Antrag der Verwaltung

Der Ausschuss für Bildung und Finanzen stimmt der Vergabe des Rahmenvertrages, jährlich auf die Dauer von 4 Jahren, zum Preis von 298.822,00 € pro Jahr an die Firma Newerkla GmbH & Co. KG als wirtschaftlichsten Anbieter zu.

Sachverhalt/Begründung

Die IuK stellt die Beschaffung von PCs und Bildschirmen auf eine Beschaffung über einen Rahmenvertrag um. Der Rahmenvertrag hat eine Laufzeit von 4 Jahren.

Die Beschaffung von PCs und Bildschirmen über einen Rahmenvertrag wurde in der BiFi- Sitzung vom 06.10.2015 beschlossen (Sitzungsvorlage 180/2015).

I. Ausschreibungsverfahren

Das Ausschreibungsverfahren wurde europaweit als Offenes Verfahren gemäß VOL/A auf elektronischem Weg durchgeführt.

Der Ausschreibungsinhalt wurde aus Gründen der Komplexität und der gesetzlichen Bestimmungen eines europaweiten Verfahrens von der IuK und einem externen Beratungsunternehmen (Fa. Infora, München) erarbeitet, da insbesondere die technische Bewertungsmatrix, wie auch die produktneutrale Beschreibung der Hardware in technischer und gleichzeitig rechtlicher Sicht einwandfrei sein müssen. Dies konnte von der IuK allein nicht gewährleistet werden.

Die Ausschreibung wurde in 2 Lose aufgeteilt, ein Los für die Arbeitsplatzrechner (APC) und ein Los für die Arbeitsplatzmonitore (APM).

Der Veröffentlichungstermin war am 27.11.2015, letzter Termin zur Angebotsabgabe war der 22.01.2016.

In dieser Zeit wurden die Ausschreibungsunterlagen von insgesamt 26 möglichen Bietern heruntergeladen.

Es sind bei der Verwaltung zwei Angebote fristgerecht eingegangen, welche jeweils Los 1 und 2 beinhalteten. Angeboten haben die Firma Newerkla, Aalen und die Firma L&W Datentechnik, Filderstadt.

II. Angebotsbewertung

Beide Bieter konnten die geforderten Kriterien mit den für das Los 1 und 2 angebotenen Produkten erfüllen.

Das Ergebnis der Bewertungskriterien war identisch. Somit kann die Vergabeentscheidung nur über den Preisvergleich stattfinden.

Es wurden jeweils Geräte des Herstellers Fujitsu angeboten.

LOS 1 APC: günstigster Anbieter Fa. Newerkla Stückpreis: 723,76 € brutto

LOS 2 APM: günstigster Anbieter Fa. Newerkla Stückpreis: 227,53 € brutto

III. Vergabevorschlag

Der Geschäftsbereich Information und Kommunikation schlägt aufgrund der Angebotsbewertung die Vergabe für beide Lose an die Firma:

Newerkla GmbH & Co. KG

Röntgenstraße 22

73431 Aalen

vor.

Finanzierung und Folgekosten

Für die geplante jährliche Abnahmemenge von 350 Stück APC und 200 Stück APM ergeben sich somit folgende Kosten:

2016: 298.822,00 €

2017: 298.822,00 €

2018: 298.822,00 €

2019: 298.822,00 €

Die geplanten Gesamtkosten belaufen sich somit über die Laufzeit von 4 Jahren auf 1.195.288,00 €.

In der 2015 aufgestellten Kostenplanung wurde mit einem Gesamtbetrag von  1.314.000 € kalkuliert.

Somit wird der ursprünglich kalkulierte Betrag um 118.712,00 € unterschritten.

Im Haushalt 2016 stehen Mittel in Höhe von 328.500,00 € zur Verfügung.

Anlagen

Sichtvermerke