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Vorlage - 194/2011
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Antrag der Verwaltung
Der Kreistag nimmt die Bildung eines neuen Geschäftsbereichs „Controlling und Beteiligungsmanagement“ zustimmend zur Kenntnis.
Anmerkung:
Der Ausschuss für Bildung und Finanzen hat in seiner Sitzung am 05.12.2011 dem Kreistag einstimmig empfohlen, den Antrag der Verwaltung zur Kenntnis zu nehmen. Sachverhalt/Begründung
Allgemeines
Der Ostalbkreis steht wie alle anderen Landkreise vor großen Herausforderungen. Damit die Landkreisverwaltung auch langfristig zukunftsfähig ist, müssen bei beständig steigenden Auf- und Ausgaben die finanziellen Ressourcen gezielt wirtschaftlich eingesetzt werden. Der erste Schritt zur Lösung dieses Problems wurde bereits in den Jahren 2008/2009 gemacht. Seit Februar 2009 existiert in der Landkreisverwaltung eine Sozialcontrolling-Stelle. Hauptaufgabe des Sozialcontrollings ist die aktive Gestaltung der „Sozialen Sicherung“ durch eine systematische Unterstützung der Entscheidungsträger. Erste Erfolge sind seit 2010 vor allem im Bereich Eingliederungshilfe bemerkbar. Deshalb möchte der Ostalbkreis dieses erfolgreiche Konzept sukzessive auf die gesamte Landkreisverwaltung ausdehnen.
In den Vorüberlegungen wurden folgende Fragen thematisiert: Was ist Controlling? Welche Aufgabenfelder soll der neue Geschäftsbereich im Ostalbkreis bearbeiten? Wo soll dieser organisatorisch angesiedelt werden? Welcher Personalbedarf und welche Qualifikation sind für ein erfolgreiches Controlling im Ostalbkreis erforderlich? Wann soll das Controlling eingeführt werden?
Was ist Controlling?
In der Privatwirtschaft sind Controlling-Abteilungen seit vielen Jahren etabliert und nicht mehr wegzudenken. Sie analysieren die Leistungen und die damit verbundenen Kosten einzelner Bereiche, schaffen Transparenz über deren Leistungsfähigkeit, helfen bei der Identifikation von Handlungsbedarf und schaffen so die Möglichkeit, festgelegte Ziele zu erreichen. Auf Grund dieser Erfolge gewinnt das Controlling auch in der öffentlichen Verwaltung eine immer bedeutendere Rolle.
Der Begriff „Controlling“ kann Missverständnisse auslösen, denn Controlling wird häufig mit Kontrolle gleichgesetzt. Der aus dem Englischen stammende Begriff „to control“ bedeutet jedoch nicht kontrollieren, sondern lenken, steuern, im Griff haben, einwirken.
Unter diesem Aspekt ist Controlling
ein System zur Unterstützung der Entscheidungsträger bei ihren Planungs-, Steuerungs- und Kontrolltätigkeiten durch Informationen mit dem Ziel, vorhandene Ressourcen wirtschaftlich einzusetzen.
Controlling hat vier verschiedene Funktionen:
Die Basis für ein funktionierendes Controlling ist die Aufarbeitung einer breiten Masse von Informationen in strukturierter Form in Gestalt von Kennzahlen („Informationsfunktion“). Mit Hilfe dieser Kennzahlen werden im Rahmen der Planung Ziele entwickelt („Planungsfunktion“). Nach Ablauf einer festzulegenden Zeitspanne erfolgt ein Abgleich von Plan- und Istzahlen („Kontrollfunktion“). Treten Abweichungen auf, liegt es beim Controller, Handlungsalternativen zu erarbeiten („Steuerungsfunktion“).
Aufgabenfelder des neuen Geschäftsbereichs
Hauptaufgabe des Controllings ist die kennzahlenbasierte Erhebung von Informationen zur Unterstützung der Steuerung der Landkreisverwaltung. Der Ausbau des Controllings erfolgt zunächst in Bereichen, die standardisierte Leistungen erbringen, da hier die Möglichkeit zum Leistungsvergleich mit anderen Landkreisen gegeben ist. Anschließend erfolgt eine Ausweitung auf Bereiche, die nicht-standardisierte Leistungen erbringen, wie z. B. das Umweltamt. Die Umsetzung der Benchmarking-Ergebnisse ist Aufgabe der Sachgebiete. Das Controlling überprüft lediglich die Ergebnisse in einer vereinbarten Zeitspanne. Ein personenbezogener Leistungsvergleich ist nicht vorgesehen. Die Aufgaben des Sozialcontrollings werden vom neuen Geschäftsbereich übernommen und in bisheriger Form weitergeführt. Hierzu zählen insbesondere die Vorbereitung und Mitgestaltung von Vergütungsverhandlungen, Berichtswesen sowie Benchmarking-Projekte. Darüber hinaus wird im Rahmen der Einrichtung einer zentralen Beteiligungsverwaltung ein Beteiligungscontrolling aufgebaut mit dem Ziel, Beteiligungen des Ostalbkreises gezielter zu steuern.
Die sich durch die Aufgabenausgliederungen ergebenden Steuerungs-, Koordinierungs- und Informationsaufgaben sind deshalb notwendig, weil bei einer Ausgliederung einer kommunalen Aufgabe die Aufgaben- und Finanzverantwortung des Ostalbkreises bestehen bleibt und zu einer angemessenen Einflussnahme verpflichtet. Durch die Einrichtung eines Beteiligungsmanagements bzw. Beteiligungscontrollings soll sichergestellt werden, dass der öffentliche Zweck nachhaltig erfüllt und das Unternehmen wirtschaftlich geführt wird. Zu den Aufgaben des Beteiligungscontrolling gehören u.a., die Entwicklung von Kennzahlen, die Auswertung von Wirtschaftsplänen, Quartalsberichten und Jahresabschlüssen sowie die Ausarbeitung von Zielvereinbarungen und Handlungsempfehlungen. Für weitere Informationen zur Einrichtung einer zentralen Beteiligungsverwaltung bzw. zum Erlass der Beteiligungsrichtlinie des Ostalbkreises wird auf die Vorlage Nr. 161/2011 verwiesen. Organisatorische Einbindung
Das Controlling ist dem Dezernat II als neuer Geschäftsbereich „Controlling und Beteiligungsmanagement“ zuzuordnen. Hauptgrund ist das Erfordernis einer engen Zusammenarbeit mit dem Finanzbereich der Landkreisverwaltung, insbesondere zur Vermeidung von Doppelarbeit und zur Gewährleistung der Bündelung von Informationen sowie einer einheitlichen methodischen Ausgestaltung. Fachliche Aspekte des Sozialcontrollings erfolgen in Zusammenarbeit mit Sozialdezernent Josef Rettenmaier. Das Beteiligungsmanagement wird aufgrund der Fachlichkeit ebenfalls dem neuen Geschäftsbereich zugeordnet. Eine direkte räumliche Anbindung an das Dezernat II ist erforderlich.
Personalbedarf und Qualifikation
In der Aufbauphase des Controllings und Beteiligungsmanagements sind 3,75 Stellen erforderlich:
· Leitung 0,75 Stelle · 3 Sachbearbeiter 3,0 Stellen
Die Stellen setzen sich wie folgt zusammen:
Die als „neu“ titulierten Stellen werden durch den Wegfall bestehender Stellen kompensiert.
Die Schaffung einer Sekretariatsstelle ist nicht beabsichtigt. Stattdessen werden vorhandene Sekretariatskapazitäten im Dezernat II mitgenutzt.
Der neue Geschäftsbereich „Controlling und Beteiligungsmanagement“ versteht sich als Team.
Folgende fachliche und persönliche Anforderungen werden an den Controller gestellt:
Fachliche Anforderungen:
- Controlling - Organisation - Projektmanagement - Veränderungsmanagement
Persönliche Anforderungen:
Geeignet sind Diplom-Betriebswirte oder Diplom-Verwaltungswirte bzw. Bachelor mit entsprechenden Controllingkenntnissen.
Zeitpunkt der Umsetzung
Die Arbeit des zentralen Controllings soll am 1. Januar 2012 starten.
Finanzierung und Folgekosten
Die Stellen für den neuen Geschäftsbereich „Controlling und Beteiligungsmanagement“ ergeben sich aus einer neuen organisatorischen Zuordnung bzw. werden durch den Wegfall von 1,75 Stellen in anderen Bereichen ermöglicht.
Sichtvermerke
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