Antrag der Verwaltung

Der Ausschuss für Bildung und Finanzen stimmt dem Wechsel des Finanzfachverfahrens von KIRP zu SAP zum 01.01.2018 zu.

Sachverhalt/Begründung

Der Ostalbkreis setzt seit 2003 die Finanzsoftware KIRP ein. Das Verfahren wird über das Rechenzentrum KIRU bereitgestellt.

Bereits im Jahr 2014 wurde seitens der KIRU signalisiert, dass die KIRP-Software mittelfristig durch ein Nachfolgeprogramm abgelöst wird. Die vertraglichen Bindungen mit der KIRP-Herstellerfirma  laufen in 2017 aus. Ab diesem Zeitpunkt wird das KIRP in seiner jetzigen Form nicht mehr weiterentwickelt. Alle KIRP-Kunden des Rechenzentrums müssen bis spätestens 2020 entscheiden, ob sie auf das neu angebotene Verfahren der Fa. Infoma oder auf das bisher parallel zu KIRP angebotene Verfahren der Fa. SAP umsteigen wollen.

Der Kämmerei wurden im letzten Jahr beide Programme vorgestellt. Das SAP-Programm hat dabei den für den Ostalbkreis geeigneteren Eindruck hinterlassen. Die Software ist schon viele Jahre auf dem Markt und wird ständig weiterentwickelt. Sie bietet sehr viele Gestaltungs- und flexible Auswertemöglichkeiten, die bei anderen Programmen nur eingeschränkt möglich sind. Außerdem gibt es eine Menge von SAP-eigenen Zusatzprogrammen, die je nach Bedarf angebunden werden können (z. B. Darlehensverwaltung, Baucontrolling, Gebäudemanagement, Liegenschaftsverwaltung, Fuhrparkverwaltung usw.)

Eine aktuelle Übersicht über die bei den Landkreisen eingesetzten Programme bestätigt die Tendenz der Landkreise zu SAP:

SAP26Landkreise

KIRP3Landkreise

C.I.P.3Landkreise (nicht rechenzentrumsgebunden)

Infoma3Landkreise

Die Dominanz von SAP rührt mit unter daher, dass das Rechenzentrum KIVBF (Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken in Karlsruhe) ihren Kunden schon bisher nur SAP anbietet. Nur die KIRU und das Rechenzentrum Stuttgart bieten ihren Mitgliedern zwei Finanzsoftwareprodukte an. Im Verbandsgebiet Stuttgart haben die Landkreise Rems-Murr-Kreis und Göppingen das KIRP im Einsatz, im Verbandsgebiet der KIRU nur der Ostalbkreis.

Aktuell sind Gespräche zur Fusion der drei Rechenzentren zu einer Anstalt des öffentlichen Rechts im Gange. Inwieweit sich die Infoma-Software bei den Städten und Gemeinden durchsetzen wird ist noch nicht bekannt.

Die Kämmerei spricht sich deshalb für den Umstieg auf die SAP-Finanzsoftware aus.

Zeitliche Umsetzung

Bei einem Umstieg geht man von einem zeitlichen Vorlauf von ca. 1 - 1,5 Jahren aus. Da der Stammdatenaufbau bis Mitte eines Jahres wegen der bevorstehenden Haushaltsplanung abgeschlossen sein muss, wäre aus heutiger Sicht ein produktiver Umstieg zum 01.01.2018 möglich.

Mit der SAP-Abteilung der KIRU wurde bereits Kontakt aufgenommen. Aus deren Sicht könnte das Projekt für diesen Zeitraum eingeplant werden.

Finanzierung und Folgekosten

Nach der vorliegenden Kosteninformation der KIRU belaufen sich die einmaligen Umstellungskosten auf rund 143.000 €. Diese setzen sich wie folgt zusammen:

Einmalige Kosten (Umstellungsaufwand + Lizenzkosten)

a)Technische Bereitstellungskosten40.000 € - max. 50.000 €

b)Workshops und Schulungen25.000 € - 30.000 €

c)Lizenzkosten63.000 €

Gesamtbis zu 143.000 €

Die Abrechnungsmodalitäten für die SAP-Software unterscheiden sich etwas von den bisherigen Abrechnungen für das KIRP. Auf Basis der Buchungsbewegungen in 2015 ergeben sich voraussichtlich nachstehende Beträge:

Laufende Kosten

a)Jährlicher Grundbetrag24.000 €

b)Wartung und Pflege für Lizenznutzungsrechte31.000 €

c)Fallentgelte für Buchungen120.000 € - 190.000 €

d)Schnittstelle Sozial- und Jugendhilfebuchhaltung (SoJuHKR)ca. 40.000 €

einschl. Jobcenter

Gesamt285.000 €

Die eigentliche Durchführung des Projekts innerhalb der Kämmerei soll mit bestehendem Personal erfolgen. Der zukünftige Pflegeaufwand der Software kann allerdings im jetzigen Stadium noch nicht realistisch eingeschätzt werden. Die umfangreichen Funktionalitäten erfordern voraussichtlich aber auch einen höheren Personaleinsatz.

Sichtvermerke