Antrag der Verwaltung

Der Ausschuss für Bildung und Finanzen befürwortet die Planungen der Landkreisverwaltung zur Einrichtung einer zentralen Vergabestelle.

Die Verwaltung wird beauftragt, die organisatorischen Voraussetzungen zu schaffen, im Stellenplan 2019 entsprechende Stellen auszuweisen und diese möglichst bis zum 1. Januar 2019 zu besetzen. Gleichzeitig wird die Verwaltung beauftragt, im Ausschuss für Bildung und Finanzen regelmäßig über den aktuellen Stand zu berichten.

Sachverhalt/Begründung

Die Gemeindeprüfungsanstalt (GPA) hat im Prüfungsbericht über die Prüfung der Bauausgaben des Ostalbkreises 2012 bis 2016 zahlreiche Vergaberechtsfehler beanstandet. Sie befürwortete daher ausdrücklich, in Anbetracht der Vielzahl der vom Kreis zu vergebenden Bau-, Liefer- und Dienstleistungen sowie der Änderungen des Vergaberechts und der bevorstehenden Durchführung elektronischer Vergaben, die Aufgaben in einer zentralen Vergabestelle zu bündeln.

Die Einhaltung der vergaberechtlichen Bestimmungen ist insbesondere von enormer Bedeutung, da Vergaberechtsfehler neben Schadenersatzforderungen seitens der Bieter und bei öffentlich geförderten Maßnahmen auch zur Rückforderung erhaltener Fördergelder führen können.

Aktuelle Situation: Vergabeverfahren in der Landkreisverwaltung

Derzeit sind die Vergabeverfahren innerhalb der Landkreisverwaltung dezentral organisiert. Dies bedeutet, dass die einzelnen Geschäftsbereiche weitgehend selbst für die Beschaffung bzw. den Einkauf der von ihnen benötigten Waren bzw. Dienstleistungen verantwortlich sind und damit auch für die rechtliche Abwicklung der Vergabeverfahren. Eine Ausnahme in kleinerem Umfang stellt lediglich der Bereich Einkauf im Geschäftsbereich Organisation dar, der in begrenzter Zahl elektronische Vergabeverfahren auch für andere Geschäftsbereiche vornimmt.

Zurzeit erfolgt die fachliche Beratung und die Klärung schwieriger Rechtsfragen bezüglich Ausschreibungen und Vergaben durch den Justitiar des Landkreises und die Prüfer beim Geschäftsbereich Rechnungsprüfung. Zusätzlich werden von den einzelnen Geschäftsbereichen auch teilweise kostenintensive externe Beratungen eingeholt.

Aus dieser dezentralen Organisation der Vergabeverfahren entstehen folgende Defizite:

• Kein einheitlicher Vergabeprozess in den einzelnen Geschäftsbereichen. Daraus können vermeidbare Fehlerquellen entstehen (z. B. falsche Auswahl des Vergabeverfahrens, Nicht-Einhaltung vorgeschriebener Termine und Veröffentlichungen, fehlerhafte Submissionen, unvollständige Dokumentationen, …).
   
• Erheblicher Einzelaufwand: Allein die Zusammenstellung der Formulare der Vergabeunterlagen, Submissionstermine und Dokumentationen bindet in jedem Geschäftsbereich personelle Kapazitäten.

Änderungen des Vergaberechts und bevorstehende Pflicht zur Durchführung elektronischer Vergaben:
 

Bisher wurden nur teilweise elektronische Vergabeverfahren (E-Vergabe) angewendet. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass ab Oktober 2018 das gesamte Vergabeverfahren im Bereich der EU-weiten Ausschreibungen - dazu zählt z. B. auch die Kommunikation mit den Bietern während des Verfahrens - ausschließlich elektronisch durchgeführt werden muss. Ab Januar 2019 bzw. Januar 2020 muss auch im Unterschwellenbereich bei Einführung der UVGO die Einreichung mithilfe elektronischer Mittel akzeptiert bzw. vorgegeben werden. Das für die E-Vergabe notwendige Know-how liegt in den meisten Geschäftsbereichen jedoch (noch) nicht vor.
 

Unter Berücksichtigung der anstehenden Großprojekte (Union-Landratsamt, Generalsanierung und Erweiterung KBSZ Schwäbisch Gmünd) muss der Großteil der Ausschreibungen elektronisch durchgeführt werden. Hier sollte in jedem Fall auf eine professionelle Abwicklung der Vergaben höchster Wert gelegt werden.
 

Planungen der Landkreisverwaltung: Erstellung und Umsetzung einer „Dienstanweisung Vergabe“ und Schaffung einer zentralen Vergabestelle:

1. Die Landkreisverwaltung erstellt in einem ersten Schritt eine „Dienstanweisung Vergabe“, die für alle Bereiche in der Zuständigkeit der Landkreisverwaltung und der Eigenbetriebe als zwingend verbindlich anzuwenden ist. Anzustreben ist auch eine Ausweitung ihrer Anwendung auf die Hospitalstiftung zum Heiligen Geist in Ellwangen und die Kliniken Ostalb gkAöR.

 Dadurch werden einheitliche Strukturen und Vorgaben für die Vergabeabwicklung geschaffen, den Geschäftsbereichen wird die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben in den Vergabeverfahren erleichtert und durch ein transparentes, einheitliches Vorgehen wird Klarheit geschaffen, welche Rahmenbedingungen bei Vergaben zu beachten sind.

2. In einem weiteren Schritt ist es auch organisatorisch sinnvoll, künftig eine zentrale Vergabestelle bei der Landkreisverwaltung einzurichten und dort die Abwicklung der Vergabeverfahren zu zentralisieren. Dadurch entstehen folgende Vorteile:

• Die Geschäftsbereiche können sich nach Übernahme des formellen Vergabeverfahrens durch die zentrale Vergabestelle auf die Leistungsbeschreibung / Leistungsverzeichnisse und deren fachliche bzw. fachtechnische Wertung und Prüfung konzentrieren.

• Die Geschäftsbereiche werden von administrativen Aufgaben entlastet (Prüfung von Formularen, Bekanntmachungen, Dokumentationsaufgaben, Fristenüberwachung, Anfertigung von Vergabevermerken, …).
   
• Die zentrale Vergabestelle begleitet die Geschäftsbereiche bei der Erstellung von Bau-, Liefer- und Leistungsverträgen sowie Architekten- und Ingenieurverträgen. Da bei der zentralen Vergabestelle das vergaberechtliche Fachwissen konzentriert zur Verfügung steht, muss das erforderliche Know-how nicht mehr in den Geschäftsbereichen vorgehalten werden. Hierdurch lassen sich die Rechtsstreitigkeiten im Zusammenhang mit den Vergabeverfahren reduzieren.

• Eine zentrale Vergabestelle kann zudem die Bündelung von Ausschreibungen der Kernverwaltung und ggf. auch der Kliniken organisieren (z. B. Strom für die Dienststellen, Schulen, Flüchtlingsunterkünfte, Kliniken, Schönborn Haus,…), somit können Kosteneinsparungen aufgrund höherer Ausschreibungsmengen erzielt werden.

Die zentrale Vergabestelle könnte zusätzlich als Dienstleister für die Kommunen im Ost-albkreis tätig werden, da die Städte und Gemeinden ab Oktober 2018 bei elektronisch durchzuführenden Vergabeverfahren möglicherweise Unterstützung benötigen werden.

Weiteres Vorgehen:

Die Geschäftsbereiche Personal und Organisation sowie Rechnungsprüfung sind derzeit dabei, die erforderlichen Grundlagen für die Landkreisverwaltung zu erheben (insbesondere Vergabevolumina in den einzelnen Geschäftsbereichen pro Jahr, aktuell eingesetzte Personalkapazitäten), um einen abgestimmten Vorschlag zur Umsetzung der zentralen Vergabestelle - möglichst unter Nutzung bereits bestehender Personalkapazitäten - sowie zur organisatorischen Verortung innerhalb der Landkreisverwaltung umzusetzen. Die Leitung der Vergabestelle sollte über fundiertes juristisches Fachwissen verfügen (idealerweise Volljurist/in oder Mitarbeiter/in im gehobenen Dienst mit gutem Fachwissen und Verwaltungserfahrung). Um hierfür eine entsprechend qualifizierte Fachkraft zu gewinnen, sollte die Dotierung der Stelle nach Besoldungsgruppe A 12 LBesG/ EG 13 TVöD erfolgen. Ziel ist, die Stelle bis zum 1. Januar 2019 zu besetzen. Zusätzlich sollte zu Beginn ergänzend eine Vollzeitkraft in der zentralen Vergabestelle tätig sein. Im Stellenplan 2019 sind daher entsprechende Stellen bereitzustellen. Der Aufbau der zentralen Vergabestelle ist sukzessive (d.h. angepasst an die Nachfrage) geplant.

Finanzierung und Folgekosten

Die anfallenden Personalkosten in Höhe von jährlich rund 150.000 Euro sind ab dem Haushaltsjahr 2019 über den Personaletat bereitzustellen.

Anlagen

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Sichtvermerke