Antrag der Verwaltung

Der Ausschuss für Bildung und Finanzen empfiehlt / Der Kreistag beschließt:

a)      Dem optimierten Raumprogramm für den zweiten Verwaltungsstandort auf dem
Union-Areal wird zugestimmt.

b)      Den Inhalten und dem Zeitplan des gemeinsamen Ideen- und Realisierungs-
wettbewerbs Aalen-Süd/Union-Areal wird zugestimmt.

Sachverhalt/Begründung

a) Optimierung des Raumprogramms für den zweiten Verwaltungsstandort auf
dem Union-Areal

Das Union-Areal ist Teil des Bereichs „Aalen-Süd“, den die Stadt Aalen städtebaulich neu überplanen möchte. Auf dem Union-Areal sollen die Räumlichkeiten für den zweiten Verwaltungsstandort der Landkreisverwaltung geschaffen werden, um die bisher dezentralen Anmietungen aufgeben und die Verwaltungsabläufe effizienter und kundenfreundlicher gestalten zu können. Um für beide Zielsetzungen einen möglichst optimalen Vorschlag zu erhalten, wird die Landkreisverwaltung im Jahr 2018 gemeinsam mit der Stadt Aalen einen gemeinsamen Ideen- und Realisierungswettbewerb durchführen.

In der Kreistagssitzung am 19.12.2017 wurden die Eckpunkte für die Auslobung des Realisierungsteils (insbesondere das Raumprogramm und gebäudespezifische Vorgaben)  sowie die Eckpunkte für die Auslobung für den Ideenteil mit städtebaulichen Vorgaben beschlossen. Das in enger Zusammenarbeit mit dem Beratungsunternehmen Drees&Sommer/RBSGroup erstellte Raum- und Funktionsprogramm umfasste insgesamt 11.940 m² Nutzfläche (NUF) bzw. 14.756 m² Bruttogeschossfläche (BGF) sowie eine über die eigene Planung für die Landkreisverwaltung hinausgehende optionale Fläche von 4.000 m² (BGF).

Dieser Flächenbedarf ist zwischenzeitlich insbesondere aus wirtschaftlichen Erwägungen und vor dem Hintergrund der vollständigen Einführung der E-Akte mit dem papierarmen Büro bis Ende des Jahres 2020 eingehend überprüft und optimiert worden. Die Optimierung des Raumprogramms wurde in einer Sitzung des Begleitgremiums Union-Areal am 30. Januar 2018 ausführlich beraten. Als Ergebnis der Optimierung und unter Berücksichtigung der Anregungen des Begleitgremiums ergibt sich eine Flächenreduzierung des gesamten Raumprogramms bei der Nutzfläche um 2.700 m² von 11.940 m² auf 9.240 m² und bei der Bruttogeschossfläche um 3.356 m² von 14.756 m² auf nunmehr 11.440 m². Die Grundkonzeption des ursprünglichen Raum- und Funktionsprogramms (insbesondere die Verortung der Geschäftsbereiche, flexible Büroflächengestaltung, Front- und Back-Office-Konzeption etc.) wird dabei beibehalten.

Die Flächenreduzierung resultiert insbesondere aus einer gezielten Änderung von allgemeinen Flächen (Empfang, Mitarbeiter-Bistro, Besprechungsbereiche) sowie einer deutlichen Verkleinerung der ursprünglich großzügig geplanten Flur- und Verkehrsflächen. Zudem sah das bisherige Raumprogramm neben Arbeitsplätzen in Gruppen-/Multispacestrukturen nur Arbeitsplätze in Einzelzimmern vor. Durch eine Kombination von Einzel- und Doppelzimmern konnte des weiteren auch eine deutliche Flächenreduzierung erzielt werden.

Um auch in Zukunft noch über entsprechende Spielräume verfügen zu können, wurde im Zuge der Beratung des Begleitgremiums am 30. Januar 2018 die im Raum- und Flächenprogramm vom Dezember 2017 enthaltene Reserve von 40 Arbeitsplätzen (377 Ist-Arbeitsplätze plus 40 AP Reserve = 417 AP) beibehalten. Demgegenüber wurde die „Optionsfläche“ zur Vermietung mit 990 m² NUF/1.100 m² BGF aus der Planung gestrichen.

Details können dem neuen Raum- und Funktionsprogramm (Anlage 3) entnommen werden. Zusätzlich enthält die beigefügte Anlage 1 einen Überblick über die mit den einzelnen Dezernaten und Geschäftsbereichen vereinbarten Arten der künftigen Büroformen.

Die Flächenplanung wird in der Sitzung des Begleitgremiums am 21. Februar 2018 näher erläutert.

b) Inhalte und Zeitplan des gemeinsamen Ideen- und Realisierungswettbewerbs
Aalen-Süd/Union-Areal

1. Wettbewerbsverfahren

Der gemeinsame Ideen- und Realisierungswettbewerb erfolgt in einem dreistufigen Wettbewerbsverfahren (Auslobung und Teilnahmeantrag, Auswahl von 25 Büros für den eigentlichen Wettbewerb und Verhandlungsverfahren für die Auswahl der Planungsbüros), dem die Architektenkammer zwischenzeitlich zugestimmt hat.

1.1. Auslobung und Teilnahmeantrag – 1. Stufe

Der gemeinsame Ideen- und Realisierungswettbewerb wird gemäß §§ 78 ff. Vergabeverordnung (VGV) und unter Beachtung der Richtlinien für Planungswettbewerbe (RPW 2013) europaweit ausgeschrieben. Die Ausschreibung erfolgt im Amtsblatt der Europäischen Union. Der Ostalbkreis und die Stadt Aalen als Auslober beschreiben darin die Wettbewerbs-Zielsetzung.

Über die gesetzten Architekturbüros hinaus kann sich grundsätzlich jedes Büro am Wettbewerb beteiligen. Hierzu werden im Rahmen eines Teilnahmeantrags Ausschlusskriterien abgefragt. Werden diese nicht erfüllt, ist eine Wettbewerbsteilnahme ausgeschlossen.

Ausschlusskriterien sind:

• Erklärungen zur Rechtslage (Ausschlussgründe nach § 123 GWG - Gründe im Zusammenhang mit einer strafrechtlichen Verurteilung, im Zusammenhang mit der Zahlung von Steuern, Insolvenz, Verstöße gegen das Mindestlohngesetz etc.)
• Erklärung zur Erlaubnis der Berufsausübung (mit aktuellem Auszug aus dem Berufs- und Handelsregister sowie Nachweis der Berufsqualifikation als Architekt und Stadtplaner)
• Erklärung zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit (damit verbunden ist auch ein Nachweis über einen durchschnittlichen Mindestumsatz der letzten drei Jahre in Höhe von 600.000 € netto)

1.2. Auswahlverfahren – 2. Stufe

Alle Büros, welche die Ausschlusskriterien erfüllen, sind für das weitere Verfahren zugelassen. Sofern mehr Büros die Voraussetzungen für die Präqualifikation erfüllen als die insgesamt vorgesehenen 25 Teilnahmeberechtigten, werden die verbleibenden Büros alle in einem weiteren Schritt jeweils nach gleichen Auswahlkriterien beurteilt, wobei für jedes Auswahlkriterium eine Punktzahl, vergeben wird. Die Kriterien sind dabei unterschiedlich gewichtet. Entsprechend der Punkte aufgrund einer Auswertungsmatrix werden dann die weiteren Büros ausgewählt. Bei Punktegleichheit entscheidet das Los.

Auswahlkriterien sind:

• Erklärungen zur beruflichen Leistungsfähigkeit und durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl in den letzten drei Jahren
• Fachliche Eignung - Referenzliste mit Angabe von bisher erbrachten Planungsleistungen und deren Herstellkosten gemäß § 33 HOAI

Für den eigentlichen Wettbewerb ist vorgesehen, insgesamt 25 Büros zur Teilnahme zuzulassen, wobei davon max. sechs Büros gesetzt werden können.

1.3. Verhandlungsverfahren – 3. Stufe

Nach Feststellung der Preisträger erfolgt mit den erstplatzierten Büros die Durchführung von Verhandlungsgesprächen im Hinblick auf die Beauftragung des Büros, das mit den Leistungen für den Neubau des zweiten Verwaltungsgebäudes für die Landkreisverwaltung beauftragt wird.

Die Auswahl erfolgt dabei nach verschiedenen Kriterien wie Wirtschaftlichkeit, Nachhaltigkeit, Berücksichtigung der städtebaulichen Aspekte etc.

2. Zusammensetzung des Preisgerichts

Die Zusammensetzung des Preisgerichts erfolgt aus zehn Sachpreisrichtern und elf Fachpreisrichtern. Den Vorsitz wird Herr Architekt Riehle, ehemaliger Präsident der Architektenkammer Baden-Württemberg übernehmen. Die detaillierte Zusammensetzung des Preisgerichts ist in der Anlage 2 ersichtlich.

3. Preisgelder

Die Höhe der ausgelobten Preisgelder orientiert sich an den voraussichtlichen anrechenbaren Herstellkosten (AHK). Ausgehend von angesetzten Gesamtkosten für die Kostengruppen (KG) 200 - 700 von rd. 22,7 Mio. € netto ergibt sich entsprechend dem üblichen Berechnungsschema für die Festsetzung der Preisgelder eine Prämierungssumme für den Teil Hochbau in Höhe von 70.000 € zzgl. MwSt., wobei folgende Aufteilung vorgesehen ist:

1. Preis: 28.000 €

2. Preis: 21.000 €

3. Preis: 14.000 €

sowie zwei Anerkennungspreise in Höhe von jeweils 3.500 €.

Für den städtebaulichen Teil sind Preise und Anerkennungen in Höhe von insgesamt 50.000 € zzgl. MwSt. vorgesehen, die sich wie folgt aufteilen sollen:

1. Preis:20.000 €

2. Preis: 12.500 €

3. Preis:     7.500 €

sowie zwei Anerkennungspreise in Höhe von jeweils 5.000 €.

Das Preisgericht kann, wenn es dies einstimmig beschließt, vor Auflösung der Anonymität, die Wettbewerbssummen bei Bedarf anpassen und anders aufteilen.

4. Terminplan und zeitlicher Ablauf

Hinsichtlich des zeitlichen Ablaufs sind folgende Termine geplant bzw. festgesetzt worden:

Versand der Teilnahmeanträge an gesetzte Büros:bis 9. Februar 2018

Abgabefrist Teilnahmeanträge gesetzte Bürosbis 21. Februar 2018, 10:30 Uhr

Auswertung der Teilnahmeanträge gesetzte Bürosbis 26. Februar 2018

Abstimmung Ergebnisse mit Auslobern26. Februar 2018

Festlegung der Auslobung für die EU-Bekanntmachung: Anfang bis Mitte März

EU-Bekanntmachung:28. März 2018

Beratung der Auslobung im Kreistag:24. April 2018

Schlusstermin für Bieterrückfragen:27. April 2018

Auswertung der Teilnahmeanträge:30. April - 4. Mai 2018

Versand der Auslobungsunterlagen für Stufe 2:22. Mai 2018

Rückfragenkolloquium:12. Juni 2018

Preisgericht:25. September 2018

Verhandlungsverfahren Stufe 3:bis Ende 11 / 2018

Finanzierung und Folgekosten

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Anlagen

Anlage 1:Gesamtaufstellung über die Büro-/Flächenarten

Anlage 2: Zusammensetzung des Preisgerichts

Anlage 3:Optimiertes Raum- und Funktionsprogramm für das neue Gebäude auf dem Union-Areal

Sichtvermerke