Antrag der Verwaltung

Der Ausschuss für Bildung und Finanzen

1. stimmt der dargestellten Konzeption zur Digitalisierung der Landkreisverwaltung und den organisatorischen Veränderungen zu.

2. ermächtigt die Verwaltung, die beantragten Stellen im Vorgriff auf den Stellenplan 2019 auszuschreiben und zu besetzen.

Sachverhalt/Begründung

Landesweiter Ideenwettbewerb „DigitaleZukunftskommune@bw“

- Wettbewerb des Ministeriums für Inneres, Digitalisierung und Migration

Digitalisierung ist ein harter Standortfaktor. Landkreise, Städte und Gemeinden mit einem hohen Digitalisierungsgrad bleiben attraktiv für Wirtschaft und Bürger, wenn sie z.B. ein flächendeckend schnelles Internet oder digitale Anwendungen zur Verfügung stellen. Gerade für Kommunen des ländlichen Raums bietet die Digitalisierung große Chancen und sie hat einen entscheidenden Einfluss auf deren Entwicklung. Das Thema Digitalisierung ist in voller Fahrt und beinhaltet die Chance, die Lebens- und Standortqualität, den Bürgerservice und die Wirtschaftlichkeit kommunalen Handelns für die Bürgerschaft nachhaltig zu verbessern.

Um den Standort Baden-Württemberg zu stärken und die Lebensqualität der Menschen zu verbessern, setzt das Land eine landesweite Digitalisierungsstrategie „digital@bw“ um. Das Ministerium für Inneres, Digitalisierung und Migration hat am 30. August 2017 den landesweiten Ideenwettbewerb „Digitale Zukunftskommune@bw“ mit einer Bewerbungsfrist bis zum 31. Dezember 2017 ausgelobt.

Das Land Baden-Württemberg stellt für den im Rahmen der Digitalisierungsstrategie
digital@bw ausgerufenen Wettbewerb insgesamt rund 7,6 Millionen Euro zur Verfügung.
Mit dem Ideenwettbewerb werden bis zu vier digitale Modellkommunen in den Bereichen der Verwaltung, Mobilität oder Gesundheit gefördert (Teil A des Wettbewerbs). Darüber hinaus werden weitere 50 Kommunen bei der Entwicklung ihrer (individuellen) Digitalisierungsstrategien unterstützt (Teil B des Wettbewerbs). Bereits begonnene Projekte sind nicht förderfähig.

Antragsberechtigt sind neben Städten und Gemeinden auch Landkreise sowie interkommunale Zusammenschlüsse und Kommunalverbünde. Die Auswahljury für den landesweiten Wettbewerb wurde unter dem Vorsitz des Ministeriums für Inneres, Digitalisierung und Migration und unter Beteiligung des Gemeindetags, des Städtetags und des Landkreistags gebildet sowie mit weiteren Vertretern aus Wirtschaft und Wissenschaft besetzt.

Insgesamt haben 72 Kommunen am Förderprogramm „Digitale Zukunftskommune@bw“ teilgenommen. Für die Modellvorhaben von Teil A steht jeder Modellkommune ein maximaler Zuschussbetrag von 1,1 Millionen Euro zur Verfügung (bis 50 % der förderfähigen Kosten). 62 der Bewerber haben sich um eine Förderung zur Entwicklung ihrer Digitalisierungsstrategie in Höhe von bis zu 45.000 Euro (Teil B) beworben. Die 62 Bewerber teilen sich in neun Landkreise und Zusammenschlüsse von Kommunen, 30 Große Kreisstädte sowie 23 Städte und Gemeinden bis einschließlich 20.0000 Einwohner auf. Aus den besten Strategien werden mindestens vier Kommunen ausgewählt, die mit bis zu 100.000 Euro einige ihrer Ideen umsetzen können.

Die detaillierte Ausschreibung des Wettbewerbs und das Förderprogramm können Sie der Anlage 1 entnehmen.

Bewerbung der Landkreisverwaltung für den Wettbewerb „Digitale Zukunftskommune@bw“

Nach einer Informationsveranstaltung des Landkreistages Baden-Württemberg Anfang
Oktober vergangenen Jahres hat sich gezeigt, dass eine Bewerbung für den Teil A für den Ostalbkreis nicht in Frage kommt. Zielgruppe für diesen Teil sind Großstädte, die insbesondere in allen Bereichen (Mobilität, Bildung, Energie, Gesundheit, Verwaltung, Handel) bereits konkrete Strategien und Projekte vorzuweisen haben.

Das Landratsamt Ostalbkreis hat sich deshalb mit dem beigefügten Konzept „Digitale Zukunft der Landkreisverwaltung im Ostalbkreis“ an Teil B des landesweiten Ideenwettbewerbs beworben (Anlage 2). Inhalt der Bewerbung ist eine Digitalisierungsstrategie, die auf der Basis der bisher umgesetzten Digitalisierungsprojekte aus heutiger Sicht die Möglichkeiten der digitalen Entwicklung der Landkreisverwaltung bis zum Jahr „2025 plus x“ beinhaltet.

Mit der Bewerbung des Ostalbkreises werden insbesondere folgende Ziele verfolgt:

• Grundlegende Serviceverbesserungen für die Bürgerinnen und Bürger im Landkreis,
• Ganzheitliche Verbesserung der Kommunikation mit den Kunden der Landkreisverwaltung,
• Steigerung der Effizienz der Verwaltung und
• Erleichterung des persönlichen und virtuellen Zugangs

Mit der Vision „Verzicht´ auf den Behördengang - Bürgerservice fängt zu Hause an“ hat die Landkreisverwaltung eine Gesamtkonzeption ausgearbeitet. Den Bürgern soll künftig sowohl der persönliche Behördengang (z.B. durch Online-Terminvereinbarung oder Wartezeiten-App) erleichtert als auch der Bürgerservice über Online-Dienste ermöglicht werden. Die Konzeption beinhaltet deshalb verschiedene Möglichkeiten der Mobilitätserleichterung und -reduktion sowie unterschiedliche Formen der Beteiligungsmöglichkeiten für Mitarbeiter und Kunden. Der Status Quo wurde erhoben sowie eine „Roadmap 2025+“ inklusive Handlungsfeldern und Einzelmaßnahmen erarbeitet.

Die Bewerbung des Ostalbkreises für die „Digitale Zukunftskommune@bw“ ist eng mit der bereits am 4. Oktober 2017 im Ausschuss für Bildung und Finanzen vorgestellten Konzeption „Digitale Strategie Landkreisverwaltung 2020“ verknüpft, da die Einführung digitaler Bürgerdienste nur dann erfolgreich ist, wenn auch innerhalb der Verwaltung die eingegangenen digitalen Informationen und Dateien konsequent auf diesem Weg medienbruchfrei (= ohne Papier) weiterverarbeitet werden können. Dieser fundamentale Umbruch in der Arbeitsweise der öffentlichen Verwaltung ist gerade im Hinblick auf die Schaffung des neuen zweiten Standorts der Landkreisverwaltung auf dem UNION-Areal von allergrößter Bedeutung.

Die Landkreisverwaltung plant, im Falle einer Landesförderung, eng mit der Hochschule für öffentliche Verwaltung und Finanzen Ludwigsburg zu kooperieren. Aber auch unabhängig davon, inwieweit eine Förderung des Ostalbkreises durch das Land Baden-Württemberg erfolgen wird, wurden mit der Hochschule bereits konkrete Schritte vereinbart. Hierzu zählt beispielsweise die Konzeption eines „Ostalbkreis-Chatbots“ im Rahmen eines Fachprojekts ab dem Wintersemester 2018/2019. Die Konzeption und Umsetzung weiterer Einzelmaßnahmen ist möglich und kann nach einer möglichen Förderzusage angegangen werden.

Die Bekanntgabe der Gewinner findet im Rahmen der Preisverleihung am 3. Mai 2018 im Ministerium für Inneres, Digitalisierung und Migration Baden-Württemberg mit Innen- und Digitalisierungsminister Thomas Strobl und den Kommunalen Landesverbänden statt.

Nach der Preisverleihung erfolgt für die geförderten Kommunen aus Teil B des Wettbewerbs die Durchführung eines Agenda-Prozesses mitsamt digitaler Ergebnisdokumentation.

Digitale Gesamtstrategie und organisatorische Umsetzung innerhalb der Landkreisverwaltung

I. Aktueller Sachstand

Die „Digitale Strategie Landkreisverwaltung 2020“ (Vorlage 152/2017) wurde vom Ausschuss für Bildung und Finanzen in der Sitzung am 4. Oktober 2017 einstimmig beschlossen. Inhaltlich handelt es sich dabei in erster Linie um ein internes Strategiepapier zur Umsetzung der Elektronischen Akte (E-Akte) sowie weiteren verwaltungsinternen Handlungsfeldern der Digitalisierung.

Zwischenzeitlich sind mehr als sieben Monate vergangen. Die aktuell rasante politische Entwicklung im Bereich E-Government zeigt auf, dass die Digitalisierung bei Bund, Ländern, Landkreisen und Kommunen immer mehr als eine der wichtigsten Zukunftsaufgaben in den Mittelpunkt rückt. So wurde in der neuen Bundesregierung als Staatsministerin im Bundeskanzleramt Frau Dorothee Bär mit der Zukunftsaufgabe „Digitalisierung“ beauftragt. Beim Land Baden-Württemberg wurde im Ministerium für Inneres, Digitalisierung und Migration die Stabstelle für Digitalisierung und eine eigene Abteilung „E-Government/ Verwaltungsmodernisierung“ eingerichtet. Herr Stefan Krebs übernimmt als Chief Information Officer (CIO) und Chief Digitale Officer (CDO) in Baden-Württemberg federführend die Verantwortung für die digitale Transformation. Natürlich überlegen auch die Kommunen, wie sie das Thema Digitalisierung in der bestehenden organisatorischen Einheit als eine der wichtigsten zukünftigen (Querschnitts-) Aufgaben einrichten und dauerhaft erfolgreich umsetzen können. Im Hinblick auf die vier Revolutionen der Industriegeschichte: Maschinenkraft (Dampfmaschine), Automation (Fließband), Digitalisierung (Computer) und Vernetzung stehen alle Sektoren heute vor einer riesigen Aufgabe und Herausforderung, um in der Region, im Land und auf der Welt attraktiv und wettbewerbsfähig bleiben zu können.

II. Grundlagen und weiteres Vorgehen
 

Ziel der Landkreisverwaltung ist es, sich fit für eine digitale und innovative Zukunftskommune zu machen. Deshalb müssen auch zukünftig alle weiteren Schritte konsequent vorangetrieben werden, um auf dem richtigen digitalen Kurs bleiben zu können.

Das Schaubild der KGSt (Anlage 3) zeigt die digitale Verwaltung in ihrer Umwelt bzw. ihrem „Ökosystem.“ Dieses Modell lässt die vielfältigen Rollen und Systeme der Digitalisierung erkennen. Die Gestaltungsfelder jedes Teilnehmers sind dabei zu fokussieren. Die größte Herausforderung ist in diesem Zusammenhang, Schnittstellen und Wechselwirkungen zu erkennen.

III. Handlungsfelder der Gesamtkonzeption „Digitale Zukunftskommune Ostalbkreis“

Im Hinblick auf die bisherigen Arbeiten und die Erfahrungen auch im Austausch mit anderen Landkreisen und Kommunen ist es jetzt zwingend erforderlich, umgehend eine detaillierte digitale kommunale Gesamtstrategie zu entwickeln und umzusetzen, denn das Thema Digitalisierung betrifft nicht nur die Landkreisverwaltung als solche, sondern muss gesamtheitlich im Kontext mit allen Beteiligten stehen. „E-Government“ mit Potenzialen und echtem Nutzen ist dabei das höchste Anliegen.

Die Landkreisverwaltung hat für den Ostalbkreis eine Gesamtstrategie „Digitale Zukunftskommune Ostalbkreis“ mit Handlungsfeldern und Arbeitspaketen konzipiert (Anlage 4). Die fünf wichtigsten Handlungsfelder mit echtem Nutzen sind dabei „Infrastruktur“, „Service“, „E-Government“, „Portallösungen“ und „Digitale Region/Open Data“.

1. Infrastruktur: Basis „E-Akte“
    

Zur Infrastruktur zählen alle Arbeitspakete, welche unerlässlich sind, um selbst für den Bürger digital erreichbar zu werden. Dies ist wesentliche Voraussetzung, um vernetzt und übergreifend arbeiten zu können.

Das wichtigste Handwerkszeug ist zunächst die Einführung der Elektronischen Akte (E-Akte). Hierauf bauen die weiteren Aktivitäten wie beispielsweise der elektronische Aktenaustausch auf (z.B. gesetzliche Vorgabe ab 2022 mit der Justiz/“E-Justice“) bzw. stehen in unmittelbaren Zusammenhängen (z.B. elektronische Post = E-Posteingang/E-Postausgang).

Bei der Bearbeitung aller Arbeitspakete folgt automatisch eine Re-Organisation bzw.
Geschäftsprozessoptimierung.

2. Service

Digitale Transformation kann nur gelingen, wenn Verwaltungsprozesse standardisiert für alle Mitarbeiter dokumentiert werden. Dies bedarf konzeptioneller Maßnahmen für nahezu alle Arbeitspakete im Bereich „Infrastruktur“. Die strategische Projektbetreuung (Geschäftsbereiche Organisation sowie Information und Kommunikation) ist immer an allen Arbeitspakten beteiligt. Gleichzeitig sind Verantwortliche mit Aktivitäten aus dem Fachamt gefragt (z.B. E-Post-eingang, E-Rechnung, E-Justice, E-Siegel…).

Beides zusammen macht eine ganzheitliche Betrachtung und ein abgestimmtes Vorgehen möglich.

Zusammenfassend ist festzustellen, dass die Handlungsfelder „Infrastruktur“ und „Service“ einen standardisierten Orientierungsrahmen für alle Mitarbeiter der Verwaltung geben.

3. E-Government

Zwingende Voraussetzung für E-Government ist die Umsetzung der Handlungsfelder „Infrastruktur“ und „Service“ in der Landkreisverwaltung, da die Arbeitspakete „Online-Verwaltungs-dienstleistungen“, „E-Justice“ oder „E-Payment“ nur dann für die Bürgerschaft und die weiteren Partner bereitgestellt werden können. Das „Bürger-Serviceportal“ kann z.B. auch nur sinnvoll gestartet werden, wenn der infrastrukturelle „Formularserver“ in der Verwaltung eingerichtet ist.

4. Einführung von Portallösungen

Mit der Einrichtung von Portallösungen sollen Online-Verwaltungsdienstleistungen von
Kommunen und anderen Akteuren als Gesamtpaket zur Verfügung stehen. Ziel ist es, Online-Verwaltungsdienstleistungen in einem Gesamtpaket abrufen zu können (wie z.B. Online-Einkauf mit Bezahlung). Damit soll eine Entlastung des Bürgers erreicht werden und es soll endlich möglich werden, Daten, welche bei der öffentlichen Hand vorgelegt wurden, mit entsprechender Einwilligung wiederzuverwenden (Artikel 6 Absatz 1a EU-Datenschutzgrund-verordnung). Damit werden bei Anträgen ständige Neuangaben und Wiederholungen vermieden (Once-Only-Prinzip). Der Bund wurde mit der Resolution des Landkreistages am 26. Januar 2018 im Rahmen der Landrätekonferenz aufgefordert, die technischen und rechtlichen Voraussetzungen für das „Once-Only-Prinzip“ einzurichten (der IT-Planungsrat des Bundes ist derzeit dabei, eine Portalarchitektur zu erarbeiten. Ziel ist es, zukünftig bestehende Portale als „Gateway“ verknüpfen zu können).

Beispiel: Beim Kindergeldantrag greift das Service-Portal der Familienkasse auf die beim Service-Konto des Bürgers hinterlegten Dateien in anderen Portalen (z.B. Stadt - Geburtsurkunde, Finanzamt - Steuer-ID etc.) zu. Selbstverständlich ist hier das Einverständnis des Bürgers aus datenschutzrechtlichen Gründen erforderlich.

Eine solche Portallösung wäre ein echter Durchbruch im Hinblick auf schnelle, einfache und effiziente Verwaltungsverfahren.

5. Digitale Region - Open Data

Mit der „Digitalen Region“ verlassen wir das Haus „Landkreisverwaltung“ und die Beziehung Kommune – Bürger und öffnen uns den weiteren Beteiligten unserer Umwelt. Unter dem Angebot „Open Government“ wird der Ansatz verstanden, das Verwaltungshandeln zu Dritten zu öffnen und Akteure an den Entscheidungen der Verwaltung zu beteiligen und zu vernetzen. Drei Säulen sind dabei die wichtigste Grundlage: Transparenz, Beteiligung und Zusammenarbeit. Open Data ist als Basiselement die konsequente und logische Fortführung des Transparenzgedankens auf dem Weg zu Open Government. Über das reine Veröffentlichen von Daten und Informationen hinaus sollen künftig Datenbestände öffentlicher Stellen in maschinenlesbaren und offenen Formaten zur freien Weiterverwendung durch externe Dritte wie z. B. Bürger und Wirtschaft verfügbar gemacht werden.

Beispiel: Angebot von leerstehenden Gebäuden und Ladenflächen als Open Data-Format. Verschnitten mit ebenfalls anonymisierten verfügbaren Einkommensstatistiken pro Bürger und Stadtteil, Verkehrsanbindungsdaten, Bevölkerungsstatistiken wie Altersstruktur und anderen Infrastrukturdaten ließen sich so für Geschäftsgründungen mittels entsprechender Auswertungen oder Apps die optimalen Standorte für Geschäfte ermitteln.

Zusammenfassend ist festzustellen, dass die Handlungsfelder „E-Government“ und
„Portallösungen“ sowie „Digitale Region/Open Data“ Leistungen unmittelbar an die
örtliche Gemeinschaft weitergeben.

IV. Gesamtkonzeption „Digitale Zukunftskommune Ostalbkreis“ - Umsetzung

Status Quo

Die Landkreisverwaltung ist seit November 2013 mit einer Projektsteuerungsgruppe, bestehend aus den Geschäftsbereichen Personal und Organisation sowie Information und Kommunikation dabei, die strategische und fachliche Betreuung aller Digitalisierungsaufgaben umzusetzen. Dabei werden die Geschäftsbereiche der Landkreisverwaltung von Anfang an entsprechend einbezogen, denn Digitalisierung kann nur gemeinsam gelingen.

Die Digitalisierungsaufgaben werden aktuell (Stand 1. Mai 2018) mit folgender Anzahl von Stellen erledigt:
 

Geschäftsbereich Personal und Organisation

seit  11/2013  50 % Digitalisierungsbeauftragte

seit  09/2017  50 % Digitalisierungsbeauftragte
 

Geschäftsbereich Information und Kommunikation (IuK):

seit  11/2013 70 % DMS/Fachverfahren, technische Umsetzung
seit 11/2013 30 % DMS/Fachverfahren, technische Umsetzung
seit 11/2013 50 % Schulung aller Mitarbeiter im DMS

Für die Umsetzung des Arbeitspaketes E-Post werden für den Elektronischen Posteingang folgende Personen eingesetzt:

seit  10/2016 5-10 % Zentrale Dienste, Koordination

seit  10/2016 55 % Posteingangsverscannung

seit 07/2017 50 % Posteingangsverscannung

seit 01/2017 10 % Posteingangsverscannung

Von den o.g. Stellen, die aktuell mit der Digitalisierung befasst sind, wurde insgesamt lediglich eine Stelle (2 x 50 % Digitalisierungsbeauftragte) nur für die Umsetzung der Digitalisierung neu eingerichtet; die restlichen Stellen bestanden bereits vorher und wurden durch interne Umschichtungen von Aufgaben für die Digitalisierung verfügbar gemacht.

Im Fall einer Förderung beim landesweiten Wettbewerb „Digitale Zukunftskommune@bw“ und angesichts der dann zu erledigenden Arbeiten muss das Thema „Digitalisierung in der Landkreisverwaltung“ insgesamt neu aufgestellt werden.

Einrichtung einer Stabstelle „Digitalisierung und Datenschutz“ im Dezernat I und

Benennung von Projektverantwortlichen

Digitalisierung ist ein Querschnittsthema, das alle Dezernate der Landkreisverwaltung betrifft. Bei der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten liegt der Schwerpunkt bisher immer bei den Digitalisierungsbeauftragten und damit beim Bereich der Organisation. Der Geschäftsbereich Information und Kommunikation ist verantwortlich für passende technische Lösungen, um gemeinsam die digitale Transformation erfolgreich umzusetzen. Für die künftigen Handlungsfelder bzw. Arbeitspakete der Digitalisierung werden jeweils Projektverantwortliche aus den betroffenen Geschäftsbereichen benannt (Anlage 5).

Wichtig ist allerdings, dass das Thema Digitalisierung an einer zentralen Stelle aus organisatorischer und technischer Sicht koordiniert und zusammengeführt wird und dass hier die Gesamtverantwortung für alle Aktivitäten liegt. Hier sollte zusätzlich auch das Thema „Datenschutz“ miteinbezogen werden, da zwischen den Themen „Digitalisierung“ und „Datenschutz“ sehr enge Wechselwirkungen bestehen. Diese zentrale Rolle für die Digitalisierung soll ab 1. Juni 2018 die neue Stabstelle „Digitalisierung und Datenschutz“ übernehmen, welche aufgrund der engen Verbindungen und vielfältigen Schnittstellen zu den Bereichen Organisation sowie IuK beim Verwaltungsdezernat angesiedelt sein soll. Die Vielzahl an unterschiedlichen Handlungs- und Arbeitsfeldern benötigt eine gründliche Erarbeitung der Thematik sowie eine sehr intensive zeitliche Betreuung durch die Digitalisierungsbeauftragten sowie die IT. Aktuell sind die internen Verfahren und komplexen Prozesse von 1.500 Büroarbeitsplätzen von den Digitalisierungsbeauftragten sowie der IT zu betreuen.

Die zunehmenden neuen gesetzlichen Regelungen beim Thema „Digitalisierung“ müssen in Einklang mit den organisatorischen und technischen Möglichkeiten gebracht werden. Dies macht die Transformation von elektronischen Prozessen in der Verwaltung oft sehr komplex. Gleichzeitig erfordert dies zusätzliches Know-How sowie eine gute Netzwerkarbeit mit dem Landkreistag und den anderen Landkreisen.

Zur erfolgreichen Umsetzung der Digitalen Gesamtstrategie Ostalbkreis ist es deshalb zwingend erforderlich, zwei zusätzliche Stellen einzurichten (eine Stelle in der Stabstelle „Digitalisierung und Datenschutz“ und eine Stelle im Geschäftsbereich Information und Kommunikation).

Somit verfügt die Stabstelle „Digitalisierung und Datenschutz“ künftig über 2,0 Stellen. Die betreffenden MitarbeiterInnen koordinieren sich in Form einer Projektorganisation, in welcher aufgabenbezogene Schwerpunkte gesetzt werden und gleichzeitig garantiert wird, dass die Ziele der Digitalen Gesamtstrategie Ostalbkreis nachhaltig erreicht werden.

Des Weiteren soll der Geschäftsbereich Information und Kommunikation um eine Stelle erweitert werden (klassische IT möglichst mit Verwaltungskenntnissen für den technischen Teil). Die zusätzliche Stelle im Geschäftsbereich Information und Kommunikation wird insbesondere benötigt, um im technischen Bereich der IT die für eine Digitalisierungsstrategie erforderlichen infrastrukturellen Lösungen sicherstellen zu können.

Finanzierung und Folgekosten

Die Personalaufwendungen werden über den Personaletat abgewickelt.

Anlagen

Anlage 1 Ausschreibung landesweiter Ideenwettbewerb

  „Digitale Zukunftskommune@bw“

Anlage 2  Bewerbung des Ostalbkreises am Ideenwettbewerb

Anlage 3  Das Ökosystem der digitalen Verwaltung

Anlage 4  Digitale Zukunftskommune Ostalbkreis – Schaubild Gesamtstrategie

Anlage 5  Handlungsfelder/Arbeitspakete mit Projektverantwortlichen

Sichtvermerke