Antrag der Verwaltung

Die Mitglieder des Kreistags nehmen vom Bericht Kenntnis. Die Verwaltung wird beauftragt, den „4 IT“-Transformationsprozess zur Fusion der regionalen Rechenzentren und der Datenzentrale Baden-Württemberg unterstützend zu begleiten.

Sachverhalt/Begründung

Entwicklung des Datenverarbeitungsverbunds in Baden-Württemberg

Die Zusammensetzung und Gestaltung des Datenverarbeitungsverbundes (DV-Verbundes) ist in Baden-Württemberg seit den 90er Jahren ein gleitender Prozess. Ende 1995 ist mit dem Inkrafttreten des Gesetzes über die Zusammenarbeit bei der automatisierten Datenverarbeitung (ADV-Zusammenarbeitsgesetz - ADVZG) eine grundlegende Neustrukturierung des DV-Verbundes vollzogen worden. Zu diesem Zeitpunkt bestand der DV-Verbund in Baden-Württemberg neben der Datenzentrale Baden-Württemberg (DZ-BW) aus folgenden Regionalen Rechenzentren:

• Rechenzentrum Freiburg
• Rechenzentrum Karlsruhe
• Rechenzentrum Franken-Unterer Neckar
• Kommunale Datenverarbeitung Region Stuttgart (KDRS)
• Rechenzentrum Heidelberg
• Rechenzentrum Heilbronn
• Rechenzentrum Reutlingen
• Interkommunale Datenverarbeitung (IKD) Ulm

Mit der Verabschiedung des ADVZG wurden damals insbesondere folgende Ziele verfolgt:

• Erhöhung der Beratungs- und Serviceleistung
• Verstärkte Zusammenarbeit untereinander
• Wettbewerb unter den Rechenzentren
• Reduktion der Kosten für die Kommunen

Relativ rasch nach dem Inkrafttreten des ADVZG fusionierten 1996 die Rechenzentren von Heidelberg und Heilbronn. Diese Erfahrung griffen die Rechenzentren von Reutlingen und Ulm auf. Parallel verlagerte 1996 die Stadt Stuttgart ihren IT-Betrieb in den der KDRS. Im Jahr 2001 wurde die Fusion des RZ Franken-Unterer Neckar mit Karlsruhe und Freiburg in die Wege geleitet, nachdem die Rechenzentren Freiburg und Karlsruhe bereits 1998 ihre Produktion in einer eigenen Gesellschaft (GemeinschaftsRZ Schwarzwald-Rhein) zusammengelegt hatten. Ab dem Jahr 2001 richtete dann auch das zum 01.01.2002 fusionierte Rechenzentrum Ulm-Reutlingen mit dem KDRS einen gemeinsamen Produktionsbetrieb (KomIT-URS) ein. Im Ergebnis führten die Fusionen zu der gegenwärtig noch bestehenden Zusammensetzung des DV-Verbunds mit der Datenzentrale und den drei Kommunalen Rechenzentren Kommunale Datenverarbeitung Region Stuttgart (KDRS), Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken (KIVBF) und Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm (KIRU).

Viele der mit der ADVZG verbundenen Erwartungen sind in Erfüllung gegangen. Sowohl auf Ebene der DZ als auch in den Rechenzentren wird heute effektiver, zukunftsorientierter und flexibler gearbeitet als dies vordem der Fall war bzw. sein konnte. Dazu haben die Straffung und Neujustierung der Gremienstrukturen sowie die Einführung von Marktelementen in das für die Regionalen Rechenzentren geltende Zweckverbandsrecht wesentlich beigetragen.

Andererseits sind auch die seinerzeitigen Vorahnungen eines weitaus härteren Wettbewerbs aufgrund des rasanten Fortschritts bei den Informations- und Kommunikationstechnologien eingetroffen. Beim Inkrafttreten des ADVZG galt z.B. bei vielen im DV-Verbund die Internettechnologie bestenfalls als vergnügliche Spielwiese.

Im Jahr 2005 haben unter anderem schwerwiegende technische Probleme beim KFZ-Zulassungsverfahren, mangelnde Kooperation zwischen den Regionalen Rechenzentren untereinander und mit der Datenzentrale sowie die ausbaufähige fachliche und wirtschaftliche Konkurrenzfähigkeit vieler Angebote im DV-Verbund dazu geführt, dass auf Initiative der Kommunalen Landesverbände beim Landkreistag Baden-Württemberg ein Spitzengespräch zur Situation im DV-Verbund stattfand.

Im Ergebnis wurden ein Eckpunktepapier zur Optimierung der Struktur im DV-Verbund verabschiedet und gleichzeitig die Geschäftsführer der Regionalen Rechenzentren gebeten, für die wichtigsten Landeseinheitlichen Verfahren (LEV) eine Preistransparenz zu schaffen und diese als Basis für weitere Entscheidungen über die Optimierung der Verbandsstruktur zu verwenden. Ab diesem Zeitpunkt sind in vielfältiger Hinsicht Gespräche und Verhandlungen sowohl innerhalb des DV-Verbunds wie auch auf Ebene der Kommunalen Landesverbände geführt worden, immer mit dem Ziel, eine Optimierung des Dienstleistungsangebots für die Mitglieder einerseits und eine nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit andererseits zu erreichen. Über Jahre hinweg konnte hierbei jedoch kein entscheidender Erfolg erzielt werden. So bestanden insbesondere bei der Bewertung und Umsetzung von datenverarbeitungstechnischen Innovationen hinsichtlich der Kommunalrelevanz innerhalb des DV-Verbunds sehr große Differenzen. Dies zeigte sich besonders deutlich bei der Grundsatzentscheidung über ein neues Verfahren für den Bereich Finanzwesen. Durch die unterschiedliche Bewertung bzw. dem Ziel der Kundenbindung einerseits und dem − aus heutiger Sicht − falsch verstandenen Glauben andererseits, Konkurrenzen innerhalb des DV-Verbundes befördern zu müssen, ist der sogenannte Doppelbeschluss zur Unterstützung von zwei unterschiedlichen Produktlinien innerhalb des Verbundes entstanden. Erschwerend kam hinzu, dass der Verbund seither entgegen mehrfacher Ankündigung nicht die Kraft besaß, den Modernisierungsschritt wenigstens in doppelter Ausfertigung konsequent zu vollziehen. So blieb mit „FIWES classic“ ein Jahrzehnte altes drittes Finanzwesenverfahren noch über viele Jahre hinweg bis Ende des Jahres 2014 mit im Betreuungsangebot.

Letztlich blieben bis zum Jahr 2015 die immer wieder angestellten Überlegungen, ob und wie die drei Kommunalen Rechenzentren und die Datenzentrale zu einem gemeinsamen Unternehmen oder zumindest einer gemeinsamen Unternehmensausrichtung zusammengeführt werden könnten, ohne Erfolg. Die große Uneinheitlichkeit der jeweiligen Unternehmensstruktur konnte kein Gemeinschaftsunternehmen entstehen lassen. Die verantwortlichen Akteure haben im Zweifel ihren Eigeninteressen gegenüber den Verbundpartnern den Vorrang eingeräumt. Dies war jeweils auf ein Unternehmen bezogen verständlich, da die erste Verantwortung der Rechenzentrumsrepräsentanten ihrem eigenen Zweckverband galt.

Aus konkreten Anlässen bei der Datenzentrale (u.a. unterschiedlichste Anforderungen an neue Software, hohe Kosten für aufwändige Verfahren ohne kurzfristige Refinanzierungserwartung ) wurde innerhalb des DV-Verbunds das Thema der Zusammenführung im Jahr 2015 wieder intensiviert aufgenommen. Dies mündete in einen Grundsatzbeschluss des Verwaltungsrats der Datenzentrale vom 11. März 2015, dessen wesentlicher Eckpunkt die Beauftragung des Vorstands der Datenzentrale und der Geschäftsführer aller drei Regionalen Rechenzentren ist, die Vorteile eines Zusammenschlusses unter der Maßgabe einer Vollfusion auszuarbeiten.

Als Prämissen für einen solchen Zusammenschluss wurden insbesondere festgelegt:

• Das Land Baden-Württemberg soll Mitträger und Kunde des neuen Unternehmens sein.
• Die Standorte bleiben erhalten.
• Unternehmenssitz soll Stuttgart werden.
• Die Unternehmensform ist so zu wählen, dass die Inhouse-Fähigkeit für alle Träger und auch die Drittmarktfähigkeit im bisherigen Umfang gewährleistet ist.
• Fusionsbedingte Kündigungen für Mitarbeiter werden ausgeschlossen. Es wird eine Beschäftigungsgarantie, aber keine Tätigkeitsgarantie geben.

Seit dem o.g. Grundsatzbeschluss hat der Prozess für den angestrebten Zusammenschluss von der Datenzentrale und der Regionalen Rechenzentren eine ungemein hohe Dynamik erfahren und ist zwischenzeitlich bei allen Verbund-Mitgliedern das zentrale Thema. In diesem Zusammenhang ist u.a. auch eine Due-Diligence-Prüfung durch das externe Beratungsunternehmen XD Next Digital Transform GmbH erfolgt, die zum Fazit kommt, dass eine Fusion geboten ist und das damit verbundene Konsolidierungspotential bis zu 25 Mio. Euro beträgt. Zur Beurteilung aller rechtlichen und steuerlichen Aspekte für den geplanten Fusionsprozess mit dem Arbeitstitel „4 IT“ sind entsprechende Fachanwaltbüros mit eingebunden.

In den Verwaltungsräten von allen drei Regionalen Rechenzentren wird die Fusion und die damit einhergehende Neuausrichtung des DV-Verbundes positiv begleitet.

Die weiteren Schritte sehen dabei wie folgt aus:

1. Gründung einer 4 IT Gesellschaft

Die operativen Tätigkeiten der drei Kommunalen Rechenzentren, Kommunale Datenverarbeitung Region Stuttgart (KDRS), Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken (KIVBF) Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm (KIRU), die Datenzentrale Baden-Württemberg (DZ) und das Land Baden-Württemberg sollen zur engen Zusammenarbeit in einer Datenanstalt (Anstalt des öffentlichen Rechts - DA) zusammengeführt werden. Der endgültige Name der Gesellschaft steht noch nicht fest.

Begleitend ist die Gründung eines Gesamtzweckverbandes aus den drei Zweckverbänden KDRS, KIRU und KIVBF vorgesehen. Die Verbandsversammlungen und Gesellschafterversammlungen sollen Ende des Jahres 2017 eine Gesamtfusion der bestehenden Zweckverbände unter Berücksichtigung der Ergebnisse des Umsetzungskonzeptes beschließen.

Ziel ist es, durch eine gemeinsame Aufgabenerfüllung eine gesicherte zukunftsorientierte Weiterentwicklung der kommunalen Informationsverarbeitung in Baden-Württemberg insbesondere für die angeschlossenen Kommunen und kommunalen Kunden sicherzustellen

2. Wie soll die Gesellschaft gegründet werden

Die Errichtung der Datenanstalt soll in Anlehnung an die Kommunalanstalt gemäß der GKZ-Novelle (Gesetz über kommunale Zusammenarbeit) mit gemischter Trägerschaft erfolgen. Dabei sollen u. a. die Aufgaben, die Beteiligungen, das Stammkapital und der Vermögensübergang der Zweckverbände durch einen Beitritt zur Datenzentrale Baden-Württemberg und deren Umbenennung zur Datenanstalt (DA) geregelt und damit gleichzeitig die Grundlage für die Satzung geschaffen werden.

Die Bestrebungen des Kommunalen Datenverarbeitungsverbundes Baden-Württemberg werden zwischenzeitlich auch von den kommunalen Spitzenverbänden und der neuen Landesregierung unterstützt. Zudem enthält der Koalitionsvertrag der neuen Landesregierung auf Seite 18 in diesem Zusammenhang die nachstehende Absichtserklärung:

„Wir werden die nötigen rechtlichen Rahmenbedingungen durch eine Novelle des Gesetzes über die Zusammenarbeit bei der Kommunalen Datenverarbeitung (ADVZG) schaffen, um einen Zusammenschluss der Kommunen und die

Vernetzung ihrer Daten zu ermöglichen. So können neue Synergien bei den Kommunen ermöglicht werden.“

Die derzeit voll im Gang befindlichen Planung für den Transformationsprozess sind so ausgelegt, die Gesamtfusion zum 1. Januar 2018 zu realisieren und bis dahin die politischen und operativen Voraussetzungen zu schaffen.

3. Was ist der Zweck/das Ziel der Gesellschaft

„IT-gestützte integrierte Lösungen für die kommunale öffentliche Hand entlang deren gesamten Wertschöpfungskette“

Dieses Ziel soll wie folgt erreicht werden:

3.1.Errichtung einer gemeinsamen Datenanstalt als Anstalt des öffentlichen Rechts, die von einem aus der Vereinigung der Zweckverbände für kommunale Datenverarbeitung hervorgegangenen Gesamtzweckverband und dem Landes Baden-Württemberg getragen werden soll (Gesamtfusion).

3.2.Bildung einer gemeinsamen Informatik- und Betriebs-GmbH aus den bisherigen Betriebsgesellschaften.

3.3.Einheitliche Marktbearbeitung, insbesondere der Branche Versorger nebst gewerblichem Finanzwesen, unter Beachtung einer gemeinsamen gesellschaftsrechtlichen Aufstellung mit den Stadtwerken.

3.4.Durchführung struktureller Rationalisierungsmaßnahmen auf Basis der in der Due-Diligence dargestellten Einsparpotenziale und Rahmenbedingungen.

3.5.Sukzessive Realisierung von 25 Mio. € Einsparpotenzial im Laufe der folgenden 5 Jahre nach der Transformation.

3.6.Konsolidierung/Stabilisierung des Umsatzes sowie Kundenbindung im Heimatmarkt innerhalb der ersten 5 Jahre nach Transformation. Ziel: Wachstum 1% p.a. primär durch Neukundengeschäft, unter Beachtung der gesetzlichen Regelungen zum Drittmarktgeschäft.

3.7.Ein Ergebnisanteil von ca. 5% wird jährlich gesichert, zur Bildung eines Budgets für Forschung & Entwicklung und Qualitätssteigerung zur Sicherung der Zukunftsfähigkeit des neuen Unternehmens.

4. Grundlagen und Eckpunkte der Zusammenarbeit:

4.1.Das Land Baden-Württemberg wird Mitträger des neuen Unternehmens sein.

4.2.Die Unternehmensform/Rechtsform wird so gewählt, dass die Inhouse-Fähigkeit für alle Träger und Drittmarktfähigkeit im bisherigen Umfang gewährleistet ist.

4.3.Unternehmenssitz ist Stuttgart.

4.4.Die regionalen Betriebsstätten Freiburg, Heidelberg, Heilbronn, Karlsruhe, Reutlingen, Stuttgart und Ulm bleiben erhalten.

4.5.Alle Beschäftigten werden aufgrund ihrer bisherigen Tätigkeiten adäquate Positionen im neuen Unternehmen bekommen. Fusionsbedingte betriebsbedingte Kündigungen werden ausgeschlossen. Es wird eine Beschäftigungsgarantie, aber keine Tätigkeitsgarantie ausgesprochen.

4.6.Größtmögliche Wirtschaftlichkeit, Effektivität und Wettbewerbsfähigkeit ohne Qualitätseinbußen unter Beibehaltung der Kundennähe

Die Steuerung des Transformationsprozesses bis zur Gründung der Datenanstalt erfolgt über den Lenkungsausschuss (LA). Hierzu sind zur Vorbereitung der Fusionsgrundlagen vier Hauptprojekte mit folgenden Themen gebildet worden:

Projekt 1 „Finanzen, Personal & Consulting“

(Projektleitung William Schmitt, Geschäftsführer KIVBF)

• Finanzmanagement und Controlling inkl. Instrumente für Planung und Steuerung 2016
• Personalmanagement inkl. Personalentwicklungstabelle
• Einkauf inkl. gemeinsame und zentralisierte Beschaffung
• Consulting als geschäftsprozessorientierte Dienstleistung

Projekt 2 „Kunden & Produkte“

(Projektleitung Andreas Pelzner, Vorsitzender der Datenzentrale BW)

• Portfoliomanagement, Produktmanagement und Innovation inkl. Klassifikation von Produkten
• Transparenz zu und Erarbeitung von Preismechanismen
• Erfassung von Verträgen und SLAs
• Vertrieb, Marketing und Kundenmanagement inkl. Piloten („Einübung von Kundenbindung“)

Projekt 3 „Entwicklung & Schulung“

(Projektleitung Manfred Allgaier, Geschäftsführer KIRU)

• Anwendungsentwicklung und Verfahrensberatung (inkl. 2nd/3rd Level Service)
• Zentrales Projektmanagement
• Schulungen/Akademie

Projekt 4 „Technik & technische Services

(Projektleitung Hans-Jürgen Simacher, Geschäftsführer KDRS)

• Technische Verfahrensimplementierung & Application Management
• Infrastruktur, Betrieb und Service Support
• Security der IT-Factory (spezifische Konvergenz und Umsetzung in Abstimmung P6)
• Techn. Kennzahlen zur Leistungsmessung der IT-Factory, ggf. internes Benchmarking (in Abstimmung P1)
• Technische Services der IT-Factory

Unterstützt werden sie dabei durch die drei Stabsprojekte.

P5 „Governance“

(Projektleitung William Schmitt)

• 4 IT Gesamtstrategie / Fusionsstrategie / Operatives Management
• Rechtlicher Rahmen, Gesetzesprozess, Satzung sowie Struktur/Stimmen für GZV und VR
• Aufbauorganisation und Ablauforganisation
• Führungsleitlinien, Managementsystem, Risikomanagement und Change Management
• Daten-, Software- und Technologiestrategie
• Gremienkommunikation, Mitarbeiterkommunikation und öffentliche Kommunikation
• „Programm-Marketing“ und Stakeholder-Aktivierung (Ministerien, Verbände, Fraktionen, ...)
• Markenbild, Markenattribute und Außendarstellung 4 IT vor der Fusion

P6 „Architektur“

(Projektleitung Andreas Pelzner)

• Definition der Stabs-CIO in 4 IT mit den Aufgaben Architektur und Sicherheit und den Prozessverantwortungen
• Bereichsdefinition & Beschreibung Prozesse/Schnittstellen für IT-Architektur und IT-Sicherheit

P7 „Beteiligungen“

(Projektleitung Manfred Allgaier)

• Einnahme der Sicht des (strategischen) Beteiligungsmanagements auf alle Tochter-Gesellschaften
• Konsolidierung der Geschäftsmodelle „gewerblich“ mit Fokus auf Stadtwerke (KIRU/KIVBF)

Außerdem werden temporäre Arbeitsgruppen „Service“ gebildet werden mit den Schwerpunkten:

• Übergeordnete Abgrenzung der Themen Produktmanagement, Servicemanagement, Entwicklung und Betrieb
• Grundlagen zur Gestaltung, Ausrichtung und Verortung von „Service“ im Ziel-Wertschöpfungsmodell 4 IT

Der Transformationsprozess wird dabei extern unterstützt durch den Programmleiter Steve Kirchhoff vom Beratungsunternehmen XD Next Digital Transform GmbH und zur weiteren Unterstützung einem Programmbüro mit Vertretern aus dem DV-Verbund.

Wie können sich Kunden in dem neuen Unternehmen einbringen?

Folgende Kundenbeteiligungen werden derzeit geprüft:

• Über den Verwaltungsrat

Es ist angedacht, mit einem Verwaltungsrat mit 26 Mitgliedern zu starten. Nach 5 Jahren wird eine Reduzierung angegangen.

• Über einen Organisationsbeirat
  Der Organisationsbeirat berät den Vorstand der Datenanstalt. Die genauen Aufgaben, Rechte und Pflichten werden in der Satzung wie auch in einer Geschäftsordnung geregelt.

• Über Mitgliederbeiräte

Das Kundenmanagement wird als ganzheitliche Schnittstelle zum Kunden definiert und hat einen regionalen Bezug auf Basis der definierten Kundensegmente bis hin zur Großen Kreisstadt. Die Kundensegmente Land- und Stadtkreise werden von besonders qualifizierten Key-Account-Managern betreut. Es ergeben sich besondere Chancen für eine kommunal fokussierte kundensegmentspezifische Produktportfolioentwicklung. Dabei werden je Kundensegment die Erwartungen der Kunden über sogenannte Mitgliederbeiräte gebündelt und im Anforderungsmanagement zusammengeführt.

In den segmentspezifischen Kundenbeiräten sind jeweils auch die Vertreter der Kommunalen Spitzenverbände vertreten, um gemeinsam das strategisch gewollte Ziel-Produktportfolio des jeweiligen Kundensegments zu definieren und in seiner Entwicklung zu priorisieren. Damit wird sichergestellt, dass die Kundenerwartung und das Leistungsangebot des neuen Unternehmens bestmöglich aufeinander abgestimmt sind. Ziel ist es, perspektivisch ein einheitliches kundensegmentspezifisches Produktportfolio für ganz Baden-Württemberg zu erstellen.

Status und Zwischenergebnisse

Im Mittelpunkt der Fusionsaktivitäten steht jetzt vor allem parallel zum laufenden Geschäft bei allen DV-Verbundpartnern die Vorbereitung der Zusammenführung der vier Organisationen. Die hierfür erforderlichen Entscheidungen werden durch den Lenkungsausschuss getroffen und von den Vorständen und Geschäftsführern der vier beteiligten Häuser vorbereitet. Diese werden regelmäßig in den Sitzungen ihrer Verwaltungsräte über die erzielten Fortschritte berichten.

In den verbleibenden Wochen bis zum Jahresende sollen die erforderlichen Beschlüsse im Verwaltungsrat der Datenzentrale und in den Verbandsversammlungen der Zweckverbände erfolgen, damit alle Träger und Verbandsmitglieder im Laufe nächsten Jahres die Zustimmung ihrer Gremien zur Fusion einholen können.

Angesichts der großen spürbaren Zustimmung der Mitglieder zur Fusion und der konstruktiven und vertrauensvollen Zusammenarbeit zwischen den operativen Führungsspitzen der vier Häuser darf man sehr optimistisch sein, das gemeinsam gesteckte Ziel zu erreichen. Der laufende Betrieb und die jeweils bei den Kommunen eingesetzten Verfahren sind durch den Transformationsprozess nicht beeinträchtigt, da in allen Häusern die Betreuung sichergestellt ist. Nach Gründung der Datenanstalt zum 1. Januar 2018 darf mit einer spürbaren Optimierung des Serviceangebots gerechnet werden.

Der Ostalbkreis ist seit dem 1. November 1979 Mitglied im Zweckverband des regionalen Rechenzentrums KIRU bzw. dem früheren Rechenzentrum IKD Ulm. Aus Sicht der Landkreisverwaltung sind die dargestellten Optimierungsziele und zum 1. Januar 2018 angestrebte Fusion der DV-Verbundpartner in eine Datenanstalt sehr zu begrüßen und der damit verbundene „4 IT“-Transformationsprozess nachhaltig zu unterstützen.

Finanzierung und Folgekosten

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Anlagen

Präsentation „4 IT – Datenzentrale und Rechenzentren: Auf dem Weg zu einem leistungsfähigen kommunalen IT-Dienstleistungsunternehmen in Baden-Württemberg“

Sichtvermerke