Januar 2019 auf freiwilliger Basis und die Ausstattung der Kreisräte mit iPads soll die Gremienarbeit zukunftsorientiert und transparent ausgerichtet werden.

Bereits mit der Einführung der Bürger-, Amts- und Ratsinformationssysteme der Software „ALLRISnet“ der Firma CC e-gov GmbH erfolgte im Jahr 2014 ein erster großer Schritt in diese Richtung. Dadurch kann den Mitgliedern des Kreistags, den Verwaltungsmitarbeitern und allen interessierten Bürgern gleichermaßen ein schneller und unkomplizierter Zugang zu den Sitzungsunterlagen sowie weiteren relevanten Informationen gewährleistet werden.

Um den eingeschlagenen Weg konsequent weiterzugehen und die Gremienarbeit noch effizienter und unkomplizierter zu gestalten, ist künftig der Einsatz von mobilen Endgeräten vorgesehen. Aus diesem Grund hat sich der Ältestenrat in seiner Sitzung am 26. Februar 2018 für die Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes auf freiwilliger Basis ausgesprochen. Das Ergebnis der im Juli 2018 durchgeführten Abfrage unter den Mitgliedern des Kreistags war sehr erfreulich: 58 Kreistagsmitglieder (rund 80 Prozent) haben sich für den papierlosen Sitzungsdienst entschieden.

1. Vorteile digitaler Gremienarbeit

Die papierlose Gremienarbeit bietet unter Nutzung der ALLRIS App insbesondere folgende Vorteile:

• Wegfall des aufwendigen und zeitintensiven Papierversandes (verbunden mit Druck- und Versandkosten).
• Sitzungsunterlagen können schneller und sicherer am Versandtag zur Verfügung gestellt werden (Wegfall des Postwegs).
• Mobiler Zugriff auf Sitzungsunterlagen und Niederschriften sowie Zugriff auf Informationen des Landkreises (z.B. Hauptsatzung, Geschäftsordnung und Sitzungskalender).
• Umfangreiche Recherchemöglichkeiten in den aktuellen und bereits archivierten Unterlagen (zurückgehend bis 2004) sowie Gremienbesetzungen und Profile der Kreistagsmitglieder.
• Platzsparende Aufbewahrung der Sitzungsunterlagen.
• Elektronische Sitzungsunterlagen können − wie Papierunterlagen − mit Textmarkern, Post-it, Lesezeichen und Anmerkungen in der Unterlage bearbeitet werden, verbunden mit entsprechenden Suchfunktionen und Direktzugriffen.
• Zur angenehmeren Lektüre lassen sich sowohl Texte als auch Grafiken und Karten zoomen.

2. Technische Voraussetzungen

Um am papierlosen Sitzungsdienst teilnehmen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• E-Mail-Adresse für jedes Kreistagsmitglied für die Zusendung der Einladungen und den Hinweis auf die eingestellten Sitzungsunterlagen am Versandtag
• Den aktuellen Standards entsprechender WLAN-Zugang
• Mobiles Endgerät, wie beispielsweise ein Tablet-Computer

Im Landratsamt Ostalbkreis wurden unabhängig von der Umstellung auf einen papierlosen Sitzungsdienst, die Sitzungs- und Besprechungsräume und das Foyer mit WLAN (drahtlose Verbindung) als Service für die Öffentlichkeit ausgestattet.

Der Download der Sitzungsunterlagen soll jedoch regelmäßig über die privat oder geschäftlich verfügbare WLAN-Verbindung des Nutzers/der Nutzerin erfolgen. Dies ist auch gängige Praxis anderer Landkreise, die bereits auf die digitale Gremienarbeit umgestellt haben. Darüber hinaus nimmt die Bereitstellung von sog. freien WLANs rasant zu.

3. Beschaffung

Hardware

Für die Umsetzung der papierlosen Kreistagsarbeit wird von der Verwaltung die Verwendung des iPads 12,9“ WiFi+Cellular (256 GB) inklusive Schutzhülle mit integrierter Tastatur und Stift vorgeschlagen. Der Preis für dieses Gerät beträgt inklusive Zubehör ca. 1.400,00 Euro.

Andere Landkreise, die bereits seit mehreren Jahren den papierlosen Sitzungsdienst nutzen, steigen zwischenzeitlich ebenfalls auf Tablets in vergleichbarer Größe um, da dadurch bspw. Baupläne und Flurkarten größer dargestellt und Touch-Systeme präziser eingesetzt werden können. Die Landkreisverwaltung des Ostalbkreises hat aus diesen Erfahrungen entsprechend agiert und sich für das größere iPad-Modell entschieden.

Informationen stehen nach erfolgtem Download auch „offline“ zur Verfügung (ständige Netzanbindung über WLAN oder Mobilfunk ist nicht zwingend erforderlich). Vor diesem Hintergrund ist auch die Ausgabe von SIM-Karten mit Datenvolumen entbehrlich, für die zusätzliche Kosten entstehen würden. Es ist jedoch möglich, eine private SIM-Karte zu verwenden.

Software

Als Software wird die zum Sitzungsprogramm ALLRISnet die zugehörige ALLRIS App verwendet, die mit dem sich bereits in Betrieb befindenden Informationssystemen verknüpft ist.

4. Sicherheit und Datenschutz / Sitzungsvorlagen

Der Aspekt der Sicherheit und des Datenschutzes kann gewährleistet werden. Durch das Rollen- und Rechtekonzept kann der Zugriff und die Bearbeitung auf einen bestimmten Personenkreis begrenzt werden.

Die Dokumente des Ratsinformationssystems werden auf Servern des kommunalen Sitzungsdienstes sicher abgelegt. Der Zugriff ist nur über eine verschlüsselte Verbindung (https) und per Benutzername und Passwort möglich. Nach dem Herunterladen der Dokumente werden diese auf dem Tablet in einem verschlüsselten Verzeichnis abgelegt. Eine Sicherung der lokal abgelegten Dokumente erfolgt nicht. Sie können jederzeit wieder vom zentralen Speicher heruntergeladen werden.

5. Weiteres Vorgehen

Schulung und Geräteübergabe

Die Geräteübergabe soll in der Sitzung des Kreistags am 18. Dezember 2018 erfolgen.

Die Einweisung der Kreistagsmitglieder ist im Januar 2019 geplant, damit im Anschluss ausreichend Zeit bleibt, um sich mit den Geräten vertraut zu machen und ggf. Fragen an die Verwaltung (Geschäftsstelle Kreistag und Geschäftsbereich Information und Kommunikation) zu richten.

Grundsätzlich liegt die Nutzungsdauer der iPads bei fünf Jahren. Die Hard- und Software sowie das Zubehör gehen nach Beendigung der ehrenamtlichen Tätigkeit als Mitglied im Kreistag nach der regulären Legislaturperiode (fünf Jahre) in den Besitz des Nutzers über.

Scheidet ein Nutzer in seiner Funktion als Kreistagsmitglied vor Ablauf der regulären Legislaturperiode aus, ist die Hard- und Software sowie das Zubehör bei der Geschäftsstelle Kreistag abzugeben. Das Gerät wird dann auf seine Werkseinstellungen zurückgesetzt, so dass keine persönlichen Daten mehr vorhanden sind. Im Hinblick auf die zeitnahe Kommunalwahl im Jahr 2019 ist vorgesehen, dass wiedergewählte Personen ihr Tablet behalten und ausscheidende Kreisräte ihr Gerät zurückgeben.

Verzicht auf ausgedruckte Unterlagen

Mit der Teilnahme am elektronischen Versand verzichten die Kreistagsmitglieder auf die Zusendung von Sitzungsunterlagen in Papierform (ausgenommen davon ist der Haushaltplan sowie Unterlagen, die vom Landrat im Einzelfall festgelegt werden).

Ab der Legislaturperiode 2019 bis 2024 wird der Kreistag ganzheitlich auf Tablets umgestellt.

Finanzierung und Folgekosten

Die geplanten Gesamtkosten für die Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes belaufen sich auf insgesamt 129.750,00 Euro. Darin sind 90 iPads mit Zubehör (Schutzhülle, Tastatur und Stift) zu je 1.400,00 Euro enthalten, welche den Mitglieder des Kreistags, der Landkreisverwaltung, den Vorständen der Kliniken Ostalb gkAöR, etc. zur Verfügung gestellt werden. Die ganzheitliche Umstellung des Kreistags auf Tablets ab Juli 2019 ist hierbei miteinkalkuliert. Die Kosten für die IT-technische Umstellung des ALLRIS-Betriebes belaufen sich auf 3.750,00 Euro.

Die finanziellen Mittel in Höhe von 129.750,00 Euro werden aus dem Haushalt 2018 als außerplanmäßige Ausgabe bereitgestellt.

Anlagen

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Sichtvermerke