Antrag der Verwaltung

Der Kreistag nimmt Kenntnis vom Prüfungsbericht der Gemeindeprüfungsanstalt Baden-Württemberg zur Prüfung der Bauausgaben des Ostalbkreises für die Jahre 2008 bis 2011 sowie vom Abschluss der Prüfungen nach § 48 LKrO i. V. mit § 114 Abs. 5 Satz 2 GemO durch das Regierungspräsidium Stuttgart.

Sachverhalt/Begründung

Die Gemeindeprüfungsanstalt (GPA) Baden-Württemberg hat in der Zeit vom 22.10. - 23.11.2012 die Bauausgaben des Ostalbkreises in den Jahren 2008 - 2011 geprüft.

Gemäß § 48 Landkreisordnung (LKrO) in Verbindung mit § 114 Abs. 4 Satz 2 Gemeindeordnung (GemO) ist der Kreistag über die wesentlichen Inhalte des Prüfungsberichts zu unterrichten.

Darüber hinaus ist den Mitgliedern des Kreistags auf Verlangen Einsicht in den Prüfungsbericht zu gewähren (§ 114 Abs. 4 Satz 2 GemO).

Die wesentlichen Prüfungsfeststellungen der GPA Baden-Württemberg werden ergänzt um die jeweils dazu gehörende Stellungnahme der Verwaltung nachfolgend dargestellt:

Prüfung der Bauausgaben 2008-2011

Prüfungsfeststellung Randnummer 2

Beschränkte Ausschreibungen

Mehrere Straßenbaumaßnahmen wurden gemäß § 3 Abs. 3 VOB/A (§ 3 Nr. 3 VOB/A 2006) beschränkt ausgeschrieben. Dabei wurde der Wettbewerb auf Unternehmen beschränkt, die in der Region ansässig sind. Außerdem wurde bei den Ausschreibungen unter den Bewerbern nicht gewechselt (s. auch die Begründungen unter Punkt 2.1 der Vergabevermerke zu den Baumaßnahmen: „Zur Stärkung des Mittelstandes in Zeiten der Wirtschaftskrise werden nur regional ansässige Firmen zu Angebotsabgabe aufgefordert.“). Hierzu folgende Beispiele:

              - Kreisstraße 3239 - Belagssanierung zwischen Dewangen und Fachsenfeld

              - Kreisstraße 3299 - Belagssanierung zwischen Dossingen und Dorfmerkingen

              - Kreisstraße 3298 - Belagssanierung zwischen Dorfmerkingen und der L 1080

              - Kreisstraße 3301 - Belagssanierung zwischen der Abzweigung Ohnmenheim  -                                                              Hohlenstein

              - Kreisstraße 3228 - Belagssanierung zwischen der Abzweigung B 290 und der                                                                    Jagstbrücke

              - Kreisstraße 3333 - Belagssanierung in der Ortsdurchfahrt Schrezheim

Hierzu ist zu bemerken:

Grundsätzlich waren nach § 3 ABs. 3 VOB/A bzw. im Rahmen der VwV Beschleunigung ö.A. die beschränkten Ausschreibungen von Bauleistungen in diesem Umfang zulässig. Nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 VOB/A (vorher § 7 Nr. 1 VOB/A 2006) darf der Wettbewerb aber nicht auf Unternehmen beschränkt werden, die in bestimmten Regionen oder Orten ansässig sind. Außerdem soll gemäß § 6 Abs. 2 Nr. 3 VOB/A bei beschränkten Ausschreibungen unter den Bewerbern möglichst gewechselt werden.

Es wird um Mitteilung gebeten, wie künftig verfahren wird.

Stellungnahme der Verwaltung:

Die langjährige Erfahrung im Geschäftsbereich Straßenbau des Ostalbkreises hat gezeigt, dass nur vereinzelt weitere Anbieter als die aufgeforderten Firmen zu einzelnen Großbaumaßnahmen Angebote abgegeben haben. Diese erhielten auf Grund des Angebotspreises nie den Zuschlag. Es liegt die Vermutung nahe, dass damit nur das regionale Preisniveau getestet werden sollte.

Aus diesem Grund wurde entschieden, nur die Firmen zu Angeboten aufzufordern, die regelmäßig an Auftragsvergaben teilnahmen.

Durch die Verwaltungsvorschrift der Ministerien zur Beschleunigung der Vergabe öffentlicher Aufträge vom 03.12.2010 wurde es ermöglicht, auch umfangreichere Baumaßnahmen beschränkt auszuschreiben.

Es war hierbei für den Ostalbkreis ein besonderes Anliegen, bevorzugt regional ansässige Firmen zur Angebotsabgabe aufzufordern, um Arbeitsplätze in der Region zu sichern. Mit dem gewählten Verfahren wurden alle Unternehmen erreicht, die seit 2005 Auftragnehmer im Straßen- und Brückenbauen im Ostalbkreis tätig waren. Erst 2012 erhielt erstmalig und einmalig mit der Firma Schneider aus Öhringen eine Firma den Zuschlag, die nicht aus dem Bieterkreis stammt, und bei den beschränkten Ausschreibungen zur Angebotsabgabe aufgefordert wurde.

Da o. g. Verwaltungsvorschrift in der Praxis zu keinerlei Beschleunigung in den Vergabeverfahren führte und um künftige Prüfungsbemerkungen zu vermeiden, wird der GB Straßenbau künftig bei Baumaßnahmen im Straßen- und Brückenbau in der Regel öffentliche Ausschreibungen durchführen.

Prüfungsfeststellung Randnummer 3:

VOB-widrige Regelungen in den Vertragsunterlagen

In die Vertragsunterlagen für die Straßenbaumaßnahmen wurden in vielen Fällen VOB-widrige Regelungen aufgenommen. Das Handbuch für die Vergabe und Ausführung von Bauleistungen im Straßen- und Brückenbau (HVA B StB) einschließlich den Ergänzungen der Straßenbauverwaltung Baden-Württemberg wurden bei der Erstellung der Vergabeunterlagen verwendet, jedoch um den Abschnitt Baubeschreibung ergänzt.

Beispiele:

              - Mehreinbaumengen von Mischgut, die auf Unebenheiten infolge von Decken-                fräsen zurückzuführen sind, werden nicht gesondert vergütet und sind in die

                Einheitspreise einzurechnen. (Verstoß gegen § 7 Abs. 1 Nr. 1 und 3 VOB/A).

              - Der Aushub alter Straßenbefestigung wird entsprechend der Aushubposition

                nach den Bodenklassen 3 - 6 bezahlt. Die örtliche Bauleitung kann ohne be-                sonderen Zuschlag verfügen, dass der Bereich des alten Straßenkoffers ge-                                trennt vom normalen Aushub abgetragen, zwischengelagert und eingebaut

                wird. (Verstoß gegen § 7 Abs. 1 Nr. 1 bis 3 VOB/A).

              - Beim Mehraushub von nicht tragfähigem Untergrund ist der Aushubbereich vor

                Verfüllung zu verdichten. Vor Schüttung etwaiger Dämme ist das                            

            Dammauflager ebenfalls zu verdichten. Diese Positionen werden nicht              

              gesondert vergütet. (Verstoß gegen § 7 Abs. 1 Nr. 1 bis 3 VOB/A).

Die kommunalen Auftraggeber sind verpflichtet, Bauleistungen nach den Bestimmungen der VOB/A zu vergeben und die Vertragsbedingungen der VOB/B unverändert zum Vertragsinhalt zu machen (§31 GemHVO i.v.m. Nr. 2.1 der VergabeVwV). Dementsprechend müssen die mit dem Erstellen der Vergabeunterlagen beauftragten Mitarbeiter der Verwaltung ebenfalls die VOB beachten.

Im vorliegenden Fall wurde in der Baubeschreibung geregelt, dass der Bieter nicht hinreichend kalkulierbare Leistungen in die Einheitspreise einzurechnen hat. Zum einen bestehen Zweifel an der Wirksamkeit solcher Vorgaben. Sollten diese Vorgaben vom Auftraggeber regelmäßig verwendet werden, dürfte es sich hierbei um Allgemeine Geschäftsbedingungen i.S. des § 305 BGB handeln. Solche Bedingungen sind nur wirksam, wenn sie hinreichend kalkulierbar sind. Zum anderen stehen diese Vorgaben im Widerspruch zum Gebot der eindeutigen und erschöpfenden Leistungsbeschreibung

(s. z.B. § 7 Abs. 1 VOB/A. Künftig sind für solche Leistungen daher ggf. eigenständige Positionen in das Leistungsverzeichnis (LV) aufzunehmen.

Die GPA weist ferner darauf hin, dass jede (auch unwesentliche) Abänderung der VOB/B in vorrangigen Vertragsbedingungen im Übrigen regelmäßig nachteilige Rechtsfolgen für den Auftraggeber hat. Die VOB/B gilt dann nicht mehr als privilegiert bzw. unterliegt - wie alle anderen Allgemeinen Geschäftsbedingungen - der Rechtskontrolle nach den §§ 305 ff. BGB (BGH, Urt. vom 15.04.2004, ZfBR 2004, 555= NZBau 2004, 385). Einige für den Auftraggeber vorteilhafte Regelungen der VOB/B halten dann einer Rechtskontrolle nicht stand. (z.B. § 16 Abs. 3 Nr. 2 VOB/B).

Der Verwaltung wird empfohlen, bei einer Ausschreibung und Vergabe von Bauleistungen künftig nur noch die Kommunalen Einheitlichen Vordrucke -KEV- zu verwenden (Teile 1 bis 3 des Kommunalen Vergabehandbuchs). Sind in die KEV in Einzelfällen ausnahmsweise selbstverfasste ergänzende Texte aufzunehmen (z.B. in den Besonderen Vertragsbedingungen -KEV 116.1 (B) BVB-), ist darauf zu achten, dass die VOB/B nur insoweit ergänzt wird, wie es § 8 Abs. 4 VOB/A zulässt.

Zudem können Abweichungen von der VOB zuwendungsschädlich sein. Dies gilt insbesondere für Vergaben, die nicht den Bestimmungen der VOB/A entsprechen (BGH, Urt. v. 17.11.2011, IBR 2012, 94 oder VG Gelsenkirchen, Urt. v. 04.04.2011, IBR 2011, 545).

Außerdem können Bauverträge mit derartigen Regelungen die spätere Abrechnung erschweren, da ggf. von den Auftragnehmern Nachtragsforderungen gestellt werden.

Es wird um Mitteilung gebeten, wie künftig verfahren wird.

Stellungnahme der Verwaltung:

Die angeführten Ergänzungen der Vergabeunterlagen um den Abschnitt Baubeschreibung werden beim Geschäftsbereich Straßenbau aktuell nicht verwendet. Ob diese in früheren Jahren so verwendet wurden ist nicht bekannt.

Bei künftigen Ausschreibungen werden die Anmerkungen der Gemeindeprüfungsanstalt beachtet.

Prüfungsfeststellung Randnummer 4:

Produktvorgaben in Leistungsverzeichnissen

Obwohl der Auftragsgegenstand hinreichend beschrieben werden konnte, wurden bei

mehreren Ausschreibungen in verschiedenen LV-Positionen Leitfabrikate (jeweils mit

dem Zusatz „oder gleichwertig“) vorgegeben.

Beispiele:

              - Dachsanierung am Landratsamt

              - Sanierung der Aufzüge im Landratsamt

              - Erweiterung des Kreisberufsschulzentrums in Schwäbisch Gmünd

                (Bäckerei und Metzgerei)

Dazu wird auf Folgendes hingewiesen:

Nach § 7 Abs. 8 VOB/A (vorher § 9 Nr. 10 VOB/A 2006) ist die Leistung produktneutral zu beschreiben. Etwas anderes gilt nur, wenn entweder die Vorgabe eines bestimmten Produktes durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt ist (z.B. weil Kompatibilitätserfordernisse, das Erfordernis einer einheitlichen Wartung oder gestalterische Erfordernisse vorliegen). Falls der Auftragsgegenstand nicht hinreichend genau und allgemein verständlich beschrieben werden kann, besteht (auch wenn die o.g. Ausnahmevoraussetzungen nicht vorliegen) die Möglichkeit, ein Leitfabrikat vorzugeben, allerdings verbunden mit dem Zusatz „oder gleichwertiger Art“ (s. § 7 Abs. 8Satz 2 VOB/A).

Gründe, die eine Produktvorgabe rechtfertigen, waren in den vorliegenden Fällen jedoch nicht erkennbar. Nur durch „neutrale“ LV können ggf. auch bessere Wettbewerbspreise erzielt werden.

Es wird um Mitteilung gebeten, wie künftig verfahren wird.

Stellungnahme der Verwaltung:

Im Sinne des § 7 Abs. 8 Satz 2 VOB/A wird generell eine abschließende Prüfung der erstellten Leistungsverzeichnisse vor dem Versand an die Bewerber nach den Grund-sätzen des Vergaberechts vorgenommen. Künftig wird auch ein besonderes Augenmerk auf die produktneutrale Beschreibung von Leistungspositionen gerichtet.

Prüfungsfeststellung Randnummer 5:

Regelungen über die Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordination auf Baustellen in den Vertragsunterlagen

In die LV für die Straßenbaumaßnahmen wurden unter dem Titel Baustelleneinrichtung

für die Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordination auf Baustellen generell folgende

drei Positionen aufgenommen:

Position               Leistungsbeschreibung

00.0009.               07.101/508                                           1,00 Psch XXXX               ………..

                            Vorankündigung erstellen

                            Vorankündigung gemäß Baustellenverordnung erstellen und spätestens

                            zwei Wochen vor Einrichten der Baustelle der zuständigen Behörde über-

                            mitteln.

                            Vorankündigung sichtbar und witterungsgeschützt auf der Baustelle aus-                            hängen. Bei erheblichen Änderungen während der Bauzeit anpassen

00.00.0010               07.101/513508                             1,00 Psch XXXX               ………..

                            SiGe-Plan erstellen

                            Sicherheits- und Gesundheitsschutzplan (SiGe-Plan) nach RAB 31 er-

                            stellen und mit dem Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordinator dieser

                            und weiterer berührter Baustellen abstimmen. Bei erheblichen

                            Änderungen in der Ausführung des Bauvorhabens anpassen.

                            Den SiGe-Plan für jeden Beschäftigten einsehbar auf der Baustelle vor-                            halten.

00.00.0011               07.101/528                                           1,00 Psch XXXX               ………..

                            SiGe-Koordinator stellen

                            Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordinator während der Ausführung                             des Bauvorhabens nach RAB 30 und Unterlagen des AG stellen.

Hierzu ergänzend wird unter Punkt 3.13 der Baubeschreibung auf die Angaben für die

Erarbeitung des Sicherheits- und Gesundheitsschutzplanes (SiGe-Plan) und auf die

Aufgaben des Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordinators hingewiesen. Außerdem

ist unter Punkt 5.3 der Zusätzlichen Technischen Vertragsbedingungen ein Hinweis

auf die Beachtung der Verordnung über Sicherheits- und Gesundheitsschutz auf

Baustellen (Baustellenverordnung - BaustellV) enthalten.

Oftmals wurden die Leistungen für die Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordination

mit einem sehr niedrigen Einheitspreise angeboten (s. die bei der Verwaltung vorliegenden Preisspiegel). Nach den bisherigen Erfahrungen sind die angebotenen Einheitspreise weder angemessen noch auskömmlich. Nach den vorliegenden Schlussrechnungen wurde lediglich bei zwei Baumaßnahmen die Position „Vorankündigung erstellen“ abgerechnet. Offensichtlich waren bei allen anderen Baumaßnahmen keine Leistungen für die Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordination zu erbringen.

Dazu ist zu bemerken:

Die o.g. Positionen sollten nur dann in die Leistungsbeschreibung aufgenommen werden, wenn bereits bei Ausschreibung feststeht, dass sie nach der Baustellenverordnung auch zu erbringen sind. So ist z.B. ein Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordinator zu bestellen, wenn Beschäftigte verschiedener Arbeitgeber auf der Baustelle tätig werden.

Sind Leistungen auszuführen, die typischerweise von nur einem Auftraggeber (also einer

Bauunternehmung) erbracht werden, besteht im Einzelfall zwar die Möglichkeit, dass

diese Bauunternehmung (ausweislich ihrer Nachunternehmererklärung) Nachunternehmer einsetzen will, was dazu führt, dass ein Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordinator bestellt werden muss. Dennoch sollte davon abgesehen werden, für diesen Fall vorsorgliche Positionen für die Sicherheits-und Gesundheitsschutzkoordination in die Leistungsbeschreibung aufzunehmen. Die Aufnahme von (Haupt-) Positionen in eine Leistungsbeschreibung ist nämlich nur zulässig, wenn deren Erfordernis feststeht. Aus diesem Grund sollte so vorgegangen werden, dass der Bauherr einen externen Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordinator bestellt, falls die Bauunternehmung, für

den Fall der Auftragserteilung beabsichtigt, Nachunternehmer einzusetzen. Dabei ist

das Honorar des Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordinators im Rahmen der Wertung nach § 16 Abs. 6 Nr. 1 VOB/A als Folgekosten zu berücksichtigen, d.h. die Angebotssumme ist für die Wertung um das voraussichtliche Honorar des Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordinators zu erhöhen. Hinzuweisen ist in diesem Zusammenhang auf die Entscheidung des OLG Celle, wonach eine Vergütung der Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordination von 0,4 % der Nettobausumme im Rahmen des Üblichen liegt. (OLG Celle, Beschluss vom 05.07.2004, IBR 2004, 431).

Es wird um Mitteilung gebeten, wie künftig verfahren wird.

Stellungnahme der Verwaltung:

Nach Auffassung des GB Straßenbau waren die ausgeschriebenen Grundpositionen jeweils immer erforderlich. Auf Nachfragen bei Fortbildungen im Zusammenhang mit der Einführung der Baustellenverordnung wurde bestätigt, dass selbst der Unternehmer, der die Baustellentoilette auf die Baustelle anliefert, als Nachunternehmer zu betrachten sei. Es wurde die klare Aussage getroffen, dass in diesem Fall ein Baustellenkoordinator erforderlich ist. Auch sonstige Lieferanten (Schotter, Asphalt) sind demnach als Nachunternehmer zu betrachten.

Der GB Straßenbau wird die vorgeschlagene Regelung künftig in die Vertragsunterlagen aufnehmen, um alle Eventualitäten abzudecken.

Prüfungsfeststellung Randnummer 6:

Einholen von Auskünften aus dem Gewerbezentralregister vor Auftragsvergabe

Nach § 6 Arbeitnehmerentsendegesetz und § 21 Abs. 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz i. d .F. des Zweiten Gesetzes zum Abbau bürokratischer Hemmnisse, insbesondere in der mittelständischen Wirtschaft vom 07.09.2007 (BGBl. I Nr. 47 vom 13.09.2007), sollen Bieter (ggf. auch für längere Zeit) ausgeschlossen werden, die wegen Verstößen im Zusammenhang mit der Gewerbeausübung mit einer Geldbuße von wenigstens 2.500 EUR belegt bzw. zu einer Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen verurteilt wurden.

Im Vergabeverfahren haben alle Bieter zunächst eine entsprechende Eigenerklärung

abzugeben (s. die Erklärungen im Angebotsschreiben - KEV 115.1 (B) Ang - bzw. im

Vordruck Eigenerklärungen zur Eignung - KEV 179 AngErg Eignung -).

Nach den vorgenannten gesetzlichen Bestimmungen sind die öffentlichen (auch kommunalen) Auftraggeber bei Aufträgen ab einer Höhe von 30.000 EUR vor Zuschlagserteilung verpflichtet, von dem Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, Auskünfte aus dem Gewerbezentralregister nach § 150 a GewO per Post, Fax oder Online einzuholen (Näheres ist zu erfahren über das Bundesamt für Justiz in Bonn, Internet www.bundesjustizamt.de mit Nutzung der Suchfunktion auf der Homepage oder zum entsprechenden Formularcenter mit den Anträgen zur Teilnahme, aktuell unter www.bundesjustizamt.de/informju).

Entsprechende Auskünfte wurden bisher nicht eingeholt (entsprechende Dokumentationen liegen in den Bauakten nicht vor). Das Einholen von Auskünften ist Sache der Verwaltung und nicht der beauftragten Architekten/Ingenieure bzw. auch keine Leistung, die von den Bietern zu erbringen ist.

Wir bitten zu berichten, wie künftig verfahren wird.

Stellungnahme der Verwaltung:

Bei Vergaben ab 30.000 Euro (netto) werden künftig vor der Erteilung des Zuschlags von den Bietern, die den Zuschlag erhalten sollen, Auskünfte aus dem Gewerbezentralregister eingeholt. Das Einholen dieser Auskünfte erfolgt durch die Mitarbeiter der Kreisverwaltung und wird in der Vergabedokumentation dokumentiert.

Vorgaben und entsprechendes Handeln wird zukünftig beachtet.

Prüfungsfeststellung Randnummer 7:

Fehlende gesonderte Vergabedokumentation (Vergabevermerke)

Über die Vergabe von Bauleistungen wurden bisher grundsätzlich keine „gesonderten

Dokumentationen“ angefertigt. Dazu ist zu bemerken:

Nach § 20 VOB/A (vorher § 30 VOB/A 2006) sind Vergabeverfahren zu dokumentieren.

Im Allgemeinen werden zu den jeweiligen Vergabeverfahren Vergabeakten angelegt,

die alle die Vergabe betreffenden Schriftvorgänge enthalten (beginnend ab der Bekanntmachung bis hin zur Zuschlagserteilung, ggf. auch bestimmte Rechengänge,

Punktebewertungen, Begründungen und dergleichen). Werden Vergabeakten übersichtlich und vollständig geführt, bilden sie zugleich auch schon einen wesentlichen

Bestandteil der Dokumentation.

Nach dem Sinn und Zweck § 20 VOB/A (Vergabenachprüfung) ist es darüber hinaus

erforderlich, zu jedem Vergabeverfahren u.a. transparent darzulegen, wie die eingegangenen Bewerbungen (bei „Öffentlichem Teilnahmewettbewerb“) bzw. die eingegangenen Angebote (bei „Aufforderungen zur Angebotsabgabe“) im Einzelnen vergaberechtlich behandelt wurden. Für solche Dokumentationen ist das bloße Anlegen von

Vergabeakten nicht ausreichend.

Um beispielsweise bei einer Öffentlichen oder Beschränkten Ausschreibung eine Angebotswertung nach § 16 VOB/A (vorher § 25 VOB/A 2006) hinreichend zu dokumentieren, bedarf es der Anlegung gesonderter Bieterlisten bzw. Dokumentationsblätter, aus denen übersichtlich und u.a. lückenlos hervorgeht, welche Angebote (Angebote Nr. 1, 2 usw.) und ggf. welche Nebenangebote (Nebenangebote Nr. 1, 2 usw.) aus welchen sachlichen und rechtlichen Gründen ausgeschlossen wurden bzw. welches

Angebot aus welchem Grund beauftragt wurde.

Um einerseits den Bestimmungen des § 20 VOB/A gerecht zu werden, andererseits

aber den Mehraufwand nicht unnötig zu erhöhen, wird den Kommunen empfohlen, bei

Vergaben ab einem Auftragswert von 25.000 EUR ohne Umsatzsteuer (diese Wertgrenze ist im Blick auf die Bestimmungen des § 19 Abs. 5 VOB/A und § 20 Abs. 3

VOB/A vertretbar) gesonderte Dokumentationen auf der Grundlage einschlägiger Vordrucke (s. z.B. die Vordrucke im KVHB-Bau) zu erstellen.

Auf die Pflicht, nach § 20 Abs. 3 VOB/A in geeigneter Weise über die Zuschlagserteilung zu informieren (Internetportal etc.), wird ergänzend hingewiesen.

Das Erstellen von Vergabedokumentationen ist Sache der Verwaltung und gehört nicht

zu den Vertragsleistungen der beauftragten Architekten/Ingenieure.

Wir bitten in der Stellungnahme zu berichten, in welcher Form den Bestimmungen des

§ 20 VOB/A künftig entsprochen werden wird.

Stellungnahme der Verwaltung:

Bei der Vergabe von Bauleistungen durch Vergabeverfahren nach VOB/A wird künftig ab einer Höhe von 25.000 Euro ein Vergabevermerk nach Vordruck KVHB-Bau angefertigt. Der Vergabevermerk wird durch die Mitarbeiter der Kreisverwaltung erstellt  und wird in der Vergabedokumentation dokumentiert.

Die bisherige Handhabung der Vergabedokumentation wird künftig mit den Empfehlungen der aus dem Prüfungsvermerk der Gemeindeprüfungsanstalt ergänzt. Dabei werden als Grundlage die Formblätter des Kommunalen Vergabehandbuchs (KVHB) verwendet.

Prüfungsfeststellung Randnummer 8:

Unterzeichnung von Auftragsschreiben durch Mitarbeiter des Geschäftsbereichs Gebäudemanagement

In der Zuständigkeitsordnung für die allgemeine Verwaltung des Landratsamts

Ostalbkreis vom 01.01.2002 wird u.a. die Bewirtschaftungsbefugnis der Mittel nach

dem Haushaltsplan geregelt. Bei der Vergabe von Bau- und Lieferleistungen wurde

diese Zuständigkeitsregelung mit Ausnahmen beachtet. Die entsprechenden Verpflichtungserklärungen (Auftragsschreiben an die Auftragnehmer) wurden aber oftmals von

anderen Mitarbeitern, ohne die entsprechende Bewirtschaftungsbefugnis, unterzeichnet

(s. z.B. den Auftrag für die Stützmauer an der Schlossschule in Wasseralfingen,

die Abbruch-, Rohbau, Dachdecker- und Flaschnerarbeiten bei der Erweiterung des

Kreisberufsschulzentrums in Schwäbisch Gmünd).

Hierzu ist Folgendes festzustellen:

Eine solche Subdelegation der Verpflichtungserklärungen ist nach § 44 LKrO grundsätzlich unzulässig.

Wir bitten um Mitteilung, wie künftig verfahren wird.

Stellungnahme der Verwaltung:

Künftig wird eine erhöhte Aufmerksamkeit bei der Umsetzung der Vorgaben aus der Zuständigkeitsordnung des Ostalbkreises im Hinblick auf die vertragliche Abwicklung bei Baumaßnahmen von Seiten der Geschäftsbereichs- bzw. Klinikleitungen erfolgen.

Die Geschäftsbereichs- bzw. Klinikleitungen werden künftig sämtliche Auftragsschreiben unterzeichnen.

Prüfungsfeststellung Randnummer 9:

Vereinbarung angehängter Stundenlohnarbeiten

Die Bauleistungen wurden i.d.R. entsprechend § 4 Abs. 1 Nr. 1 VOB/A als Einheitspreisverträge ausgeschrieben. In sämtliche LV wurden ergänzend zu den Leistungspositionen noch LV-Positionen/Titel „Stundenlohnarbeiten“ aufgenommen, in denen Verrechnungssätze (z.B. für Arbeitskräfte, Baumaterialien, Geräte oder Fahrzeuge) anzubieten waren.

Die Verrechnungssätze werden vorab für den Fall vereinbart, dass später während der

Bauausführung Zusatzleistungen i.S. des § 1 Abs. 4 VOB/B erforderlich und diese -

vorbehaltlich einer noch zu treffenden Stundenlohnvereinbarung - im Stundenlohn anstatt gemäß § 2 Abs. 6 VOB/B nach Einheitspreisen vergütet werden. Insofern haben

LV-Positionen im Titel „Stundenlohnarbeiten“ nur den Charakter von Bedarfspositionen

oder von Preislisten, denen im Gegensatz zu den Leistungspositionen noch keine konkreten Bauleistungen zugrunde liegen. Im Zeitpunkt der Auftragserteilung sind Stundenlohnarbeiten damit noch nicht vereinbart.

Voraussetzung für eine wirksame Vereinbarung ist, dass diese Vergütungsart vor Beginn

der Zusatzleistungen ausdrücklich schriftlich vereinbart wurde (§ 2 Abs. 10 VOB/B).

Über die vertraglichen Regelungen des § 2 Abs. 10 VOB/B hinaus sind vorrangig die

gesetzlichen Bestimmungen des § 44 LKrO zu beachten. Danach sind Anordnungen

i.S. des § 1 Abs. 4 VOB/B und Stundenlohnvereinbarungen i.S. des § 2 Abs. 10

VOB/B nur wirksam, wenn sie von einer vertretungsberechtigten Person des Auftraggebers unterzeichnet und schriftlich geschlossen wurden (BGH, Urt. vom 27.11.2003,

BauR 2004, 495).

Außerdem wird erst durch die Beauftragung der Stundenlohnarbeiten eine wirksame

Kostenkontrolle möglich, da schon wegen der Prüfung der Zuständigkeit für die Beauftragung die zu erwartende Höhe der Kosten abzuschätzen ist. Schriftliche Vereinbarungen von Stundenlohnarbeiten erfolgten bisher nicht.

Für den Abschluss von Stundenlohnvereinbarungen kann der im Kommunalen Vergabehandbuch - KVHB-Bau - aufgenommene Vordruck - KEV 249 StL Vereinbarung -

verwendet werden.

Auf die Ausführungen in GPA-Mitt. Bau 1/2005 und 3/2005 jeweils Az. 600.535 wird

hingewiesen.

Wir bitten mitzuteilen, wie künftig bei der Beauftragung von Stundenlohnarbeiten verfahren wird.

Stellungnahme der Verwaltung:

Die Vorgaben nach der VOB werden in Anlehnung an die entsprechenden Formblätter des KVHB künftig beachtet und wirksame Stundenlohnvereinbarungen getroffen werden.

Prüfungsfeststellung Randnummer 10:

Nachweis der Stundenlohnarbeiten

Bisher wurden in den Stundenlohnzetteln nicht immer die genauen Bezeichnungen der

Ausführungsorte sowie die Berufs-, Lohn- und Gehaltsgruppen angegeben (s. z.B. die

Dachabdichtungsarbeiten bei der Erweiterung der St. Anna-Virngrund-Klinik,

Integration des Margaritenhospitals in die Stauferklinik, Dachsanierung am Landratsamt).

Nach den vertraglichen Regelungen (KEV 116.1 (B) BVB) waren die Auftragnehmer

verpflichtet, Stundenlohnzettel nach dem Vordruck - KEV 321 StL Zettel - auszufüllen

und einzureichen. Außerdem ist in den Zusätzlichen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Bauleistungen geregelt, dass der Auftragnehmer über Stundenlohnarbeiten arbeitstäglich Stundenlohnzettel in zweifacher Ausführung einzureichen hat (s. Nr. 18 im verwendeten KEV 117 (B) ZVB). Diese müssen außer den Angaben nach § 15 Abs. 3 VOB/B enthalten:

              - das Datum

              - die Bezeichnung der Baustelle

              - die genaue Bezeichnung des Ausführungsorts innerhalb der Baustelle

              - die Art der Leistung

              - die Namen der Arbeitskräfte und deren Berufs-, Lohn- und Gehaltsgruppe

              - die geleisteten Stunden je Arbeitskraft, ggf. aufgegliedert nach Mehr-, Nacht-,

                Sonntags- und Feiertagsarbeit sowie nach im Verrechnungssatz nicht

                enthaltenen Erschwernissen

              - die Gerätekenngrößen

Künftig hat die Verwaltung auf die vertraglich vereinbarte Erstellung von Stundenlohnzetteln zu achten und im Rahmen ihrer Bauleitungsfunktion den geleisteten Umfang zeitnah schriftlich anzuerkennen.

Über die künftige Vorgehensweise bitten wir zu berichten.

Stellungnahme der Verwaltung:

Der Nachweis der Stundenlohnleistungen wird künftig in Anlehnung an die entsprechenden Formblätter des KVHB durch die Bauleitung vertragsgemäß von den beauftragten Firmen eingefordert werden.

Prüfungsfeststellung Randnummer 11:

Reduzierung des Leistungsumfangs durch den Auftraggeber

Bei sämtlichen Straßenbaumaßnahmen werden mit der Abrechnung die durch die

Aufträge vorgegebenen Kostenrahmen eingehalten. Ein Vergleich der in den LV ausgeschriebenen Mengen mit den in den Schlussrechnungen (SR) berechneten Mengen

ergibt u.a. Differenzen in den Positionen Asphalttragschicht und Asphaltdeckschicht.

Dazu folgende Beispiele:

Position               Bezeichnung                             Menge in m²                                          Menge in m²

                                                                               LV                                     SR

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Kreisstraße 3239 - Belagssanierung zwischen Dewangen und Fachsenfeld

02.00.0009               Asphalttragschicht                               8.400,00                                           8.021,759

02.01.0002               Asphaltdeckschicht                               8.400,00                                          8.021,759

Kreisstraße 3299 - Belagssanierung zwischen Dossingen und Dorfmerkingen

02.00.0009               Asphalttragschicht                               4.200,00                                           3.603,731

02.01.0002               Asphaltdeckschicht                                4.500,00                                          4.118,723

Kreisstraße 3301 - Belagssanierung zwischen der Abzweigung Ohmenheim

                                          und Hohlenstein

02.00.0007               Asphalttragschicht                                5.000,00                                             4.083,690

02.01.0002               Asphaltdeckschicht                             12.400,00                                           11.181,590

Kreisstraße 3228 - Belagssanierung zwischen der Abzweigung B 290 und

                                          der Jagstbrücke

02.00.0002               Asphalttragschicht                                6.000,00                                           5.609,599

02.01.0002               Asphaltdeckschicht                               4.500,00                                           4.086,491

Während der Prüfung konnte nicht final geklärt werden, warum der ursprüngliche Entwurf der Baumaßnahmen (Ausführungsumfang) durch den Auftraggeber reduziert

wurde. Offensichtlich sollte durch die Reduzierung des Ausführungsumfangs mit der

Abrechnung der vorgegebene Kostenrahmen eingehalten werden.

Dazu ist zu bemerken:

Nach § 1 Abs. 3 VOB/A kann der Auftraggeber zwar zur Einhaltung des Kostenrahmens Änderungen des Bauentwurfs anordnen. Diese Vorgehensweise ist aber mit Risiken behaftet, da ggf. dem Auftragnehmer für die geänderten, zusätzlichen oder

entfallenen Leistungen gemäß § 2 Abs. 5 oder 6 VOB/B die Vergütung von Mehrkosten

oder nach § 8 Abs. 1 VOB/B eine Vergütung zusteht.

Es wird um Mitteilung gebeten, wie künftig verfahren wird.

Stellungnahme der Verwaltung:

Bei den im Prüfungsbericht aufgeführten Maßnahmen wurden vor der Ausschreibung günstigere Ergebnisse erwartet. Nachdem diese Ergebnisse bei der Ausschreibung nicht erzielt werden konnten, wurde in Absprache mit dem jeweiligen Auftragnehmer die Menge der auszuführenden Arbeiten entsprechend reduziert um die geplanten Ansätze einzuhalten.

Künftig wird bei ähnlichen Fällen verstärkt die Bemerkung der GPA beachtet und mit den Auftragnehmern der Verzicht auf Mehrkosten auf Grund der Reduzierung des Leistungsumfangs vereinbart.

Prüfungsfeststellungen Randnummer 12:

Nachweis der Einbaudicke bei bituminösen Schichten

Die bituminösen Trag- und Deckschichten wurden nach Flächenmaß und Einbaudicken

ausgeschrieben. Danach war nach Einbaudicke (cm) abzurechnen.

Beispiele:

              - Kreisstraße 3299 - Belagssanierung zwischen Dossingen und Dorfmerkingen

              - Kreisstraße 3298 - Belagssanierung zwischen Dorfmerkingen und der L 1080

              - Kreisstraße 3228 - Belagssanierung zwischen der Abzweigung B 290 und der

                                                        Jagstbrücke

Die Abrechnung erfolgte jedoch nach Einbaugewicht unter Berücksichtigung der im LV

angegebenen Umrechnungsfaktoren.

Dazu ist zu bemerken:

Nach den Technischen Prüfvorschriften zur Bestimmung der Dicken von Oberbauschichten im Straßenbau, Ausgabe 1989 (TPD - StB 89) ist diese Abrechnungsart nicht zulässig. Auch nach den Bestimmungen der DIN 18317 ist diese Abrechnungsart nicht vorgesehen.

Im Übrigen weisen wir daraufhin, dass bei Einbauflächen unter 6.000 m² in der Regel

die Abrechnung nach einem flächenbezogenen Einbaugewicht (kg/m²) vorzuschreiben

ist. Wird die Abrechnung nach Einbaudicke vorgeschrieben, ist die Art des Messverfahrens anzugeben.

Wir bitten um Mitteilung, wie bituminöse Oberbauschichten künftig ausgeschrieben

bzw. in mängel- und vergütungsrechtlicher Hinsicht überprüft werden.

Stellungnahme der Verwaltung:

Die Ausschreibung der Belagssanierungen der angeführten Kreisstraßen erfolgte fälschlicherweise nach Fläche und Einbaudicke. Bei der Bauausführung wurden von den Auftragnehmern keine Gegenpole eingelegt um eine Dickenmessung durchführen zu können. Aus diesem Grund wurde der Nachweis über das Einbaugewicht geführt.

Künftig wird die Ausschreibung und die Abrechnung von Asphaltschichten regelkonform nach der ZTV-Asphalt erfolgen.

Prüfungsfeststellung Randnummer 13:

Bautagesberichte der Auftragnehmer

Bei allen Baumaßnahmen im Hochbaubereich befanden sich in den Bauakten keine

Bautagesberichte der Auftragnehmer.

Beispiele:

              - Integration des Margaritenhospitals in die Stauferklinik

              - Erweiterung der St. Anna-Virngrund-Klinik

              - Fassadensanierung an der Schlossschule in Wasseralfingen

Nach den vertraglichen Regelungen (Nr. 1.3 KEV 116.1 (B) BVB) waren die Auftragnehmer verpflichtet, Bautagesberichte nach dem Vordruck KEV 320 Bautgber arbeitstäglich zu führen. Bautagesberichte sollten u.a. Angaben über die Art und den

Umfang der ausgeführten Arbeiten, den Personal- und Geräteeinsatz, Unterbrechungen

oder Behinderungen bei der Bauausführung sowie wichtige Vorkommnisse auf der

Baustelle enthalten. Sie können für die Prüfung der Abrechnung ein gutes Hilfsmittel

und bei Bauprozessen beweiskräftige Unterlagen darstellen. Auf die GPA-Mitt. Bau

2/2010 Az. 600.536 wird ergänzend verwiesen.

Künftig ist den Regelungen der Vergabeunterlagen Rechnung zu tragen. Die Verwaltung

und die freiberuflich Tätigen haben dafür zu sorgen, dass die Bautagesberichte von den Auftragnehmern angefordert werden und alle wichtigen Angaben enthalten. Die beauftragten Architekten/Ingenieure sollten von dieser Prüfungsfeststellung unterrichtet

werden.

Es wird gebeten mitzuteilen, wie künftig verfahren wird.

Stellungnahme der Verwaltung:

Die beauftragten Architekten und Ingenieure werden künftig darüber unterrichtet, dass Bautageberichte und -dokumentationen von den Auftragnehmern angefordert werden müssen. Bei künftigen Bauvorhaben wird hierauf besondere Beachtung geschenkt.

Einzelfeststellungen

Integration Margaritenhospital in die Stauferklinik

Prüfungsfeststellungen Randnummer 14:

Rohbauarbeiten für den Bauteil 1 Schlussrechnung

- Behelfsbaustraße herstellen

Für die Herstellung von 3.486,225 m² Behelfsbaustraße wurden 51.944,75 EUR

berechnet (Einheitspreis 14,90 EUR/m²).

Gemäß dem Aufmaß wurde hier auch die Befestigung einer Fläche von 539,00 m² für

den originären Baubetrieb (Baustelleneinrichtung) berechnet.

Bei der Herstellung und Befestigung der Lager- und Arbeitsflächen handelt es sich

aber um Grundleistungen der Pos. 1.1.1 - Baustelleneinrichtung. Die Leistungen für

die Lager- und Arbeitsflächen sind nicht doppelt zu vergüten.

Vorbehaltlich anderer Nachweise ergibt sich folgende Überzahlung:

539,00 m² x 14,90 EUR/m² x 0,961 x 1,19 = 9.174,73 EUR

Stellungnahme der Verwaltung:

Die von der Fa. Irdenkauf hergestellte Behelfsbaustraße umfasst auch die Lagerflächen für die allgemeine Abwicklung des Baustellenbetriebes für alle Handwerker sowie für die von der Baurechtsbehörde geforderte Feuerwehrzufahrt u. -umfahrt und bewegt sich damit außerhalb der Baustelleneinrichtungsfläche des Rohbauunternehmers.

Als Ergebnis einer Besprechung zwischen der GPA und der Klinikverwaltung am 16.06.2014 wurde zu der Prüfungsfeststellung folgendes festgehalten:

Die berechneten (Mehr-)Flächen außerhalb der originären Feuerwehrzufahrt wurden für die Baustelleneinrichtung der Ausbaugewerke hergestellt. Es sind hier keine Leistungen (Flächen) für die Baustelleneinrichtung/den Baustellenbetrieb der Rohbaufirma enthalten, die von der Fa. Irdenkauf nach Pos. 1.1.1. ohne zusätzliche Vergütung herzustellen waren.

Prüfungsfeststellungen Randnummer 15:

- Oberboden abtragen

Hier wurden 2.168,768 m³ x 2,40 EUR/m³ = 5.205,04 EUR berechnet.

In der Mengenberechnung ist auch eine Teilmenge von 1.045,868 m³ für die Behelfsstraße enthalten.

Nach der Leistungsbeschreibung zu der Pos. 1.1.162B - Behelfsstraße herstellen -

werden hier alle Aufwendungen für die Herstellung der Behelfsstraße abgegolten.

Der Oberbodenabtrag für die Behelfsstraße ist nicht doppelt zu vergüten.

Vorbehaltlich anderer Nachweise beträgt die Überzahlung

1.045,868 m³ x 2,40 EUR/m³ x 0,961 x 1,19 = 2.867,52 EUR

Stellungnahme der Verwaltung:

In der Pos. 1.1.62 „Behelfsbaustraße herstellen und unterhalten“ ist der Oberbodenabtrag nicht enthalten. Der Oberboden wurde vor Beginn der Rohbauarbeiten in wesentlich größerer Fläche bis zur abfallenden Hangkante zur B 298 abgeschoben. Dort wurde der Erdaushub in Mieten für die nachfolgenden Geländemodellierarbeiten zwischengelagert. Es wurde kein Humus von der Baustelle abgefahren und entsorgt. Die Ausführung und Abrechnung des Oberbodenabtrages erfolgte ausschließlich in Pos. 1.2.8.

Als Ergebnis einer Besprechung zwischen der GPA und der Klinikverwaltung am 16.06.2014 wurde zu der Prüfungsfeststellung folgendes festgehalten:

Im Bereich der Baustraße war Humus vorhanden der abgetragen und für den Wiederauftrag zwischengelagert werden musste. In der vom Büro Dürrwald ermittelten Fläche für den Humusabtrag (4.103,00 m²) ist die Fläche der Baustraße/Baustellenein-richtung nicht enthalten.

Prüfungsfeststellungen Randnummer 16:

- Gründungssohle verdichten

Mit dem Einheitspreis von 0,30 EUR/m² wurde das Verdichten von 5.338,494 m²

Gründungssohle berechnet.

Hier wurde auch das Verdichten von 3.486,225 m² Gründungssohle unter der Behelfsstraße berechnet.

Die Ausführungen zu Rdnr. 15 gelten hier entsprechend.

Vorbehaltlich anderer Nachweise beträgt die Überzahlung

3.486,225 m² x 0,30 EUR/m² x 0,961 x 1,19 = 1.194,80 EUR

Stellungnahme der Verwaltung:

In der Pos. 1.1.62 „Behelfsbaustraße herstellen und unterhalten“ ist das Verdichten der Gründungssohle nicht enthalten. Die Ausführung und Abrechnung für das Verdichten der Gründungssohle ist in Pos. 1.2.39B beschrieben und dort abzurechnen.

Als Ergebnis einer Besprechung zwischen der GPA und der Klinikverwaltung am 16.06.2014 wurde zu der Prüfungsfeststellung folgendes festgehalten:

Die Gründungssohle der Feuerwehrzufahrt und die Fläche der Baustelleneinrichtung (gesamte berechnete Fläche) wurde auf Anordnung des Auftraggebers hin entsprechend dem Leistungsbeschrieb dieser Position verdichtet.

Die Kommunale Wirtschafts- und Finanzaufsicht des Regierungspräsidiums Stuttgart hat, nachdem die Verwaltung zu den Prüfungsfeststellungen im Prüfungsbericht vom 08.05.2013 mit Schreiben vom 27.01.2014, 26.03.2014 und 18.06.2014 die festgestellten Anstände aufgeklärt hat bzw. diese aufgrund der Zusagen der Verwaltung als erledigt gelten, am 16.07.2014 zum Abschluss der Prüfung die uneingeschränkte Bestätigung gemäß § 48 Landkreisordnung i. V. m. § 114 Abs. 5 Satz 2 der Gemeindeordnung erteilt.

Anlagen

keine

Sichtvermerke