Antrag der Verwaltung

Der Ausschuss für Bildung und Finanzen nimmt den Bericht zur Kenntnis.

Sachverhalt/Begründung

A.              Allgemeines

Am 20. Dezember 2011 hat der Kreistag den Antrag der Verwaltung zur Bildung eines neuen Geschäftsbereichs „Controlling und Beteiligungsmanagement“ zustimmend zur Kenntnis genommen. Zuvor hatte der Ausschuss für Bildung und Finanzen in seiner Sitzung vom 5. Dezember 2011 dem Kreistag einstimmig empfohlen, den Antrag der Verwaltung zur Kenntnis zu nehmen.

Hintergrund für die Einrichtung dieses neuen Geschäftsbereichs war, dass bei den beständig steigenden Anforderungen an den Ostalbkreis steigende Ausgaben  mit einhergehen. Hauptaufgabe des Geschäftsbereichs „Controlling und Beteiligungsmanagement“ ist, die finanziellen Ressourcen der Landkreisverwaltung gezielt und wirtschaftlich einzusetzen.

B.              Aufgabenschwerpunkte

In den vergangenen zwei Jahren wurden diverse Projekte durchgeführt. Die Hauptprojekte waren:

1.              Einführung eines monatlichen Finanzberichtswesens (Seit 04/2014)

2.              Wirtschaftlichkeits- und Organisationsuntersuchungen für das Schönbornhaus              sowie Aufbau eines Berichtswesens für die Hospitalstiftung zum Heiligen Geist               (04/2012 - 01/2013)

3.              Benchmarking-Projekt „Kfz-Zulassungsstelle“  (04/2013 - 04/2014)

Darüber hinaus wurden für die einzelnen Dezernate folgende Projekte durchgeführt:

Hintergründe und Ergebnisse zu den einzelnen Projekten

Nachstehend werden die einzelnen Projekte genauer mit Hintergrund, Vorgehensweise und Ergebnissen dargestellt bzw. der aktuelle Stand definiert.

1. Einführung eines monatlichen Finanzberichtswesens

Im Rahmen des monatlichen Finanzberichtswesens wird die aktuelle Ertrags- und Aufwandssituation der gesamten Landkreisverwaltung aufbereitet und analysiert sowie über den aktuellen Stand des Investitionshaushaltes im gesamten sowie über einzelne Projekte berichtet. Nach der Erarbeitung des Konzeptes wird ein erster offizieller Bericht für März 2014 erstellt. Der Bericht ist wie folgt gegliedert:

1. Ergebnisbericht -> Aktueller Stand Ergebnishaushalt
2. Investitionsbericht -> Aktueller Stand Investitionshaushalt inkl. fix definierter Projekte
3. Bericht Dez. V -> Speziell aufbereiteter Bericht für Dezernat V

Der Ergebnisbericht ist so aufgebaut, dass der aktuelle Finanzstatus des gesamten Haushaltes dargestellt wird, unterteilt nach Dezernaten und Geschäftsbereichen.  Der Finanzstatus in diesem Sinne bedeutet IST-Erträge bzw. -Aufwendungen eines Monats werden den PLAN-Erträgen  bzw. -Aufwendungen eines Jahres gegenübergestellt und analysiert. Zudem gibt es für alle Positionen einen PROGNOSE-Wert, so dass erkennbar ist, mit welchen Erträgen und Aufwendungen, die einzelnen Geschäftsbereiche bis auf Ende des Jahres rechnen.

Dem Geschäftsbereich Controlling und Beteiligungsmanagement ist es somit möglich, alle Erträge und Aufwendungen sowie deren Summen nachzuvollziehen und zu erklären. Hierzu wurden rund 350.000 Buchungen in Excel aufbereitet und zu einem Bericht zusammengefasst.

Ähnlich wie beim Ergebnishaushalt werden beim Investitionsbericht monatlich PLAN-, IST- und PROGNOSE-Werte gegenübergestellt. Diese sind in Dezernate und Geschäftsbereiche unterteilt. Zudem werden für einzelne Maßnahmen der GESAMT INVEST, die bisher bereitgestellten Mittel sowie Ermächtigungen und Verpflichtungsermächtigungen aufgeführt.

Aufgrund der wirtschaftlichen Bedeutung wird für das Dezernat V ein Bericht, unterteilt nach Geschäftsbereichen und Sachgebieten, erstellt. Dabei werden insbesondere die gesamten Leistungsbereiche, wie beispielsweise Eingliederungshilfe, Jugendhilfe und Leistungen nach dem Asylbewerbergesetz dargestellt und analysiert.

2. Wirtschaftlichkeits- und Organisationsuntersuchungen für das Schönbornhaus

    sowie Aufbau eines Berichtswesens für die Hospitalstiftung zum Heiligen Geist

Der Geschäftsbereich Controlling und Beteiligungsmanagement hat für das Schönbornhaus eine Reihe von Wirtschaftlichkeits- sowie Organisationsuntersuchungen durchgeführt.

Von Mai 2012 bis Juli 2012 koordinierte der Geschäftsbereich die Zusammenarbeit zwischen dem Schönbornhaus und dem externen Beraterbüro Hospital Partner. Das Ergebnis wurde dem Stiftungsausschuss im Juni 2012 vorgestellt. Im Nachgang erfolgte bis September 2012 die Erarbeitung einer neuen Verwaltungsstruktur. Die Umsetzung der neuen Verwaltungsstruktur mit den dazugehörigen Gesellschaftsverträgen, Satzungsänderungen sowie die Gestaltung einer neuen Zuständigkeitsordnung erfolgten von Oktober bis Dezember 2012.

Parallel hierzu wurde ein Finanzberichtswesen für die Stiftung zum Heiligen Geist entwickelt. Im Rahmen dieses monatlichen Finanzberichtswesens werden Aufwands- und Ertragsstrukturen der Stiftung dargestellt. Der Bericht konzentriert sich schwerpunktmäßig auf das Schönborn Haus, bildet aber auch alle anderen Bereiche der Stiftung ab. Das Finanzberichtswesen startete zum 1. Januar 2014. Monatlich übermittelt die kaufmännische Geschäftsführung der Stiftung die Daten an den Geschäftsbereich Controlling und Beteiligungsmanagement. Dieser analysiert die Daten und leitet die Ergebnisse an den Finanzdezernent weiter.

Aktuell werden Wirtschaftlichkeitsberechnungen für die Bereiche Küche und Wäscherei durchgeführt.

3. Benchmarking-Projekt „Kfz-Zulassungsstelle“

Im Januar 2013 wurde die Sachgebietsleitung für den Bereich Kfz-Zulassungsstelle in Aalen neubesetzt. Diese Neubesetzung wurde vom Dezernat VII und dem Geschäftsbereich Controlling und Beteiligungsmanagement zum Anlass genommen, eine ganzheitliche Analyse des Sachgebiets durchzuführen.

Ziel dieser ganzheitlichen Analyse war es, Optimierungspotenziale im Sachgebiet aufzudecken und Handlungsempfehlungen zu deren Umsetzung aufzuzeigen. Um dieses Ziel zu erreichen, wurde bspw. die Aufbau- und Ablauforganisation untersucht sowie die Finanzstruktur des Sachgebiets analysiert. Um die Informationen zu erhalten, wurden Vergleichsringdaten aufgearbeitet sowie ein Benchmarking-Projekt mit anderen Landkreisen durchgeführt. Zudem erfolgte eine Kunden- und Mitarbeiterbefragung.

Das Projekt startete im April 2013 und wird mit der Veröffentlichung eines Gutachtens  im April 2014 abgeschlossen. Die Umsetzung der Handlungsempfehlungen wird derzeit vorbereitet.

4. Analyse Forstwirtschaftliche Vereinigung Schwäbischer Limes e.V.

Im Ostalbkreis wird ein Großteil der Hölzer aus dem Privatwald von Forstaußenstellen als untere Forstbehörde vermarktet. Diese Vorgehensweise ist in Baden-Württemberg gängig. Das Bundeskartellamt rügte diese Vorgehensweise und verständigte sich mit dem Land Baden-Württemberg, alternative Vermarktungsorganisationen für den Nicht-Staatswald zu entwickeln. Der Ostalbkreis entschied sich, das Pilotprojekt zu unterstützen und wirkte 2008 bei der Gründung der Forstwirtschaftliche Vereinigung Schwäbischer Limes e.V. (FSL) mit. Kernaufgabe der FSL ist die Holzvermarktung von privaten Waldbesitzern. Bei der Gründung wurde als Zielvorgabe formuliert, dass die FSL mittelfristig selbsttragend sein soll. Dieses Ziel wurde bisher nicht erreicht. Aufgabe des Geschäftsbereichs Controlling und Beteiligungsmanagement war es im Mai/Juni 2012 gemeinsam mit dem Geschäftsführer der FSL ein Konzept für die FSL zu erarbeiten. Die Umsetzung des Konzepts wurde vom Geschäftsbereich nicht begleitet.

5. Eingliederungshilfe

Bereits in den Jahren 2010 und 2011 wurden mit anderen Landkreisen Benchmarking- Projekte für den Bereich Eingliederungshilfe durchgeführt. Ein Ergebnis dieser Untersuchung war, dass der Ostalbkreis Optimierungspotenziale in der Aufbau- und Ablauforganisation des Sachgebiets hat. In der Folge fanden sich im Sommer 2012 diverse Arbeitsgruppen zusammen, die vom Geschäftsbereich Controlling und Beteiligungsmanagement geführt wurden.  Zuerst wurde eine neue Aufbauorganisation entwickelt. Hierzu gehören z.B. die Einrichtung von Spezialisten-Funktionen sowie eines Back-Offices. Im Anschluss daran wurden gemeinsam mit den Mitarbeitern Arbeitsprozesse neu definiert. Die Ergebnisse sind in Ergebnisprotokollen der einzelnen Arbeitsgruppen zu finden, die allen Mitarbeitern als Handbuch zur Verfügung gestellt werden. Parallel hierzu wurde zwischen Controlling, Sozialplanung, Sachgebietsleitung Eingliederungshilfe und Geschäftsbereichsleitung Soziales Ablaufschema für den Bereich Sozialplanung entwickelt. Im Mai 2014 findet eine erste Überprüfung der neuen Aufbau- und Ablauforganisation statt. Darüber hinaus erfolgt eine jährliche Auswertung der Vergleichsringdaten vom KVJS.

6. Hilfe zur Pflege

Der Ostalbkreis wurde im Rahmen des Benchmarking Projektes Eingliederungshilfe gebeten, die Federführung für das Benchmarking-Projekt Hilfe zur Pflege zu übernehmen. Ein erstes Treffen hierzu fand im Mai 2013 statt. Hier einigte man sich darauf Finanzdaten sowie Aufbau- und Ablauforganisation des Sachgebietes zu untersuchen. Eine erste Datenerhebung fand im Sommer 2013 statt. Im November erfolgte die Vorstellung der Ergebnisse im teilnehmenden Landkreis Tübingen. Hierbei wurde beschlossen, wegen teils unzureichender Datendefinitionen und der damit verbundenen mangelnden Analysemöglichkeiten, eine Nacherhebung zu machen. Die Auswertung dazu erfolgte im ersten Quartal 2014. Im April 2014 fand das zweite Treffen statt, bei dem die Ergebnisse der Nacherhebung sowie ein allgemein angeregter Austausch zwischen den Landkreisen stattfand. Auf Basis dieser Erkenntnisse wurde das Projekt abgeschlossen. Es ist geplant, die Ergebnisse im Sommer umzusetzen.

10. Analyse Sachgebiet Unterhalt

Seit März 2014 erfolgt eine Analyse des Sachgebiets Unterhalt. Ziel ist eine ganzheitliche Betrachtung des Sachgebiets mit Aufbau- und Ablauforganisation. Aktuell wird der IST-Zustand des Bereichs erhoben und mit den Verantwortlichen abgestimmt. Für den Mai 2014 ist ein Gespräch mit den Mitarbeitern geplant, bei dem diese ihre Verbesserungsvorschläge für das Sachgebiet nennen können.

11. Analyse Wäschereikonzept der St. Anna-Virngrundklinik

Im August 2013 hat der Krankenhausdirektor der St. Anna-Virngrundklinik der Landkreisverwaltung eine Kosten- und Leistungsanalyse der Wäscherei der St. Anna-Virngrundklinik vorgelegt. Diese beinhaltete seine Vorstellungen zum künftigen Wäschereikonzept der Klinik. Aufgabe des Geschäftsbereiches Controlling und Beteiligungsmanagement in diesem Zusammenhang war, die Aufarbeitung dieses Konzeptes für die Landkreisverwaltung. Im Wesentlichen ging es dabei um die Plausibilität bzw. Nachvollziehbarkeit der Kosten- und Leistungsrechnung.

C.              Organisatorische Ausgestaltung

Der neue Geschäftsbereich wurde zum 1. April 2012 eingerichtet. Organisatorisch angegliedert an das Dezernat II  sind ihm insgesamt 3,75  VK (Vollzeitstellen) zugerechnet. Zum Stand 1. Mai 2014 sind hiervon 2,30 VK besetzt. Diese haben folgende berufliche Ausbildungen: 0,3 VK Diplom-Kauffrau und Verwaltungsassessorin sowie 1,0 VK gehobener Verwaltungsdienst und 1,0 VK Betriebswirtin. Zwischen Mai 2013 und November 2013 waren 1,9 VK tätig.

Finanzierung und Folgekosten

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Sichtvermerke