Antrag der Verwaltung

Der Ausschuss für Bildung und Finanzen beschließt:

1. Der Bericht der Verwaltung zur Organisation des Geschäftsbereichs Hochbau und Gebäudewirtschaft wird zur Kenntnis genommen.

2. Den vorgeschlagenen Personalmaßnahmen wird zugestimmt.

Sachverhalt/Begründung

A - Organisation des Geschäftsbereichs Hochbau und Gebäudewirtschaft

Bündelung aller gebäuderelevanten Aufgaben im einem Geschäftsbereich

Der Geschäftsbereich Hochbau und Gebäudewirtschaft wurde im Zuge der Verwaltungsreform und der Neugliederung der Dezernate der Landkreisverwaltung im Jahr 2005 geschaffen und im Dezernat I (Personal- und Verwaltungsdezernat mit interner Service- und Querschnittsfunktion) angesiedelt. In diesem neuen Geschäftsbereich wurden sämtliche gebäuderelevanten Aufgaben und Tätigkeiten gebündelt. Zuvor waren diese Aufgaben auf verschiedene Stellen innerhalb der Landkreisverwaltung (Baurechtsamt mit Sachgebiet „Kreiseigener Hochbau“; Hauptamt; Kreisschulamt und Kreiskämmerei) aufgeteilt. Der Vorteil dieser Aufgabenbündelung besteht darin, dass sich nur noch ein Geschäftsbereich bzw. dessen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit dieser Thematik befassen und nicht mehr dezentral daran gearbeitet wird. So wurden bis 2005 beispielsweise die Hausmeisterdienste je nach Dienstort (Verwaltungs- oder Schulgebäude, Übergangswohnheime) von verschiedenen Ämtern betreut und angeleitet.

Die Bündelung dieser Zuständigkeiten und der Aufbau von Fachkompetenz in den Bereichen Energiemanagement, Wartung technischer Anlagen und Reinigungsdienst ermöglichte die qualifizierte Wahrnehmung der Hauptaufgaben Hochbau, Gebäudeunterhaltung und Gebäudebewirtschaftung. Außerdem konnten zahlreiche Kostenoptimierungs- und Einsparpotenziale genutzt werden, die zu nachhaltigen Einsparungen im Kreishaushalt geführt haben. Beispielhaft zu nennen ist hier die Zusammenfassung sämtlicher Fremdreinigungsdienstleistungen in eine europaweite Ausschreibung und die Erzielung von deutlichen Kosteneinsparungen durch die Kündigung von langjährigen Reinigungsverträgen.

Besonders bewährt hat sich die enge Zusammenarbeit der verschiedenen Fachdisziplinen. Der Lebenszyklus eines Gebäudes umfasst neben der Planung und Realisierung der Hochbaumaßnahme die eigentliche Nutzungsphase, welche bis zu 80 Jahre betragen kann. Diese Nutzungsphase gilt es angesichts des hohen Technisierungsgrades heutiger Verwaltungs- und Schulgebäude und der damit verbundenen Kosten für Unterhaltung und Bewirtschaftung bereits in der Planungs- und Realisierungsphase zu berücksichtigen und zu antizipieren. Die Berücksichtigung des gesamten Lebenszyklus‘ eines Gebäudes ist deshalb sehr sinnvoll und geht über die Betrachtung der Bauphase hinaus.

Kernaufgaben und Ziele

Der Geschäftsbereich Hochbau und Gebäudewirtschaft stellt die kreiseigenen und angemieteten Verwaltungs- und Schulgebäude für die jeweiligen Nutzungszwecke (Erbringung von Dienstleistungen für die Bürgerinnen und Bürger; Durchführung von Unterricht und Ausbildung) zur Verfügung und betreut diese während der gesamten Nutzungsphase. Die Liegenschaften des Ostalbkreises umfassen die Dienststellen der Landkreisverwaltung sowie die drei großen Beruflichen Schulzentren des Ostalbkreises in Aalen, Ellwangen und Schwäbisch Gmünd sowie die vier Sonderpädagogischen Bildungs- und Beratungszentren (vergleiche Anlage 2).

In Zusammenarbeit mit dem Geschäftsbereich Integration und Versorgung (Belegungsplanung, Sozialpädagogische Betreuung) ist der Geschäftsbereich Hochbau und Gebäudewirtschaft zudem für die Bereitstellung von Wohnraum für Flüchtlinge und Asylbewerber zuständig (siehe Anlage 3).

Neben diesen Kernaufgaben nimmt der Geschäftsbereich Hochbau und Gebäudewirtschaft seit März 2014 auch die Generalmieterfunktion für das Haus der Gesundheit in Schwäbisch Gmünd wahr.

Außerdem übt er die Bauherrenfunktion für Maßnahmen des Zweckverbands Erholungsgebiet Rainau-Buch (Limestor, Limesturm, Attraktivierung Bucher Stausee) aus.

Für die drei Kliniken des Ostalbkreises ist der Geschäftsbereich Hochbau und Gebäudewirtschaft nicht zuständig. Bei bestimmten baulichen Sanierungsprojekten oder Themen im Bereich Energiemanagement ist er jedoch beratend tätig.

Betreute und bewirtschaftete Gebäudefläche

Gemeinsam mit den technischen Hausmeisterdiensten und Reinigungskräften vor Ort betreut der Geschäftsbereich Hochbau und Gebäudewirtschaft 17 Verwaltungs- und Schulgebäude sowie derzeit rund 80 Gemeinschaftsunterkünfte und Wohnungen zur Flüchtlingsunterbringung (vergleiche Anlage 4). Auch das Haus der Gesundheit in Schwäbisch Gmünd, das Schülerwohnheim für Galvaniseure in Schwäbisch Gmünd, das Limestor Dalkingen und das Tierheim Dreherhof werden vom Geschäftsbereich Hochbau und Gebäudewirtschaft betreut. Insgesamt ergibt sich so eine betreute Fläche von rund 182.000 m² (davon 147.000 m² im Eigentum des Ostalbkreises).

Organisation des Geschäftsbereichs

Der Geschäftsbereich Hochbau und Gebäudewirtschaft teilt sich in die Bereiche

• Hochbau und Gebäudeunterhaltung     und

(Neu-, Umbau- und Sanierungsmaßnahmen, laufende Gebäudeunterhaltung)

• Gebäudewirtschaft

(Finanzierung, Vertragswesen, Gebäudebewirtschaftung)  auf.

Aufgabenwahrnehmung im Spannungsfeld

Die Aufgabenwahrnehmung bewegt sich dabei im Spannungsfeld verschiedener Rahmenbedingungen und Einflussfaktoren, die den Handlungsspielraum beeinflussen und teilweise stark einschränken:

• finanzielle Restriktionen des Haushaltsplans
• Ausschreibungs- und Wettbewerbsrecht sowie Änderungen gesetzlicher Vorgaben
• baurechtliche Anforderungen und Brandschutzauflagen
• neue technische Richtlinien und Prüfvorschriften (z.B. Absturzsicherung Flachdächer; Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel; gesplittete Abwassergebühren)
• Nutzeranforderungen an Komfort und flexible Raumgestaltungen
• Einsparung und effiziente Nutzung von Wasser und Energie
• umweltpolitische Ziele wie der Einsatz von Erneuerbaren Energien
• veränderte Rahmenbedingungen in der Arbeits- und Bildungswelt
• störende Einflüsse wie Vandalismus, Einbruchsversuche und Unterwetterereignisse

Die vielfältigen Aufgaben kann der Geschäftsbereich Hochbau und Gebäudewirtschaft als interne Service- und Querschnittseinheit nur durch flexible und teamorientierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfüllen.

Beispiel für die interdisziplinäre Zusammenarbeit innerhalb des Geschäftsbereichs

Am Beispiel der Erneuerung einer Wärmeversorgungsanlage wird die projektbezogene und enge Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Fachbereichen innerhalb des Geschäftsbereichs Hochbau und Gebäudewirtschaft deutlich.

Das Sachgebiet Gebäudewirtschaft analysiert im Rahmen von kennzahlengestützten Auswertungen und Vergleichen das Optimierungspotenzial bei den kreiseigenen Wärmeversorgungsanlagen. Wird ein Handlungsbedarf erkannt, so wird eine detaillierte Untersuchung von möglichen Varianten durch ein externes Ingenieurbüro beauftragt. Nach dessen Auswertung wird intern an die Verwaltungsspitze berichtet und in Abstimmung mit der Kämmerei ein Finanzierungsvorschlag erarbeitet. Im zweiten Schritt wird dem Kreistag eine Empfehlung ausgesprochen. Nach der Beschlussfassung im Kreistag und der Bereitstellung der Haushaltsmittel kann dann eine Umsetzung der neuen Wärmeversorgungsanlage erfolgen.

Bei einem derart umfangreichen Projekt ist dann das Sachgebiet Hochbau und Gebäudeunterhaltung (Umbau des Heizraumes, Anforderungen Schallschutz etc.) genauso eingebunden wie das Energie- und Wartungsmanagement (neue Zählerstrukturen, Abschluss von Wartungsverträgen für Heizkessel, Einbindung in die Gebäudeleittechnik) und der örtliche technische Hausmeisterdienst (Schulung des Personals für die neue Anlage, Baureinigung für die Umbaumaßnahme).

Dieses Beispiel verdeutlicht, dass im Rahmen der projektbezogenen Arbeit eine gute Kommunikation, Koordination und Kooperation zwischen allen Akteuren (Beschäftigte im Geschäftsbereich und im Hausmeisterdienst vor Ort; interne Partner wie Schulleitungen oder der Fachbereich Organisation für Verwaltungsgebäude; externe Partner wie Architektur- und Ingenieurbüros) für den angestrebten Projekterfolg immens wichtig ist.

B - Personelle Ausstattung des Geschäftsbereichs Hochbau und Gebäudewirtschaft

Die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) hat mit ihrem Bericht „Erfolgsfaktoren kommunaler Gebäudewirtschaft“ (Köln, 2003) Empfehlungen zur inhaltlichen, personellen und organisatorischen Ausgestaltung der „Serviceeinheit Gebäudewirtschaft“ ausgesprochen. Das von der KGSt entwickelte Mittelwertverfahren zur Stellenbemessung in der Gebäudewirtschaft orientiert sich an der Anzahl und der Fläche der betreuten Gebäude und spezifischer örtlicher Einflussfaktoren (z.B. Dezentralität der Gebäudestruktur).

Bei der Anwendung dieses Personalbemessungsverfahrens auf das Landratsamt Ostalbkreis ergibt sich ein theoretischer Mindestpersonalbedarf für den Geschäftsbereich Hochbau und Gebäudewirtschaft von 16,8 Stellen.

Auch die Anwendung des Leitfadens „Personalbedarfsermittlung im hochbaulichen und technischen Gebäudemanagement“ des Bundesverbandes für Wohnen und Stadtentwicklung e.V. unterstützt dieses Ergebnis des KGSt-Verfahrens von 16,8 Stellen.

Im Stellenplan 2017 sind für den Geschäftsbereich Hochbau und Gebäudewirtschaft insgesamt 17,25 Stellen vorgesehen. Im Geschäftsbereich sind derzeit 13,9 Stellen besetzt, die sich wie folgt auf die verschiedenen Verantwortungsbereiche aufteilen:

Personelle Ist-Ausstattung des Geschäftsbereich Hochbau und Gebäudewirtschaft

Der Geschäftsbereich Hochbau und Gebäudewirtschaft umfasst 16 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die diese 13,9 Vollzeitstellen wahrnehmen. Seit Oktober 2016 sind eine Studentin und ein Student des neuen dualen Studiengangs Öffentliches Bauwesen abwechselnd im Geschäftsbereich und an der Hochschule Mosbach tätig.

Ausweitung der Aufgaben des Geschäftsbereichs

Während in den Jahren bis 2011 der Geschäftsbereich Hochbau und Gebäudewirtschaft zwei große Gemeinschaftsunterkünfte für Flüchtlinge und Asylbewerber betreute, so führten die stark ansteigenden Flüchtlingszahlen dazu, dass zweitweise über 80 Standorte betreut wurden. Ein Mitarbeiter des Geschäftsbereichs, der bisher hauptsächlich für die Unterhaltung von kreiseigenen Gebäuden zuständig war, musste deshalb komplett für die Schaffung und Betreuung der Unterkunftsstandorte abgestellt werden. Zur Unterstützung in verwaltungstechnischen Angelegenheiten wurde eine Vollzeitstelle Büromanagement geschaffen.

Die Schaffung von Wohnraum für Flüchtlinge stellte sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Geschäftsbereichs vor die Herausforderung, die neu entstandenen Aufgaben zusätzlich zu den eigentlichen Kernaufgaben zu bewerkstelligen. Einige Großprojekte wie die Modernisierung des Ostalbkreishaus konnten deshalb nicht innerhalb des ursprünglichen Zeitplans angegangen werden. Dadurch sind teilweise auch Haushaltsreste entstanden, die jedoch nach und nach jetzt abgearbeitet werden.

Mit dem Erwerb des UNION-Geländes in Aalen und der angestrebten Realisierung eines zweiten Verwaltungsstandortes entsteht ein weiteres arbeitsintensives Projekt, welches der Geschäftsbereich Hochbau und Gebäudewirtschaft ganzheitlich begleiten wird.

Empfehlungen zur weiteren personellen Ausstattung des Geschäftsbereichs

Durch die Bestellung von Herrn Bihr zum Geschäftsbereichsleiter zum 01.01.2017 wurde im Sachgebiet Gebäudewirtschaft seine Stelle vakant. Das Ausschreibungsverfahren hat bereits stattgefunden und die Nachbesetzung ist im Gange.

Von den im Stellenplan vorhandenen 6,0 Stellen im Sachgebiet Hochbau und Gebäudeunterhaltung sind momentan nur 4,5 Stellen besetzt. Durch einen Krankheitsfall sind derzeit nur 3,5 Arbeitskräfte verfügbar. Zudem wird Herr Kikowatz, welcher zum 30.06.2016 die Regelaltersgrenze erreicht hat, lediglich bis zum Ende des Jahres 2017 mit einem Beschäftigungsumfang von 0,5 seine noch offenen Projekte abschließen.

Im Hinblick auf die durch das fortschreitende Alter der kreiseigenen Gebäude zunehmenden Sanierungsprojekte sollten die freien Stellen (Qualifikationsanforderung Bauingenieur/in, Bautechniker/in oder Architekt/in) besetzt werden.

Derzeit sind in der freien Wirtschaft einerseits sehr viel bessere Verdienstmöglichkeiten gegeben. Andererseits ist das Tätigkeitsfeld für eine Architektin oder einen Architekten in einem Büro weitaus attraktiver bzw. abwechslungsreicher. Auch das spezielle (politische) Umfeld einer öffentlichen Verwaltung und die bisweilen unzureichende eigene Fachverantwortung und Entscheidungskompetenz der „Hochbauspezialisten“ machen es nahezu unmöglich am Arbeitsmarkt geeignete Kräfte zu gewinnen.

Trotz mehrfacher Ausschreibungsverfahren konnten die im Stellenplan vorhandenen Stellen, insbesondere die Leitung des Sachgebiets Hochbau und Gebäudeunterhaltung inklusive stellvertretender Geschäftsbereichsleitung, noch nicht besetzt werden.

Durch das projektbezogene Arbeiten fallen zudem viele Überstunden an, die dann jedoch durch Folgeprojekte und das Tagesgeschäft fast nicht mehr durch Freizeitausgleich reduziert werden können.

Aufgrund des zunehmenden Technisierungsgrads schlägt die Verwaltung vor, das Team des technischen Bereichs um eine(n) Ingenieur/in Versorgungstechnik oder Elektrotechnik zu ergänzen. Da zum Frühjahr 2018 ein Mitarbeiter aus dem Zuständigkeitsbereich Wartung technischer Anlagen in den Ruhestand tritt, sollte diese Stelle frühzeitig besetzt werden, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

C - Wahrnehmung der Bauherrenfunktion

Der Geschäftsbereich Hochbau und Gebäudewirtschaft übt bei sämtlichen Hochbau-, Umbau- und Sanierungsmaßnahmen die Bauherrenfunktion für das Landratsamt Ostalbkreis aus. Er vertritt den Bauherren nach außen gegenüber den vom Kreistag beauftragten Architektur- und Ingenieurbüros und nach innen gegenüber den Schulleitungen oder anderen Bereichen der Landkreisverwaltung.

Der Geschäftsbereich Hochbau und Gebäudewirtschaft plant selbst nur kleinere Maßnahmen (z.B. Neubau des Innovationszentrums für Energie- und Anlagentechnik am Kreisberufsschulzentrum Ellwangen; Erneuerung der Außenanlagen am Ostalbkreishaus Aalen) komplett selbstständig.

Bei größeren Hoch- und Umbaumaßnahmen wie z.B. dem Neubau von Schul- oder Verwaltungsgebäuden beauftragt die Landkreisverwaltung freie Architektinnen und Architekten bzw. Architekturbüros mit den Leistungen zur Planung und Bauüberwachung. Nach deren Beauftragung durch den Kreistag (Planungsfreigabe) und dem Beschluss des Kreistags über den Kostenrahmen (Baufreigabebeschluss auf Grundlage der Kostenberechnung) nimmt der Geschäftsbereich Hochbau und Gebäudewirtschaft die Bauherrenfunktion wahr.

Die Bauherrenfunktion umfasst im Wesentlichen:

-          Durchführung vergaberechtlicher Verfahren zur Auswahl von Architekturbüros

-          Kritische Begleitung der Planungsphase

-          Prüfung und Validierung der vorgelegten Kostenberechnung

-          Interne Berichterstattung an Verwaltungsspitze

-          Externe Berichterstattung an den Kreistag

-          Einreichen des Bauantrags

-          Abschluss der Architekten- und Ingenieurverträge nach HOAI

-          Durchführung der Vergabeverfahren für die Bauleistungen

-          Begleitung der Baumaßnahme

-          Laufende Abstimmung mit den jeweiligen Gebäudenutzern während der Bauphase

-          Interne und externe Berichterstattung zum Bauverlauf

-          Abnahme der erbrachten Bauleistungen (Teil- und Vollabnahmen)

-          Baurechtliche Abnahme zusammen mit jeweils zuständiger Baurechtsbehörde

-          Dokumentation des Bauverfahrens

-          Abrechnung der Bau- und Nebenkosten

-         Abstimmung mit der Rechnungsprüfung zur Kostenfeststellung

Zur qualifizierten Wahrnehmung der Bauherrenfunktion bedarf es der Begegnung mit den externen Architektur- und Ingenieurbüros auf Augenhöhe.

Empfehlung der Verwaltung zum weiteren Vorgehen

Damit die Bauherrenfunktion qualifiziert wahrgenommen werden kann und die laufenden Neubau-, Umbau- und Sanierungsmaßnahmen auch organisatorisch und personell abgearbeitet werden können empfiehlt die Verwaltung die möglichst frühzeitige Besetzung der freien Stellen im Geschäftsbereich:

  1.) Leitung des Sachgebiets Hochbau und Gebäudeunterhaltung

 inklusive stellvertretende Geschäftsbereichsleitung

  2.) Leitung des Sachgebiets Gebäudewirtschaft

  3.) Architekt/in oder Bauingenieur/in oder qualifizierte(r) Techniker/in

  4.) Ingenieur/in Versorgungstechnik/Elektrotechnik

Sollte die Besetzung der offenen Stellen nicht zeitnah gelingen, so müsste für die Wahrnehmung der Bauherrenfunktion bei großen Bauprojekten gegebenenfalls ein externer Projektsteuerer beauftragt werden. Da dies mit hohen Kosten verbunden ist, sollte dies nur die zweite Alternative sein.

Finanzierung und Folgekosten

Die Personalkosten werden über den jeweiligen Personaletat finanziert.

Anlagen

Anlage 1 Übersichtskarte der Dienststellen der Landkreisverwaltung

Anlage 2 Übersichtskarte der Schulen in Trägerschaft des Ostalbkreises

Anlage 3 Übersichtskarte zu den Standorten der Unterkünfte für Flüchtlinge

Anlage 4 Liegenschaften des Ostalbkreises - Gesamtübersicht

Sichtvermerke