Beschlussantrag

Der Verwaltungsrat empfiehlt dem Kreistag folgende Änderungen der Geschäftsordnung für den Vorstand und stimmt diesem vorbehaltlich der Erteilung der Weisung des Kreistags zu / Der Kreistag erteilt folgende Weisung zur Änderung der Geschäftsordnung für den Vorstand:

1. Der Verwaltungsrat stimmt dem Aufbau eines zentralen, strategischen und operativen Baumanagements für die Kliniken Ostalb und für den Eigenbetrieb Immobilien Kliniken Ostalb zu und beauftragt den Ressortvorstand Finanzen
   - zentrale Infrastruktur mit der organisatorischen und fachlichen Aufstellung dieser Funktionseinheit.

2. Die Anlage 1 der Geschäftsordnung für den Vorstand der Kliniken Ostalb gemeinnützige kommunale Anstalt des öffentlichen Rechts wird mit Wirkung ab 1. April 2018 in Kraft durch die im Anhang (Anlage 1 der Vorlage) aufgeführte neue Anlage 1 ersetzt.

Sachverhalt/Begründung

Änderungen der Geschäftsordnung des Vorstands (hier: Geschäftsverteilungsplan) erfolgen durch Entscheidung des Verwaltungsrats auf Weisung des Kreistags
(§ 9 Abs. 2 lit. i der Anstaltssatzung für die Kliniken Ostalb gemeinnützige kommunale Anstalt des öffentlichen Rechts).

Der Vorstand hat Erfahrungen aus dem ersten Jahr der Kommunalanstalt gesammelt und auch Rückmeldungen aus dem Verwaltungsrat aufgenommen. Hieraus ergibt sich der Vorschlag für eine Revision der Geschäftsordnung. Es sollen hierbei die Zuständigkeiten und Profile der einzelnen Vorstandsressorts geschärft werden und an Stringenz gewinnen. Zusätzlich wurde durch den Vorstand bzw. den Betriebsleiter des Eigenbetriebs Immobilien Kliniken Ostalb, Herrn T. Schneider, ein neues Konzept für das Baumanagement entwickelt und vom Gesamtvorstand sowie der Betriebsleitung des Eigenbetriebs Immobilien Kliniken Ostalb verabschiedet. Die in diesem Zusammenhang stehenden wesentlichen Änderungen der Geschäftsordnung sind im Einzelnen wie folgt begründet:

1. Zuordnung „Patientenzufriedenheit, Qualitäts- und Beschwerdemanagement“ zum 1. Vorstandsbereich (Herrn Vorstandsvorsitzender Janischowski)

Dieser Punkt hat größere Überschneidungen mit dem medizinisch-pflegerischen Betrieb als mit dem Thema Finanzen. Aus diesem Grund wird diese Änderung empfohlen.

2. Zuordnung des „Baumanagements“ zum 3. Vorstandbereich

(Herrn Vorstand T. Schneider)

Im Zuge einer Betriebsaufspaltung wurden die drei Klinik-Eigenbetriebe des Ostalbkreises in die Kliniken Ostalb gkAöR sowie den Eigenbetrieb Immobilien Kliniken Ostalb aufgespalten. Der Zuständigkeitsbereich der Kliniken Ostalb gkAöR erstreckt sich auf den Betrieb der Gesundheitseinrichtungen. Der Eigenbetrieb Immobilien Kliniken Ostalb ist Eigentümer der Grundstücke sowie Gebäude und ist für Neu- und Umbauten sowie Instandsetzungen federführend an den Betriebsstätten in Aalen, Mutlangen, Ellwangen und Bopfingen verantwortlich.

Die Geschäfts- und Finanzbeziehungen zwischen der Kliniken Ostalb gkAöR sowie dem Eigenbetrieb Immobilien Kliniken Ostalb sind in einem Mietvertrag sowie einem Betriebsführungsvertrag detailliert geregelt. Die Kliniken Ostalb gkAöR übernimmt im Rahmen eines Betriebsführungsvertrags das Baumanagement für den Eigenbetrieb Immobilien Kliniken Ostalb (Personalgestellung). Im Rahmen dieses Vertrags übernimmt die Kommunalanstalt alle Aufgaben, die für einen verantwortlichen Betrieb des Eigenbetriebs wahrzunehmen sind. Hierunter fallen insbesondere sämtliche kaufmännische (Betriebsleitung, Zentrale Finanzbuchhaltung, Finanzwesen, Controlling) und technische Aufgaben des Gebäude- und Energiemanagements (v.a. Haustechnik, Bewirtschaftung der Betriebsgrundstücke sowie technischer und medizintechnischer Anlagen). Fachspezifische Bauleistungen werden bislang ausschließlich durch externe Partner erbracht (Architekten, Projektsteuerer sowie Fachplaner) und intern teilweise durch fachfremde Bereiche begleitet (v. a. Finanzen, Einkauf, Haustechnik).

Träger des Eigenbetriebes Immobilien Kliniken Ostalb ist der Ostalbkreis. Die Finanzierung von Bauprojekten des Eigenbetriebs erfolgt entsprechend den förderrechtlichen Vorschriften durch Landesmittel und Trägermittel des Ostalbkreises (Kreishaushalt). Baumaßnahmen der Medizinischen Dienstleistungszentren (MediCenter Schwäbisch Gmünd, ATZ Ellwangen, MDZ Aalen) werden durch den Eigenbetrieb Immobilien Kliniken Ostalb finanziert (die Kommunalanstalt trägt die Kreditannuitäten für Zins und Tilgung und refinanziert diese durch Mieterträge).

Die Bautätigkeit an den vier Betriebsstätten ist gekennzeichnet von einer stetigen „Grundlast“ an mittleren und kleineren Baumaßnahmen (Um- und Erweiterungsbauten im Bestand für Eigennutzungen oder Mietnutzungen, Baumaßnahmen in den neuen medizinischen Dienstleistungs-Zentren wie z. B. MRT-Pavillon/Radiologie Ellwangen, HNO-Facharztpraxis Dres. Zech, Pätzmann) sowie großen Baumaßnahmen im Rahmen der Einzelförderung zur strategischen Weiterentwicklung des Leistungsportfolios der Kliniken Ostalb und aufgrund aktueller organisatorischer sowie technischer und medizintechnischer Erfordernisse (z. B. Zentral-OPs Ostalb-Klinikum und Zentrale Notaufnahme sowie Ertüchtigung Funktionsbereiche am Stauferklinikum Schwäbisch Gmünd).

Vor Gründung der Kliniken Ostalb gkAöR gab es kein zentrales Baumanagement für die drei Klinik-Eigenbetriebe des Ostalbkreises (z. B. analog dem Zentralen Dienst IT). Die Projektleitung kleinerer Maßnahmen wurde von unterschiedlichen Stellen innerhalb der jeweiligen Klinikadministration (Finanzen, Einkauf) abgewickelt. Mittlere und große Maßnahmen wurden regelhaft von externen Projektsteuerungsbüros (z. B. Fa. Conwick) begleitet und von den Vorständen mit Unterstützung der Zentralleitungen der Verwaltung und den Betriebsdirektoren koordiniert.

Das operative Baumanagement ist klassischer Weise bei Kliniken dem Ressort Finanzen - zentrale Infrastruktur (Geschäftsbereich Bauen, Energiebewirtschaftung, Technik, Medizintechnik, zentrale Dienste) zugeordnet (Anlage 2). Das Ressort Finanzen - zentrale Infrastruktur sieht die Notwendigkeit, für die „Grundlast“ an kleineren Maßnahmen sowie administrative Aufgaben im Rahmen des individuellen Baumanagements für die vier Betriebsstätten ein Bauprojektmanagement mit eigenen, qualifizierten Mitarbeitern effektiv in die bestehende Organisationsstruktur im Rahmen der Betriebsaufspaltung einzubinden und diese sachgerecht weiterzuentwickeln. Hierauf hat auch die Gemeindeprüfungsanstalt Baden-Württemberg hingewiesen. Aufgabe des Zentralen Baumanagements ist die fachliche Unterstützung der Betriebsleitung Immobilien Kliniken Ostalb zur Wahrnehmung der Bauherrenaufgabe.

Aufgabenschwerpunkte im Rahmen des zentralen Baumanagements sind u. a.:

• Unterstützung der Betriebsleiter Immobilien Kliniken Ostalb zur Wahrnehmung der Bauherrenfunktion in Zusammenarbeit mit dem externen Projektmanagement wie Architekten und Planungsbüros sowie Projektsteuerern (Hauskenntnis, Schnittstelle zu den Nutzern) bei großen Baumaßnahmen (z. B. Zentral-OPs, ZNA und Funktionsbereiche Mutlangen)
   
• Abwicklung von mittleren Maßnahmen gemeinsam mit externen Architekten und Planern (z. B. Parkhausbau sowie Radiologie Ellwangen)
   
• eigenständige Abwicklung von kleineren Umbauten von ca. 0,5 bis 1,0 Mio. €
  (z. B. bei neuen Mietern in den Dienstleistungszentren, bauliche Umsetzung neuer Abteilungsstrukturen) und Umzügen (ggf. mit externen Planern))
   
• Erstellung von Verwendungsnachweisen und Schlussabrechnungen
   
• Erstellung von prüffähigen Unterlagen, Begleitung von Bauprüfungen

• Erstellung von beschlussfähigen Unterlagen für die zuständigen Gremien
   
• Betreuung von Mietern und Kooperationspartnern in Baufragen
   
• Förderanträge und Abwicklung von Förderungen
   
• Controlling, Unterstützung der kaufmännischen Abwicklung

Weitere Ziele der Neuorganisation Baumanagement:

1. Schaffung effektiver, klarer Organisationsstrukturen
    
2. Aufbau eigenen Know-how‘s, unabhängig von temporären und ggf. wechselnden externen Beauftragungen
    
3. Professionalisierung des strategischen Baumanagements, gerade der administrativen Aufgaben (Steuerung, Förderthemen, Schlussabrechnung, Prüfungsbegleitung)
    
4. Sicherstellung eines am Nutzungsbedarf der Kliniken Ostalb eng angebundenen Baumanagements im Eigenbetrieb Immobilien Kliniken Ostalb in enger Abstimmung mit dem Nutzer Kliniken Ostalb
    
5. Schnelle und kostengünstige Abwicklung von Kleinmaßnahmen
    
6. Vermeidung unnötiger Schnittstellen durch klare Organisationsstrukturen und Verantwortlichkeiten
    
7. Bauherrenvertretung
    
8. Entlastung der Stellen in den Kliniken, die bisher (großteils fachfremd) diese Aufgaben wahrgenommen haben (z. B. Einkauf)

3. Zuordnung „Gesundheitsakademie/ Ausbildung (Krankenpflegeschulen)“
   zum 2. Vorstandsbereich (N. N.)

In der Verwaltungsratssitzung vom 31.01.2017 wurde seitens von Mitgliedern des Verwaltungsrates die Anregung eingebracht, das Thema „Ausbildung“ im Ressort des Personalvorstandes anzusiedeln. Mit dem Beschlussantrag erfolgt die Umsetzung dieser Anregung.

4. Zuordnung „Medizintechnik“ zum 3. Vorstandsbereich
   (Herrn Vorstand T. Schneider)

Die Medizintechnik besitzt wesentlich mehr Schnittstellen mit den Bereichen der Betriebstechnik, dem Thema Bau sowie dem Thema Finanzen, als dies mit dem Thema Personal der Fall ist. Aus diesem Grunde soll eine sachgerechte Verlagerung stattfinden.

5. Zuordnung „Servicegesellschaft Stauferklinikum mbH“ zum 3. Vorstandsbereich (Herrn Vorstand T. Schneider)

Änderungen der Geschäftsordnung des Vorstands (hier: Geschäftsverteilungsplan) erfolgen durch Entscheidung des Verwaltungsrats auf Weisung des Kreistages
(§ 9 Abs. 2 lit. i der Anstaltssatzung für die Kliniken Ostalb gemeinnützige kommunale Anstalt des öffentlichen Rechtes).

Herr Hees scheidet zum 31.03.2018 als Vorstand der Kliniken Ostalb gkAöR und als Geschäftsführer der Servicegesellschaft Stauferklinikum mbH aus. Die Bestellung eines Geschäftsführers ist bei einer GmbH aus gesellschaftsrechtlichen Gründen obligat.

Eine organisatorische Eingliederung i.S. dessen, dass die Muttergesellschaft jederzeit zur Umsetzung ihrer Vorgaben tatsächlich in der Lage ist, ist für eine Aufrechterhaltung der umsatzsteuerlichen Organschaft notwendig. Dies ist bei einer Personenidentität zwischen Vorstand und Geschäftsführer sichergestellt; andere Konstruktionen sind aus juristischen Gründen nicht zu empfehlen bzw. bergen große Unsicherheiten.

Finanzierung und Folgekosten

Die Frage der Finanzierung ist ausschließlich für das Baumanagement relevant, da hier neben den Änderungen der Geschäftsverteilung ebenfalls ein neues Konzept entwickelt wurde.

Baumanagement

Die Verwaltungskosten für Dienstleistungen, Personalgestellungen in den Bereichen Betriebsleitung, Zentrale Finanzbuchhaltung, Finanzen, Controlling und Haustechnik werden vom Eigenbetrieb Immobilien Kliniken Ostalb den Kliniken Ostalb gkAöR durch das im Betriebsführungsvertrag festgelegte Betriebsführungsentgelt erstattet
(Anlage 3).

Personalkosten des internen Zentralen Baumanagements (vorgesehene Fachleute: Architekt (0,5 VZK), Bauingenieur (1,0 VZK), Versorgungsingenieur (0,5 VZK), Ingenieur für Betriebstechnik (0,5 VZK)) für Planung, Bauherrenvertretung  und Projektsteuerung  sind im Rahmen des rechtlich Zulässigen projektbezogene Baukosten und als solche entsprechend zu dokumentieren.

Anlagen

Anlage 1:Aktualisierte Anlage 1 zur Geschäftsordnung des Vorstands

Anlage 2:Aufbau Zentrales Baumanagement

Anlage 3:Neuorganisation des Geschäftsbereichs Bauen, Energie, Technik,     Medizintechnik, Gebäudemanagement     

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