Beschlussantrag

Der Verwaltungsrat stimmt der Implementierung der Departmentorganisation zu.

Sachverhalt/Begründung

Die Medizinstrategie 2020+ wurde am 26.09.2017 vom Verwaltungsrat der
Kliniken Ostalb gemeinnützige kAöR beschlossen und vom Kreistag am 17.10.2017 bestätigt. Teil der Medizinstrategie 2020+ ist die Umsetzung einer haus- und professionsübergreifenden Aufbauorganisation, der sog. Departments. Diese ersten Gedanken sind auf S. 47 ff. des Memorandums ausgeführt und Teil des o. g. Kreistagsbeschlusses.

Zu Jahresbeginn, am 15.01.2018, haben sich die sog. „Schlüsselpersonen“ des Unternehmens in einer Klausur mit der konkreten Ausgestaltung der Departments beschäftigt. Hier stand im Fokus, wie die Aufbauorganisation gestaltet sein soll, welche Themen durch das Department bearbeitet, welche Kompetenzen diesen zugesprochen werden sollen und welche Voraussetzungen und kritischen Erfolgsfaktoren beachtet werden müssen. In dieser Klausur konnten alle wesentlichen Grundzüge der Departments erarbeitet werden. Die Ergebnisse wurden von der Firma Kienbaum zusammengefasst und einen Entwurf der Ergebnissynthese erarbeitet. Zu diesem Entwurf wurde die Möglichkeit eröffnet, dass durch jeden Klausurteilnehmer eine persönliche Rückmeldung erfolgen konnte. Nach Bewertung und Einarbeitung der Rückmeldungen konnte die Struktur finalisiert werden.

In der Klausur des Verwaltungsrates mit dem Vorstand am 10.03.2018 wurde die letzte Fassung aus dem Arbeitsprozess und der daraus resultierenden Aufbauorganisation erörtert und diskutiert.

Mit der Einrichtung von Departments wird die heutige abteilungs- und standortbezogene Organisation weitgehend durch eine standortübergreifende Departmentstruktur ersetzt. In Departments werden hierbei Einheiten mit gleichen und verwandten medizinischen Abteilungen verstanden. Die Verantwortung für die Weiterentwicklung der Kliniken Ostalb innerhalb der Departments wird gestärkt.

Die Einrichtung der Departmentorganisation ist eine der wesentlichen Bausteine, um folgenden Herausforderungen zu begegnen, welche von der bisherigen historisch bewährten, aber in der heutigen Zeit zunehmend überforderten und nicht mehr den Ansprüchen genügenden Organisationform gelöst werden können:

(vgl. hierzu auch Memorandum Medizinstrategie 2020+, S. 14)

Departments sollen einerseits zu Synergieeffekten (bspw. bei der Beschaffung medizinischem Sachbedarf, Standardisierung Produkte medizinischer Sachbedarf) führen, zur Erhöhung der Qualität (Qualitätsmanagement, gemeinsame Fachstandards) beitragen, der Steigerung der Attraktivität als Arbeitgeber (z.B. Weiterbildung Assistenten, Pflegeausbildung) dienen und zur Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit
(z.B. Einführung neuer Diagnostik- oder Behandlungsmethoden) beitragen. Zudem unterstützt die Departmentorganisation die Agilität und Schnelligkeit des zwischenzeitlich großen Unternehmens mit über 3.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, indem organisatorische Kompetenzen und Verantwortlichkeiten auf die Institution des Departments übertragen werden.

Im Department stehen organisatorische Fragen im Vordergrund. Dagegen sind im Zentrum (z.B. Darmzentrum) die Patientensicht oder die Sicht auf das Krankheitsbild, u. U. unter Einbezug verschiedener Disziplinen (Innere Medizin, Chirurgie) im Vordergrund. Die organisationsbezogene horizontale (fachabteilungsähnliche) Departmentstruktur ersetzt nicht die vertikale (u. U. fachabteilungsvielfältige) Struktur der Zentren.

Die nächstkleinere Einheit nach den Departments sind die Fachgruppen. In den Fachgruppen tauschen sich die Subspezialisten (bspw. Pneumologen, Schlaganfallexperten, Kardiologen, Endoprothetik) standortübergreifend untereinander aus. Hier steht die Entwicklung einheitlicher Prozesse und Behandlungen sowie Beratungen (bspw. der Investitionsplanung) für Entscheidungen des Departments im Vordergrund.

Fachexpertise am Standort liegt in der Einheit Klinik. Als kleinste Einheit ist die Ebene Station zu sehen, in welcher die Umsetzung erarbeiteter Vorgaben im Rahmen des Arbeitsalltags geschieht.

Der Gedanke, dem diese Aufbauorganisation zugrunde liegt, ist, dass die Ebene, welche für den konkreten Vorgang das beste Fachwissen besitzt, auch die Entscheidungskompetenz innehat. Zudem führt ein Austausch sowie eine Vernetzung innerhalb der Fachgruppen zu besseren Qualitätsstandards. Diese Philosophie liegt allen modernen Organisationsformen als Basis zugrunde.

Die grundsätzliche Kompetenzverteilung wurde anhand des RACI-Modells bereits für die wesentlichen relevanten Themengebiete ausgearbeitet.

Betrachtet man nun in der Aufbauorganisation ebenfalls die beiden oberen Hierarchieebenen, so stellt sich das Gesamtbild wie folgt dar:

Aus den bisherigen Positionen der Ärztlichen Direktoren und der Pflegedirektoren je Standort wird ein Ärztlicher Direktor (Nebenamt) und ein Pflegedirektor (Hauptamt) für die Kliniken Ostalb bestellt. Dabei nehmen Ärztlicher Direktor und Pflegedirektor als erweiterte Geschäftsführung an den Vorstandssitzungen regelmäßig teil. Aufgabe der beiden Direktoren ist die Erstellung von Konzepten in ihren Bereichen, die Beratung sowie die Unterstützung bei der Umsetzung von Beschlüssen des Vorstands. Innerhalb ihrer Profession fällt auch die Konfliktlösung, bspw. zwischen Chefärzten unterschiedlicher Departments, in ihren Aufgabenbereich.

Die Departmentleitung besteht jeweils aus einem ärztlichen, pflegerischen und kaufmännischen Part. Diese Leitung ist mit Kompetenzen und Verantwortung ausgestattet und muss diese gegenüber der Geschäftsführung berichten. Der kaufmännische Leiter hat darauf zu achten, dass alle formal-administrative Aspekte berücksichtigt werden. Gleichzeitig wacht er im Detail über die Einhaltung der Budgets des Departments. Die kaufmännischen Leiter können jeweils Verantwortung für mehr als ein Department tragen. Sprecher der Departmentleitung ist der ärztliche Vertreter.

Neben anderen aus den Praxiserfahrungen resultierenden Erkenntnissen ist auch diese Neuorganisation eine wesentliche Veränderung, welche eine Revision der Satzung der Kommunalanstalt, der Geschäftsordnung des Verwaltungsrats sowie der Geschäftsordnung des Vorstands notwendig macht. Diese Änderungen werden in den nächsten Wochen ausgearbeitet und dem Verwaltungsrat und dem Kreistag zum Beschluss vorgelegt.

Finanzierung und Folgekosten

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Anlagen

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Sichtvermerke