Antrag der Verwaltung

Der Ausschuss für Bildung und Finanzen nimmt Kenntnis von der aktuellen räumlichen Unterbringung der Landkreisverwaltung und stimmt der vorgeschlagenen Vorgehensweise hinsichtlich der nächsten Schritte zu.

Sachverhalt/Begründung

Die Kreistagsfraktion „Freie Wähler Ostalbkreis“ hat am 17.12.2013 beantragt, zu prüfen, ob und inwieweit künftig Bereiche der Kreisverwaltung oder nachgeordnete Einheiten dezentral am Standort Ellwangen, konkret in den Immobilien der ehemaligen Kaserne, untergebracht werden können. Die Fraktion hat in diesem Zusammenhang darum gebeten, das Ergebnis dieser Prüfung im Kreistag oder in einem Ausschuss des Kreistags zu beraten. Ergänzend dazu hat die CDU-Kreistagsfraktion am 18.2.2014 einen Bericht im Kreistag beantragt, wie der Landkreis sich in die Konversion für das Gesamtgelände in Ellwangen einbringen kann.

Als Grundlage für weitere Überlegungen ist es aus Sicht der Landkreisverwaltung in einem ersten Schritt erforderlich, im Rahmen einer Ist-Analyse die aktuelle Unterbringungssituation der Landkreisverwaltung darzustellen:

1. Aktuelle Standorte der Landkreisverwaltung

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Landkreisverwaltung mit Büroarbeitsplätzen sind derzeit dezentral über den Ostalbkreis in insgesamt 25 Verwaltungsgebäuden untergebracht, die entweder im Eigentum des Ostalbkreises stehen oder die angemietet sind (Übersichtskarte siehe Anlage 1). Von insgesamt 1.144 Büroarbeitsplätzen entfallen 685 auf den Standort Aalen, 221 auf Schwäbisch Gmünd und 206 auf Ellwangen (detaillierter Überblick siehe Anlage 2).

Die wichtigsten Informationen zu den größeren Objekten (Standorte, Eigentumsverhältnisse, Fläche, Belegung, untergebrachte Geschäftsbereiche, weitere Erläuterungen) sind aus der beigefügten Anlage 3 ersichtlich.

2. Verteilung der Geschäftsbereiche auf die einzelnen Standorte

Die genaue Verteilung der Geschäftsbereiche der Landkreisverwaltung auf die einzelnen Standorte ist aus Anlage 4 (standortbezogenes Organigramm) zu ersehen. Die Raumkonzeption der Landkreisverwaltung orientiert sich neben der kreispolitisch dezentralen Verteilung an folgenden Kriterien:

-         Zentral in Aalen befinden sich der Landrat, die erste Landesbeamtin und alle Dezernatsleitungen sowie die Stabsstellen/Bereiche des Landrats, um in der obersten Führungs- und Entscheidungsebene kurze Wege sicherzustellen. Ebenso wird im Interesse transparenter und effizienter Leitungs- und Kommunikationswege in allen Gebäuden darauf geachtet, die Dezernate und Geschäftsbereiche möglichst gebündelt unterzubringen.

-         Zentral in Aalen sind alle wichtigen Querschnittsbereiche (insbes. Personal und Organisation, IuK, Gebäudemanagement, Kämmerei).

-         Alle publikumsintensiven Bereiche (insbes. Kreisbaumeisterstellen, Geschäftsbereiche Jugend und Familie, Soziales, Jobcenter, Gesundheit, Sicherheit und Ordnung sowie die Führerschein- und KFZ-Zulassungsbehörden) sind service- und bürgerorientiert dezentral an mehreren Standorten vertreten, um innerhalb des Kreises kunden- und bürgerfreundlich kurze Wege zu schaffen. Bei der konkreten Standortwahl der Anlaufstellen des Sozialdezernats ist zusätzlich auf die gute Erreichbarkeit mit Bus und Bahn zu achten, da das Klientel hier in der Regel nicht über einen PKW verfügt.

-         In Ellwangen sind vor allem die technischen Bereiche angesiedelt, deren Aufgaben ganz oder teilweise im Zuge der Verwaltungsreform zum 1.1.2005 auf das Landratsamt Ostalbkreis übergegangen sind (Geschäftsbereiche Straßenbau, Flurneuordnung und Landentwicklung, Wasserwirtschaft sowie Landwirtschaft). Dadurch wurde den historisch gewachsenen Strukturen dieser ehemals staatlichen Ämter, aber auch den persönlichen Belangen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hinsichtlich ihrer Wohnorte wie auch der Stadt Ellwangen Rechnung getragen.

Die Unterbringung der Landkreisverwaltung ist in den letzten Jahren stetig optimiert worden, um kurze Kommunikations- und Leitungswege sicherzustellen und gleichzeitig einen optimalen Bürgerservice zu bieten. Als Paradebeispiel hierfür kann die Unterbringung des Jobcenters in Schwäbisch Gmünd angeführt werden.

3. Dynamische Entwicklung seit 2002

Die Landkreisverwaltung hat zuletzt in ihrem Bericht vom Mai 2013 (Konzeption zur kurz-/mittelfristigen sowie zur langfristigen Unterbringung, Vorlage 077/2013) die aktuellen Herausforderungen und Lösungen dargelegt. Außergewöhnlich ist sicherlich die sehr dynamische Entwicklung seit dem Jahr 2002. So ist die Landkreisverwaltung in den letzten 12 Jahren durch mehrere verwaltungsstrukturelle Maßnahmen (Sozialhilfe-Rückdelegationen 2002, 2003 und 2005, Verwaltungsstrukturreform 2005 und 2009 sowie Übernahme des Jobcenters in kommunale Trägerschaft 2012) stark angewachsen. Hierbei wurde von Anfang an darauf geachtet, primär Raumkapazitäten in kreiseigenen Gebäuden bestmöglich zu nutzen, um möglichst geringe Mietkosten zu haben.

4. Herausforderungen in den nächsten Jahren

Die demographische Entwicklung bringt es mit sich, dass zunehmend Vollzeitstellen mit Teilzeitkräften besetzt werden müssen, da insbesondere im mittleren und gehobenen nichttechnischen Verwaltungsdienst mit seinem besonders hohen Frauenanteil die Mitarbeiterinnen nach der Familienphase fast ausschließlich nur noch in Teilzeit an ihre Arbeitsplätze zurückkehren. Dieser Trend wird sich  in den nächsten Jahren fortsetzen.

Die aktuellen Zahlen sprechen für sich: Allein zwischen 2009 und 2014 (Stichtag 1.3.2014) ist die Teilzeitquote in der Landkreisverwaltung von 30,0% auf 35,6% gestiegen. Derzeit arbeiten von insgesamt 1774 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern 1.144 auf Büroarbeitsplätzen. 632 arbeiten in Teilzeit (davon 94 Männer und 538 Frauen). Allein durch die gestiegene Teilzeitquote ergibt sich ein rechnerischer Mehrbedarf von ca. 45 zusätzlichen Arbeitsplätzen seit dem Jahr 2009. Durch den hohen Grad an persönlicher Dienstleistung und Beratung kann dieser Entwicklung nur bedingt durch die Bereitstellung zusätzlicher Heimarbeitsplätze entgegengewirkt werden.

Besonders ausgeprägt ist die zahlenmäßige Zunahme der Kopfzahlen im Sozial- und Jugendhilfebereich, da die Frauen- und die Teilzeitquote hier nochmals deutlich über dem Durchschnitt der Landkreisverwaltung liegen (Teilzeitquote Geschäftsbereich Jugend und Familie: 47,7%, im Geschäftsbereichs Soziales sogar 54,8%). Weiter verschärft wird dieser Trend durch zusätzliche Aufgaben, die unmittelbar Einfluss auf den Raumbedarf haben, aktuell im Geschäftsbereich Integration und Versorgung (Betreuung/Unterbringung von Flüchtlingen).

Bereits heute ist die Landkreisverwaltung auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die nach der Familienphase in Teilzeit wieder in das Berufsleben einsteigen, dringend angewiesen. Altersbedingte Personalfluktuation kann landesweit in vielen Bereichen bei Weitem nicht mehr durch neu ausgebildete Nachwuchskräfte besetzt werden. Aus diesem Grund wird die Landkreisverwaltung als nächsten, wichtigen Schritt ab September 2014 eine eigene Kinderbetreuung im Landratsamt Aalen einrichten, um den eigenen qualifizierten Mitarbeiterinnen einen möglichst frühen Wiedereinstieg in den Beruf zu ermöglichen. Die Grundsatzentscheidung hierzu hat der Ausschuss für Bildung und Finanzen in seiner Sitzung am 2.7.2013 getroffen.

5. Bindung der Landkreisverwaltung durch bestehende Mietverträge

Derzeit hat die Landkreisverwaltung dezentral im gesamten Kreisgebiet 16 Gebäude angemietet. Die gesamte Mietfläche beträgt 28.442 m2. 537 Büroarbeitsplätze der Landkreisverwaltung (47% aller Büroarbeitsplätze) befinden sich in diesen Mietgebäuden.

Die vom Ostalbkreis angemieteten Verwaltungsgebäude sind mit ihren wesentlichen Eckdaten (Mietbeginn und -ende, Fläche, Anzahl Arbeitsplätze im Gebäude) in

Anlage 5 aufgelistet. Die Gebäude sind entweder auf unbestimmte Zeit angemietet oder mit langfristigen Mietverträgen ausgestattet. Bis auf eine Ausnahme (Jobcenter Ellwangen) läuft die Mietbindung der Gebäude mindestens bis zum Jahr 2020.

6. Nächste Schritte

Hinsichtlich der weiteren Schritte ist darauf hinzuweisen, dass beim Verkauf des Areals Hopfenstraße 65 der damalige Verkaufserlös von 2 Mio. € bewusst der Rücklage mit dem Ziel zugeführt wurde, den Verwaltungsstandort Aalen im Umfeld des Landratsamts zu stärken und weiteren Raumbedarf an zentraler Stelle zu decken, um einer weiteren Dezentralisierung und Zersplitterung auf noch mehr Standorte entgegenzuwirken. Bereits der Entscheidung zum Bau des heutigen Landratsamts in Aalen im Jahr 1979 (Einweihung 1984) war eine ähnliche Entwicklung vorangegangen. 

Im Rahmen der bisherigen Beratungen zur Raumkonzeption wurde die Landkreisverwaltung beauftragt, für den Standort Aalen (Areal Stuttgarter Straße 41) eine Machbarkeitsstudie in Auftrag zu geben, aus der hervorgeht, ob es auf dem jetzigen Areal technisch möglich und auch wirtschaftlich sinnvoll ist, weitere Raumkapazitäten zu schaffen. Die Landkreisverwaltung bereitet gegenwärtig die Beauftragung von drei geeigneten Architekturbüros vor. Sollte eine bauliche Erweiterung auf dem Areal Stuttgarter Straße 41 technisch möglich und wirtschaftlich sinnvoll sein, stünde für die Realisierung bis zum Jahr 2020  genügend Zeit zur Verfügung. Gleichzeitig müssten die im Jahr 2020 auslaufenden Mietverträge nicht mehr verlängert werden.

Die Landkreisverwaltung geht davon aus, dass die Ergebnisse der Machbarkeitsstudie bis Herbst 2014 vorliegen.

Finanzierung und Folgekosten

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Anlagen

Anlage 1: Übersichtskarte „Landkreisverwaltung 2014“

Anlage 2: Büroarbeitsplätze - detaillierte Übersicht

Anlage 3: Übersichtsblätter zu den wichtigsten Verwaltungsgebäuden der

                    Landkreisverwaltung

Anlage 4: Verteilung Geschäftsbereiche auf Standorte (standortbezogenes

                    Organigramm)

Anlage 5: Mietverhältnisse Verwaltungsgebäude der Landkreisverwaltung 2014

Sichtvermerke