Antrag der Verwaltung

Zustimmende Kenntnisnahme

IT-Situationsbericht der Landkreisverwaltung

Inhaltsverzeichnis

Vorwort              Seite 2

Handlungsbedarf im Bereich der IT der Landkreisverwaltung              Seite 3

1.              Infrastruktur (Server, Netzwerk und Sicherheitseinrichtungen              Seite 3

2.              Endgeräte (PCs, Bildschirme und Drucker)              Seite 6

              2.1              Lösungsmöglichkeiten zum Abbau der Hardwareüberalterung              Seite 8

3.              Software (Standardprogramme PCs, Betriebssysteme Server und PCs              Seite 9

4.              zukünftige Herausforderungen und Entwicklungen im Bereich der IT              Seite 10

Anlage 1: Detaillierte allgemeine Situationsdarstellung

Anlage 2: Aufbau der IT (Zahlen, Fakten und zukünftige Planungen)

Vorbemerkung,

              Die Informations- und Kommunikationstechnik (IuK) ist in einer modernen und zukunftsorientierten Verwaltung maßgeblicher Faktor bei der Umsetzung, Vereinfachung und Modernisierung von Arbeitsabläufen. Allgemein ist die Informationstechnik als Schlüsseltechnologie für die Verwaltungsmodernisierung anzusehen.

              Die Verwaltungsstrukturreform im Jahr 2005, ihre Evaluierung im Jahr 2009 sowie die Eingliederung des Jobcenters im Januar 2012 brachten große Veränderungen für die Landkreisverwaltung mit sich. Diese Veränderungen führten zu globalen Änderungen innerhalb der IuK-Technik. So mussten neue Standorte in das vorhandene IuK-Netzwerk integriert werden. In der Zwischenzeit umfasst das Netzwerk über 70 Standorte (Verwaltungs- und Schulgebäude, Büros der Revierleiter im Bereich Forst, Heimarbeitsplätze, etc.).

Handlungsbedarf im Bereich IT der Landkreisverwaltung

1.              Infrastruktur (Server, Netzwerk und Sicherheitseinrichtungen)

Die oberste Zielsetzung des Geschäftsbereichs Information und Kommunikation (IuK) besteht darin, über alle Standorte der Landkreisverwaltung hinweg ein funktionierendes IT-System zu konfigurieren und den laufenden Betrieb sicherzustellen. Dies erfordert bei dem sehr umfangreichen IuK-Netzwerk der Landkreisverwaltung ein komplexes Maßnahmenpaket.

Der Geschäftsbereich IuK verfolgt stets auch die Maxime, die anstehenden Projekte so umzusetzen, dass der laufende Betrieb möglichst wenig Personaleinsatz erfordert. An oberster Stelle steht hierbei eine Zentralisierung der Server- und Speichersysteme. Hierzu wurden zwischenzeitlich nahezu alle Server und Datenspeicher in den Außenstellen der Landkreisverwaltung abgebaut und im Rechenzentrum (RZ) der Landkreisverwaltung zentralisiert.

Im Server- und Datenspeicherbereich betreibt die IuK mehrer sogenannte Bladesysteme. Darunter versteht man ein Gehäuse mit vielen Servereinschüben. Der Vorteil ist die gemeinsame Verwendung der Gehäuseinfrastruktur. Die Server innerhalb des Blades teilen sich die Netzanschlüsse des Bladecenters und haben nicht wie früher üblich jeweils eigene Anschlüsse. Dies spart vor allem im Bereich der Netzteile Strom-Energie. Um eine noch höhere Effizienz im Bereich der Server zu erzielen wurde auf den Bladeservern auch eine größere Anzahl an virtuellen Servern installiert. Diese virtuellen Server haben keine eigenen Datenspeicher, sondern sind mit dem zentralen Datenspeicher gekoppelt. Als zentraler Datenspeicher ist ein modernes Filersystem der Firma NetApp im Einsatz. Durch die Kombination der virtuellen Server auf Basis Bladeserver und Filersystem kann viel Energie eingespart und die Ausfallsicherheit deutlich erhöht werden. Die Systeme der Landkreisverwaltung haben dadurch eine sehr hohe Verfügbarkeit. In der Informationstechnik wird sehr oft von den „5 Nines“ gesprochen. Damit ist gemeint, dass die Verfügbarkeit des Gesamtsystems zu 99,999% gewährleistet ist. Hier ist die IuK der Landkreisverwaltung auf einem sehr guten Level.

Dabei spielt auch der Green IT-Gedanke und damit der Umweltgedanke eine große Rolle. Nach Abschluss der Zentralisierungsmaßnahmen werden deutlich weniger Energiekosten im Bereich der Klimatisierung und des Serverbetriebs sowie bei den Datenspeichersystemen anfallen.

Das seit 2000 existierende Ethernet-Netzwerk wurde in mehreren Schritten von seinerzeit 10/100 MBit/s auf aktuell 10 GBit/s im Backbone- und Server-bereich und auf aktuell 1 GBit/s im Bereich der Arbeitsplatz-PC umgerüstet. Hierzu mussten im Bereich Verkabelung Nachbesserungen durchgeführt werden und der Backbone erneuert werden. Unter Backbone sind alle Netz-werkkomponenten zu verstehen die für das eigentliche Funktionieren des Netzwerkes verantwortlich sind. Hierzu zählen die Stockwerksverteiler ebenso wie das Glasfasernetz oder die Zentralverteiler, an denen die Stockwerksver-teiler per Glasfaser angeschlossen sind. Die Maßnahme Backboneerneuerung ist zwischenzeitlich nahezu abgeschlossen. Die Landkreisverwaltung verfügt damit über ein aktuelles und den momentanen technischen Standards entsprechendes IuK-Netzwerk.

Um den ständig steigenden Anforderungen im Bereich der erforderlichen Bandbreiten Rechnung zu tragen, wurde die Vernetzung der Standorte über sogenannte WAN-Strecken (WideAreaNetwork) zwischen den verschiedenen Standorten der Landkreisverwaltung stetig ausgebaut. Waren die Standorte 2005 noch mit 1-2 MBit/s-Anbindungen ausgestattet, so sind die einzelnen Standorte zwischenzeitlich mit 10-20 MBit/s angebunden. Dies war haupt-sächlich deshalb erforderlich, da im Softwarebereich die Rechenzentrums-verfahren zunehmend  auf Web-Verfahren umgestellt wurden. Parallel stieg auch die E-Mail-Kommunikation stark an und steigerte den Bandbreitenbe-darf. Die hohe Bedeutung des Bandbreitenbedarfs spiegelt sich auch in der gegenwärtigen Diskussion über die ausreichende Versorgung der Städte und Gemeinden an das Breitbandnetz wider.

Mit der stetig zunehmenden Vernetzung, auch mit externen Stellen, steigen auch die Anforderungen an die Sicherstellung der  Datensicherheit. So muss gewährleistet werden, dass der Zugang zu den Rechenzentren, sowohl zum regionalen Rechenzentrum wie auch den Rechenzentren des Landes und des Bundes jederzeit störungsfrei und auch sicher genutzt werden können. Gleiches gilt für den nicht mehr wegzudenkenden E-Mail-Verkehr. Hierzu sind funktionierende Sicherheitssysteme ein absolutes Muss. Die IuK der Landkreis-verwaltung betreibt daher ein den aktuellsten Standards entsprechendes Fire-wallsystem, welches redundant ausgelegt ist.

Zusätzlich zum Firewallsystem sind noch weitere Sicherheitssysteme im Einsatz. Da ein modernes Sicherheitssystem auch die sogenannte interne Sicherheit gewährleisten muss, ist bei der Landkreisverwaltung  bereits vor 2 Jahren begonnen worden, ein Netzwerkzugangskontroll-system (NAC => Network Access Control) zu installieren. Ein NAC- System dient dazu, interne Störungen zu verhindern bzw. auf diese Angriffe zu reagieren.

2.              Endgeräte (PCs, Bildschirme und Drucker)

Die Arbeitsplatz-Ausstattung im Bereich der Verwaltung umfasst in der Regel einen PC mit Bildschirm und eine Druckeranbindung. Im Bereich der Drucker wurde schon vor längerer Zeit begonnen, klassische Arbeitsplatzdrucker durch Arbeitsgruppendrucker zu ersetzen. Dies spart nicht nur Kosten, sondern trägt auch dem Nachhaltigkeits-gedanken Rechnung. Zwischenzeitlich umfasst bei der Landkreisverwaltung die Druckerdichte nur noch 2:1, d.h. auf 2 PCs kommt ein Drucker. Bei der Optimierung der Druckeraussttaung mit zentralen Multifunktionsgeräten sind insbesondere auch die baulichen Voraussetzungen zu berücksichtigen. Nicht überall können separate Druckerzimmer eingerichtet werden. Parallel sind dabei auch brandschutztechnisch Belange zu berücksichtigen.

Durch die Berücksichtigung der finanziellen Restriktionen des Haushalts bei der Budgetaufstellung für den IuK-Betrieb in den letzten Jahren hat dazu geführt, dass im Bereich der PCs und Bildschirme ein Nachholbedarf bzw. Optimierungsstau entstanden ist. Aufgrund der rasanten Entwicklung im IT-Bereich kann i.d.R. davon ausgegangen werden, dass ein PC nach 4 Jahren veraltet ist und ersetzt werden sollte.

Wie aus der nachfolgenden Grafik ersichtlich, müssten bei einer Nutzungsdauer von 4 Jahren jährlich ca. 350 PCs ersetzt werden. Die finanziellen Tribute ließen in den letzten Jahren nur eine Neubeschaffung von ca. 150 PCs pro Jahr zu.  Die Altersstruktur im PC-Bereich stellt sich gegenwärtig wie folgt dar:

Bild 1

Eine ähnliche Situation, ist im Bereich der Bildschirm-Ausstattung gegeben (siehe Bild 2). Hier belief sich die jährliche Beschaffungsquote in den letzten Jahren auf durchschnittlich 100 Geräte.

Während vor Jahren es durchaus noch möglich war, Bildschirme über eine längere Nutzungsdauer einzusetzen, ist auch hier aufgrund der rasanten Entwicklung bei den Programmen – insbesondere im Bereich der geografischen Informationssysteme (GIS-Bereich) – der Einsatz moderner Bildschirme für die tägliche Arbeit unerlässlich. Eine Beibehaltung der veralteten Bildschirmausstattung hätte in vielen Fällen eine Beeinträchtigung der täglichen Aufgabenerledigung zur Folge. So macht es sicherlich keinen Sinn, wenn die vorhandene Bildschirm-Auflösung die Darstellung der eingesetzten Programme nicht mehr zulässt und der Mitarbeiter deshalb aufwändig mit der Maus hin- und herscrollen muss. Die Landkreisverwaltung hat hier einen großen Nachholbedarf.

Bild 2

2.1                            Möglichkeiten zum Abbau der Hardwareüberalterung

Um die dargestellte Überalterung im PC- und Bildschirmbereich bei der Arbeitsplatzausstattung  zu verbessern, gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

Die erste Möglichkeit wäre die Aufstockung der jährlichen Haushaltsmittel um rund  200.000,-- € zur Anschaffung der erforderlichen Neugeräte.

Eine zweite Möglichkeit besteht darin, die Beschaffung der PCs und Bild-schirme nicht mehr wie bislang im Wege des Kaufs vorzunehmen, sondern sukzessiv auf Leasing umzustellen.  Durch ein 4-Jahres Leasing wäre sichergestellt, dass die Arbeitsplatzausstattungen i. d. R. auf einem aktuellen Stand gehalten werden können.

Die Kosten für das Leasing würden sich in etwa gleichem Größenverhältnis bewegen wie bei einem Kauf der Geräte. Aktuell werden Leasingangebote unterbreitet mit Kosten in Höhe von bis zu 97% des Kaufpreises der Geräte. Bei Abschluss eines derartigen Leasingvertrages erfolgt die Wertschöpfung für das Leasingunternehmen aus dem Verkauf der zurückgehenden Geräte.

Eine Umstellung auf Leasing hätte den Vorteil, dass die Belastung der künftigen Haushaltsjahre planbarer wird als dies bislang der Fall war.

Auch für die mit Leasinggeräten ausgestatteten Geschäftsbereiche sowie die IuK wird die Planungssicherheit deutlich erhöht. Die Störungsquote wird durch die stets aktuellen Geräte deutlich gesenkt. Kommt es zu Defekten, erfolgt ein kostenloser Austausch. Kurzfristig notwendige Ersatzbeschaffungen werden ebenso entbehrlich.

Die Landkreisverwaltung schlägt daher vor, künftig ihre PCs im Wege des Leasings zu beschaffen.

3.              Software (Standardprogramme PCs, Betriebssysteme Server und PCs)

Im Bereich der Betriebssysteme der Server ist im Vergleich zur PC- bzw. Bildschirmausstattung eine wesentlich erfreulichere Situation gegeben. Nahezu alle Server sind auf das aktuelle Betriebssystem Windows 2008 R2 umgestellt. Ein paar ältere und bereits zum Austausch anstehende Server laufen noch mit dem Betriebssystem Windows 2003. Im Bereich der Datenbankserver sieht es ähnlich erfreulich aus. Sowohl die Microsoft-SQL-Server wie auch der Oracle-Server stehen noch in 2012 zum Update an. Nach Durchführung der Updates laufen alle Datenbankserver unter aktuellen Datenbankversionen.

Sehr schwierig und äußerst komplex hat sich im laufenden Jahr 2012 der Umstieg, sowohl im Bereich des Betriebssystems von Windows XP auf Windows 7 als auch im Bereich der Standardprogramme von MS-Office 2003 auf MS-Office 2010 erweisen.

Durch die Umstellung der Lizenzpolitik der Firma Microsoft ist die bisher praktizierte Beschaffung von Einzellizenzen nicht mehr wirtschaftlich. Microsoft bietet Großkunden mit zentralem Serverzugriff die Möglichkeit über sogenan-nte Select- oder Enterprise Agreementverträge (EA) die Lizenzkosten wirtschaft-lich abzuwickeln. In Abstimmung mit der Kreisrechnungsprüfung wurden beide Beschaffungsmöglichkeiten verglichen mit dem Ergebnis, dass der Abschluss eines Enterpriseagreementvertrages (EA) deutlich günstiger ist.

Die Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das BMI, hat nach einer europaweiten Ausschreibung die Firma Cancom mit der Abwicklung der Lizenzierung der Microsoftlizenzen beauftragt. Durch eine Zusatzvereinbarung können auch Kommunen und somit auch der Ostalbkreis diesem abgeschlos-senen Vertrag beitreten, ohne selbst die Lizenzierungsabwicklung ausschrei-ben zu müssen.

Die Prüfung der Möglichkeiten in rechtlicher Hinsicht wie auch in Hinsicht auf das Vergaberecht benötigte einige Zeit. Der Ursprünglich vorgesehene Zeitplan des Geschäftsbereichs IuK bei der Umstellung auf Windows 7 bzw. MS-Office 2010 ist durch das in rechtlicher Hinsicht sehr komplexe Verfahren um mehrere Monate verzögert worden. Durch die Verzögerung im Bereich von Windows 7 und Office 2010 konnten weitere vorgesehene wichtige Projekte, insbesondere einzelne Programmumstellungen, nicht in Angriff genommen werden. Nachdem die Lizenzvergabe während der Sommerpause geklärt und durchgeführt werden konnte, gilt es nun, den entstandenen Arbeitsrückstand möglichst rasch aufzuholen.

Mit anderen Worten: Erst mit der Neuvergabe der erforderlichen Lizenzen ist es nun möglich, eingesetzte Fachverfahren auf neue Versionen umzustellen, da diese zwingend Office 2010 bzw. Windows 7 voraussetzen.

Nach der Umstellung auf diese beiden Produkte befindet sich die Landkreisverwaltung auch in diesem Punkt wieder auf einem aktuellen Stand.

4.              Zukünftige Herausforderungen und Entwicklungen im Bereich der IT

Da der Bereich der IuK sehr groß ist, soll in dieser Betrachtung der Schwer-punkt auf den Bereich IT gelegt werden.

In den Medien sind häufig die Schlagworte Cloud-Computing oder Web-Computing zu hören. Es werden auch die Begriffe Desktop-, Server- und Storage-Virtualisierung genannt. Weiterhin wird von Social Media und Mobile Computing gesprochen. Aber auch das Thema Sicherheit wird als sehr wichtig erachtet.

Außerhalb der IT sind die genannten Begriffe meist unbekannt. So steht der Begriff Cloud-Computing für eine Technik, bei der eine Anwendung oder ein Programm auf irgend einem Server im Internet installiert ist und die Benutzer über das Web (Internet) darauf zugreifen. Der Vorteil liegt hier darin, dass keine Serverhardware mehr selbst betrieben wird und somit z.B. Rechnerräume überflüssig werden. Im Bereich der Verwaltungen sind allerdings noch sehr vieIe Hürden zu nehmen im Hinblick auf Datenschutz und Geheimhaltung.

Anders sieht es im Bereich des Web-Computing aus. Hier gibt es bereits zahlreiche Anwendungen, auch innerhalb der Verwaltungen. So bieten einige RZ des Landes ihre Verfahren nur noch über einen Web-Zugriff an. Dieser Trend wird sich in den Verwaltungen weiter fortsetzen.

In Zukunft wird der Begriff Desktop-Virtualisierung einen höheren Stellenwert einnehmen. Bei der Desktop-Virtualisierung wird ein virtueller PC erstellt. Dieser läuft auf einem zentralen Server. Der Zugriff erfolgt über Zugriffstool. Der Vorteil besteht darin, dass von verschiedensten Orten auf den virtuellen PC zugegriffen werden kann und der Benutzer immer auf demselben PC arbeitet. Schon seit einiger Zeit ist das Thema Server-Virtualisierung auch in der Landkreisverwaltung im Einsatz. Diese Technik spart Ressourcen im Bereich der Hardware.

Mobile Computing wird in nächster Zeit ebenso wie Social Media noch weiter an Bedeutung gewinnen. In einer Zeit, in der das Leben immer schnelllebiger wird, wird die Anzahl an Heimarbeitsplätzen weiterhin zunehmen. Mobile Computing ermöglicht den Zugriff auf Firmendaten von überall. So könnte beispielsweise ein wichtiges Dokument auch im Urlaub bearbeitet werden, obwohl die Daten auf den Firmenservern oder Speichern liegen. Ähnlich ist verhält es sich mit Social Media. Diese Technologie erzielt im Moment immer noch starke Zuwächse. Allerdings ändert sich die Nutzung. War die Nutzung in der Vergangenheit eher auf private Lebensbereiche beschränkt, so nimmt die kommerzielle Nutzung im Moment rasch zu.

Um auf die Herausforderungen der Zukunft im Bereich der IT reagieren zu können, muss der Geschäftsbereich IuK einzelne Elemente der IT auf aktuellem Stand halten. Die Aufgaben sind hierbei klar ersichtlich. Ohne eine aktuelle nach modernen Standards gestaltete Vernetzung mit großen Band-breiten werden die zukünftigen Anforderungen nicht erfüllt bzw. umgesetzt werden können. Weiterhin müssen die Bereiche Virtualisierung von Servern und Anwendungen weiter verfolgt und ausgebaut werden. Als letzter Punkt darf auch die Datenzentralisierung nicht vernachlässigt werden.

Zusammengefasst kann festgestellt werden: die IuK der Landkreisverwaltung ist auf einem guten Weg und für die Zukunft gewappnet, da die beschriebenen Themen bereits in Angriff genommen, teilweise umgesetzt wurden oder schon in Planung sind.

Finanzierung und Folgekosten

Anlagen

-Situationsdarstellung Anlage 1

-Situationsdarstellung Anlage 2

Sichtvermerke