Antrag der Verwaltung

Der Ausschuss für Bildung und Finanzen nimmt Kenntnis vom Stand der Leitbildentwicklung beim Landratsamt Ostalbkreis.

Sachverhalt/Begründung

Im Januar 2007 wurde beim Landratsamt Ostalbkreis unter der Moderation der Führungsakademie Baden-Württemberg die „Arbeitsgruppe Organisationsentwicklung“ gebildet. Diese bestand – auch im Hinblick auf die Akzeptanz möglicher künftiger Veränderungen - aus 25 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Landkreisverwaltung aus allen Dezernaten und Hierarchieebenen, die sich freiwillig bereiterklärt hatten, an der zukünftigen strategischen Gestaltung „ihres“ Landratsamts mitzuarbeiten. Im Juli 2007 legte die Arbeitsgruppe ihren Vorschlag vor, der unter den drei Oberzielen „Effizienzrendite“, „Synergien“ sowie „Einheitliche Verwaltungskultur“ eine Reihe sowohl größerer als auch kleinerer Maßnahmen vorsah, die mittlerweile entweder bereits umgesetzt sind oder die sich noch in der Umsetzungsphase befinden.

Darüber hinaus hat die Arbeitsgruppe Organisationsentwicklung in ihrer abschließenden Klausurtagung am 29. Februar 2008 die Entwicklung eines Leitbilds für das Landratsamt Ostalbkreis als Grundlage für die strategische Weiterentwicklung als besonders vorrangig vorgeschlagen. Die Arbeitsgruppe begründete die Notwendigkeit, ein Leitbild für die Landkreisverwaltung zu erstellen, in ihrem Abschlussbericht wie folgt:

„Harte Verbesserungsmaßnahmen im Organisations- und Personalbereich können ins Leere laufen, wenn die Mitarbeiter und ihre Interessen und legitimen Wünsche nicht beachtet werden - insbesondere dann, wenn durch organisatorische und personelle Veränderungen Unsicherheiten innerhalb des Hauses entstehen. Oftmals haben in Veränderungsprozessen die Mitarbeiter Ängste hinsichtlich ihrer dienstlichen Zukunft. Die Arbeitsgruppe Organisationsentwicklung schlägt deshalb vor, neben einer offenen Informationspolitik eine gemeinsame Leitbildentwicklung zu betreiben, um dem Ziel einer einheitlichen Verwaltungskultur näher zu kommen und ein „Wir-Gefühl“ zu schaffen.“

Zur Umsetzung der Leitbildentwicklung wurde innerhalb der Landkreisverwaltung vereinbart, die erforderliche Grundlagenarbeit (Ermittlung des „Ist-Zustandes“) nicht mit Hilfe eines teuren Beratungsunternehmens zu erarbeiten - zum einen aus Kostengründen, zum anderen, weil eine „Eigenentwicklung“, an der die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tatsächlich gestaltend teilhaben können, für eine deutlich höhere Akzeptanz sorgt.

Der Landkreisverwaltung kommt zugute, dass Frau Ingrid Schröder, Mitarbeiterin des Geschäftsbereichs „Beratung, Planung, Prävention“ des Sozialdezernats, seit 2006 einen Aufbaustudiengang bei der Katholischen Stiftungsfachhochschule in München absolviert. Ihre Masterarbeit, die sie an dieser Hochschule anfertigen und im Herbst 2009 abgeben muss, hat die Leitbildentwicklung zum Thema. Auf der Basis der von ihr im Mai/Juni 2009 durchgeführten Umfrage bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiten der Landkreisverwaltung (s. u.) und der daraus resultierenden Schlüsse beabsichtigt die Landkreisverwaltung, eine neue Arbeitsgruppe ins Leben zu rufen, der dann die konkrete Entwicklung der Leitlinien obliegt. Zusätzlich haben sich zwei Mitarbeiter, die dem Führungsnachwuchsprogramm der Landkreisverwaltung angehören (Herr Franz Stocker, Kämmerei sowie Herr Franz Kuhn, Vermessung und Geoinformation) ebenfalls mit dem Thema der Leitbildentwicklung und dessen Umsetzung intensiv befasst und werden bei der Umsetzung eine aktive Rolle spielen.

Das (Unternehmens-/Verwaltungs-)Leitbild:

Das Leitbild eines Unternehmens bzw. einer Verwaltung ist eine klar gegliederte, langfristige Zielvorstellung, die Aussagen darüber beinhaltet, mit welchem von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern getragenen Grundkonsens die Unternehmensziele erreicht werden sollen. Das Leitbild ist die in Worte gefasste „Soll-Unternehmenskultur“. Es trifft insbesondere Aussagen über

-              unsere Aufgaben und Ziele (Wie verstehen wir uns selbst und was wollen wir erreichen?),

-              unseren Aufbau und Ablauf (Wie organisieren wir uns und wie erfolgen die internen Abläufe - wirtschaftlich, ökologisch, energiebewusst),

-                unseren Kontakt zu Partnern und Kunden (Außenwirkung im Hinblick auf Bürgerfreundlichkeit und Serviceorientierung) und
 

-                unser eigenes Verhalten nach innen und außen (auch unter Berücksichtigung von umweltbewusstem und nachhaltigem Handeln).

Um ein Leitbild formulieren zu können, ist im Rahmen einer „Ist-Analyse“ bei allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu ermitteln, was für sie wichtig ist, wie sie sich mit ihrer Landkreisverwaltung identifizieren und wie sie ihr Verhältnis zu ihren Vorgesetzten einschätzen. Die Umfrage wurde bei allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Landkreisverwaltung per E-Mail im Mai/Juni 2009 durchgeführt. Die Auswertung erfolgte über ein spezielles EDV-Programm. Selbstverständlich erfolgte die Auswertung anonym, d. h. es können keine Rückschlüsse auf die Personen gezogen werden, die geantwortet haben.

Kernpunkt der Befragung und der späteren Leitbildentwicklung ist die Frage des gegenseitigen Umgangs zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern. Eine Organisation kann nur erfolgreich arbeiten, wenn die Vorgesetzten und ihre Mitarbeiter/innen gut miteinander auskommen, gegenseitige Wertschätzung besteht, die Kommunikation zwischen ihnen effizient abläuft und keine Reibungsverluste entstehen.

Die Ergebnisse der Umfrage von Frau Schröder sind dieser Ausschussvorlage beigefügt. Folgende Aussagen sind besonders hervorzuheben:

-          86% der Mitarbeiter assoziieren das Landratsamt mit positiven Bildbegriffen („Sonne“, „Leuchtturm“, „Schutz“, „Gemeinschaft“).
 

-          92,9% der Mitarbeiter ist es wichtig oder sehr wichtig, an Entscheidungen, die ihre Arbeit betreffen, beteiligt zu werden.

-          87,5% der Mitarbeiter ist es sehr wichtig, wichtig oder ziemlich wichtig, Möglichkeiten zum beruflichen Weiterkommen zu haben.

-          61% der Mitarbeiter identifizieren sich stark oder sehr stark mit ihrem Geschäftsbereich, 74,8% identifizieren sich stark oder sehr stark mit ihrem Sachgebiet.

-          60,8% der Mitarbeiter glauben, dass ihre Arbeit bei ihrem Vorgesetzten sehr stark oder stark geschätzt ist.

-          71,4% der Mitarbeiter sind der Auffassung, dass ihre Vorgesetzten ihren Sachverstand oft bzw. immer respektieren.

-          66,5% der Mitarbeiter erhalten von ihren Vorgesetzten nach eigener Einschätzung oft bzw. immer Rückendeckung bei ihren Entscheidungen.
 

Die detaillierten Ergebnisse (Schaubilder) sind als Anlage beigefügt.

Die Ergebnisse zeigen insbesondere hinsichtlich des hohen Grades der Identifikation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit „ihrem“ Arbeitsbereich, des Wunschs einer hohen MA-Zahl, die Weiterentwicklung der Landkreisverwaltung aktiv mitzubestimmen sowie hinsichtlich der hohen gegenseitigen Wertschätzung, dass in der Landkreisverwaltung eine hervorragende Basis sowohl für die weitere Leitbildentwicklung als auch für eine weiterführende Optimierung der internen Kommunikation, der Optimierung der Arbeitsabläufe und eine ganzheitliche Weiterentwicklungsstrategie vorhanden ist.

Ein erster praktischer Schritt: Verbesserung der internen Kommunikation durch Einführung von Mitarbeitergesprächen im Zuge der Umsetzung von § 18 TVöD:

In einem ersten, konkreten Schritt, welcher der Leitbildentwicklung zugute kommt, wurde im Jahr 2008 im Rahmen der Umsetzung von § 18 TVöD ein System der leistungsorientierten Bezahlung der TVöD-Beschäftigten bei der Landkreisverwaltung eingeführt. Hierbei bestand von Anfang an ein großer Konsens darin, dass nicht in erster Linie die Ausschüttung von Leistungsprämien im Vordergrund stehen sollte, sondern dass die Kommunikation zwischen den Vorgesetzten einerseits und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern andererseits intensiviert werden sollte.

Ziel war, das Verständnis zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu verbessern, eine gemeinsame Basis zu finden bzw. auszubauen und damit auch die Aufgabenerfüllung effizienter zu gestalten, indem im Jahr 2008 erstmals Aufgaben-/Erwartungsgespräche sowie im Jahr 2009 erstmals Mitarbeitergespräche stattfanden. Den Gesprächen ging eine umfassende Information aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie intensive Schulungen für alle Führungskräfte voraus.

Die Mitarbeitergespräche wurden mit Hilfe eines einheitlichen Bewertungsbogens geführt, wobei der Schwerpunkt neben der Bewertung der Arbeitsqualität vor allem beim Kriterium „Zusammenarbeit (sowohl im Team als auch zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter) und Kundenorientierung“ liegt. Die Umfrage von Frau Schröder stand in einem engen zeitlichen Zusammenhang zur Einführung der Mitarbeitergespräche. Die Landkreisverwaltung ist der Auffassung, dass die Einführung dieser Maßnahme einen spürbar positiven Effekt auf die Zusammenarbeit und damit auch die Aufgabenerfüllung im Hause hatte.

Weiteres Vorgehen:

Die durchgeführte Umfrage bietet eine hervorragende Grundlage für die weitere Leitbildentwicklung. Die Landkreisverwaltung plant, unter Einbeziehung der genannten Personen Ende 2009/Anfang 2010 eine neue Arbeitsgruppe einzurichten, in der das Thema Leitbildentwicklung weiter vorangetrieben wird. Die Landkreisverwaltung wird dem Ausschuss für Bildung und Finanzen in regelmäßigen Abständen Bericht erstatten.

Finanzierung und Folgekosten

Die Landkreisverwaltung beabsichtigt, die Leitbildentwicklung aus Kostengründen und zur Steigerung der inneren Akzeptanz selbst durchzuführen. Damit entstehen zunächst keine Zusatzkosten. Sollte sich als notwendig herausstellen, dass in Einzelfragen eine externe Begleitung erforderlich wird, werden die erforderlichen Beträge in die kommenden Haushalte eingestellt.

Anlage

Mitarbeiter/-innen-Umfrage zu den Themen Identifikation, Verhältnis Vorgesetzte - Mitarbeiter und Wertschätzung der Arbeit beim Landratsamt Ostalbkreis als Grundlage der Leitbildentwicklung

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