Bürgerinformationssystem
Vorlage - 180/2015
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Antrag der Verwaltung
Der Ausschuss für Bildung und Finanzen stimmt der Ausschreibung und dem Abschluss eines Rahmenvertrags für die Beschaffung von PCs und Monitoren in der Landkreisverwaltung ab dem Jahr 2016 zu. Sachverhalt/Begründung
Der Geschäftsbereich Information und Kommunikation möchte als interner Dienstleister der Landkreisverwaltung den Mitarbeitern die bestmöglichen Arbeitsbedingungen zur Verfügung stellen. Ein sehr bedeutsamer Faktor ist hierbei die Hardwareausstattung des Arbeitsplatzes der einzelnen Mitarbeiter. Um den Geschäftsbetrieb der Landkreisverwaltung dauerhaft mit der höchsten Effizienz zu gestalten, ist aktuelle und leistungsfähige Hardware am Arbeitsplatz unabdingbar. Der Geschäftsbereich IuK hat alternative Möglichkeiten untersucht, wie diese Anforderungen bestmöglich erfüllt werden können.
Nachfolgend werden die Bedingungen und Details eines Rahmenvertrags erläutert und dargestellt.
Die aktuelle Nutzungsdauer der Hardware liegt bei Arbeitsplatzrechnern in der Landkreisverwaltung etwa bei 6 Jahren, bei Monitoren oft noch länger. Dies resultiert daraus, dass in den vergangenen Jahren die benötigte Anzahl an Geräten - den Restriktionen des Haushalts geschuldet – nicht immer beschafft werden konnte, um eine Nutzungsdauer von max. 4 Jahren zu erreichen. In den letzten Jahren konnten zwar deutliche Verbesserungen erzielt werden, jedoch wurde das gesteckte Ziel noch nicht erreicht. Eine Nutzungsdauer von mehr als 4 Jahren ist aufgrund der immer schneller erfolgenden technischen Entwicklung in den meisten Fällen unvermeidbar mit Abstrichen bei der PC-Leistung verbunden. Durch die erhöhte Mittelbereitstellung in den beiden letzten Haushaltsjahren konnte die einstige Nutzungsdauer von etwa 7-8 Jahren bei der PC-Hardware auf zwischenzeitlich schon 6 Jahre gesenkt werden. In der nachfolgend dargestellten Grafik ist die Altersstruktur ersichtlich. 2014 hatten wir einen Gesamtbestand von 1482 PCs in folgendem Alter:
Soll-zustand / Zielsetzung
Um das Ziel einer Nutzungsdauer der PCs auf 4 Jahre und von Monitoren auf 6 Jahre zu erreichen, ist ein jährlicher Austausch von 350 PCs und ca. 200 Monitoren erforderlich. Die restlichen Geräte wie Drucker, Kopierer, Scanner sind in der Stückzahl geringer und zudem in aller Regel so individuell ausgelegt, so dass es keinen Vorteil bringen würde, diese Geräte mit in einen Rahmenvertrag aufzunehmen. Eine entsprechende Vertragsgestaltung würde sich unnötig komplex und teuer gestalten. Der Geschäftsbereich IuK schlägt deshalb vor, zukünftige Beschaffungen der PCs und Monitore im Zuge eines Rahmenvertrags mit einer Laufzeit von 4 Jahren zu tätigen. Hierdurch wäre der Mittelbedarf immer für die nächsten 48 Monate mit einem garantierten Betrag sichergestellt.
Gründe für einen Rahmenvertrag
Möglichkeiten der Finanzierung:
Zur Finanzierung der benötigten Geräte (PCs und Monitore) stehen drei Möglichkeiten zur Verfügung, die im Folgenden jeweils kurz erläutert werden:
Die Geräte werden bei Rechnungstellung erworben und gehen in das Eigentum des Ostalbkreises über.
Der Kaufpreis des Geräts wird in monatlichen Raten über den Lebenszyklus des Geräts gesplittet. Nach dieser Zeit geht das Gerät in den Eigentum des Ostalbkreises über.
Für die Geräte wird ein Leasingvertrag abgeschlossen. Nach Ende dieses Vertrages gehen die Geräte zurück zum Leasinggeber.
Die Option des Leasings ist nur wirtschaftlich, wenn die Geräte eine Laufzeit von 3 Jahren nicht übersteigen, da nur bei dieser Laufzeit günstige Konditionen erzielt werden. Dies kommt durch die Restwertvermarktung des Anbieters zustande, welche natürlich bei 3 Jahren wesentlich attraktiver ist als bei einer Laufzeit von 4 Jahren. Mit der Option des Leasings ist auch ein höherer Verwaltungsaufwand verbunden. Auch nimmt man sich ein gewisses Maß an Flexibilität. Die Geräte werden stets zum Leasingende ausgetauscht. Wenn jedoch zu diesem Zeitpunkt andere ressourcenfordernde Projekte anstehen und der Austausch nicht erfolgen kann, kann dies zu beträchtlichen Sonderzahlungen für diese Geräte führen. Leasing erfordert auf den gleichen Zeitraum betrachtet höhere Aufwendungen.
Bei einem Miet-Kauf muss der Finanzierungsvorschlag des Verkäufers genau betrachtet werden, da bei einem Miet-Kauf über die gesamte Mietzeit gerechnet das Gerät letztendlich teurer ist als bei einem Sofortkauf.
Die IuK erachtet den Kauf der Hardware über einen Rahmenvertrag als die geeignetste Möglichkeit. Die wichtigsten Eckpunkte einer solchen Verfahrensweise sind insbesondere die finanzielle Planungssicherheit über 48 Monate sowie die aus Erfahrungswerten ermittelten günstigeren Konditionen. Deshalb ist diese Alternative nach Überzeugung der IuK auch die wirtschaftlichste Lösung. Weitere Vorteile sind die garantierte Erfüllung der Leistungsanforderungen der Hardware, die daraus resultierende Gewährleistung von Arbeitsmitteln auf dem Stand der Technik sowie letzten Endes auch die Optimierung des Beschaffungsprozesses für die Hardware.
Ausgehend davon, dass die Beschaffung der Hardware über einen Rahmenvertrag ca. 10 % günstiger ist als bei jährlichem Einzelbezug von 350 PCs und 200 Monitoren, ergibt sich folgende Berechnung:
Das Gesamtvolumen eines Rahmenvertrages würde sich somit über die Vertragsdauer hinweg auf 1.314.000 € belaufen.
Geplant ist die Beschaffung der PCs und Bildschirme über einen Rahmenvertrag ab dem Jahr 2016.
Das Ausschreibungsverfahren wird europaweit als Offenes Verfahren gemäß VOL/A auf elektronischem Weg (e-Vergabe) durchgeführt werden.
Die Ausschreibung wird von der IuK in Absprache mit externen Beratern und mit dem Geschäftsbereich Rechnungsprüfung erarbeitet und ist zeitlich wie folgt geplant:
- 06.10.2015 Beschlussfassung im Ausschuss für Bildung und Finanzen - 06.11.2015 Veröffentlichung der Bekanntmachung und Ausschreibungsunterlagen des offenen Verfahrens - 28.12.2015 Angebotseröffnung / Submission - 02/2016 Vergabe im Ausschuss für Bildung und Finanzen - 03/2016 Beginn der Leistungserbringung
Die Finanzierung wird über die Haushaltsjahre 2016-2018 abgedeckt.
Sichtvermerke
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