Antrag der Verwaltung

 

Der Verwaltungs- und Finanzausschuss nimmt Kenntnis vom Zwischenbericht der Landkreisverwaltung über die Planungen zur künftigen räumlichen Unterbringung der Geschäftsbereiche.

Sachverhalt/Begründung

 

 

1. Ausgangslage

 

Im Rahmen der zum 1. Januar 2005 erfolgten Verwaltungsreform wurden insgesamt zehn untere Sonderbehörden des Landes aufgehoben und ihre Aufgaben auf die Land- und Stadtkreise übertragen. Des Weiteren haben die Kreise zu diesem Zeitpunkt auch einen Teil der Aufgaben der bisherigen Landeswohlfahrtsverbände übernommen. Durch diese Verlagerung wurde das Aufgabenspektrum der Kreise, aber auch der Gemeinden deutlich erweitert. Durch die Verwaltungsreform ergab sich ein erheblicher Personalzuwachs. So ist die Anzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Landkreisverwaltung des Ostalbkreises zum Stichtag 1. Januar 2005 von 1.077 auf 1.642 angewachsen.

 

Natürlich hatte dieser erhebliche Mitarbeiter- und Aufgabenzuwachs direkte Auswirkungen auf die Unterbringungssituation. War die Landkreisverwaltung vor der Verwaltungsreform auf sieben Standorte im Kreisgebiet verteilt, so ist sie durch die Verwaltungsreform zum jetzigen Zeitpunkt auf 19 Standorte angewachsen. Die Verteilung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Büro-Arbeitsplätzen auf die einzelnen Gebäude ist aus der Aufstellung in Anlage 1 zu entnehmen.

 

Zur Vorbereitung der Umsetzung der Verwaltungsreform wurde im Jahr 2004 ein umfassendes Raumkonzept erstellt, das von Oktober 2004 bis Herbst 2005 umgesetzt wurde und mit dem folgende Oberziele verfolgt wurden:

 

-          Ausschöpfen aller vorhandenen Kapazitäten in den Verwaltungsgebäuden der Landkreisverwaltung sowie Aufgabe von Landesgebäuden zur Einsparung von Mietkosten. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind im wahrsten Sinne des Wortes „enger zusammengerückt“. In Folge dieses „Zusammenrückens“ sind heute nahezu alle Verwaltungsgebäude der Landkreisverwaltung bis auf den letzten Platz belegt. Insbesondere im Hauptgebäude Stuttgarter Straße 41 in Aalen gibt es derzeit kein einziges freies Büro. Die wenigen Besprechungsräume sind nahezu rund um die Uhr belegt. Diese Situation hat dazu geführt, dass bei einem Anstieg von Fallzahlen oder interner Verschiebung von Aufgabenschwerpunkten in einzelnen Geschäftsbereichen die zusätzliche Personalbereitstellung räumliche Probleme aufwirft, da keine Puffermöglichkeiten gegeben sind. Vor dem Hintergrund der demografischen Entwicklung und dem gesellschaftlichen Primärziel der besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf sollte im Rahmen der neuen Raumkonzeption der Landkreisverwaltung auch darauf geachtet werden, dass entsprechende Puffermöglichkeiten gegeben sind. Selbstverständlich prüft die Landkreisverwaltung auch, ob im Hinblick auf die Vereinbarkeit von Familie und Beruf im Einzelfall Raumkosten durch die Einrichtung eines Heimarbeitsplatzes eingespart werden können.

In ihren bisherigen Gebäuden verblieben zunächst lediglich die Geschäftsbereiche Vermessung und Geoinformation (Bahnhofstraße 50, Aalen), Landwirtschaft (Schloss ob Ellwangen), die Poolteams des Geschäftsbereichs Flurneuordnung und Landentwicklung (Obere Straße 11 und Priestergasse 16, Ellwangen) sowie die Forst-Außenstellen Gschwend, Ellwangen, Bopfingen, Abtsgmünd und Rosenberg. Alle anderen Geschäftsbereiche wurden in Landkreisgebäuden untergebracht.

-          Des Weiteren wurde versucht, für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine Unterbringung an ihrem bisherigen Standort oder möglichst nahe des bisherigen Standorts zu verwirklichen. Hintergrund dieser Strategie war insbesondere die Vermeidung von Härten für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. So wurde beispielsweise der dem Ostalbkreis zufallende Teil des Gewerbeaufsichtsamts Göppingen auf Grund der räumlichen Nähe zu den Wohnorten der meisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Raum Göppingen in Schwäbisch Gmünd (Gebäude Oberbettringer Straße 166) verwirklicht. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des ehemaligen Versorgungsamts Ulm wurden im Kreishaus in Aalen untergebracht.

 

 

 

Außerdem wurde darauf geachtet, die in den Raumschaften gewachsenen Strukturen beizubehalten.

Zur Umsetzung dieses Unterbringungskonzepts wurde eine ganze Reihe von Um- und Ausbaumaßnahmen notwendig. An erster Stelle steht die Reaktivierung des Gebäudes „Obere Straße 13“ in Ellwangen, in dem seit August 2005 die Geschäftsbereiche Straßenbau sowie Flurneuordnung und Landentwicklung (Grundteam) untergebracht sind. Dieses denkmalgeschützte Gebäude, das prägend ist für das Stadtbild von Ellwangen, wurde durch eine umfassende Sanierung für die Erfordernisse unserer modernen Verwaltung fit gemacht.

Zur räumlichen Umsetzung der Verwaltungsreform waren allein von Oktober bis Dezember 2004 rd. 300 Umzüge zu organisieren. Im Laufe des Jahres 2005 kamen zur Realisierung der endgültigen Raumkonzeption nochmals etwa 100 Umzüge hinzu.

 

Die Landkreisverwaltung optimiert im übrigen laufend die Unterbringung ihrer Geschäftsbereiche mit dem Ziel, Mietkosten überall dort einzusparen, wo dies möglich ist. So werden zum 1. Mai 2007 die bisher von der Forst-Außenstelle Ellwangen genutzten Räumlichkeiten an das Land Baden-Württemberg zurückgegeben. Zu diesem Zeitpunkt wird die Forst-Außenstelle in Räumlichkeiten einziehen, die bislang vom Geschäftsbereich Landwirtschaft genutzt werden und die aufgrund von Flächenoptimierungen und Fluktuationen freigemacht werden konnten. Allein durch diese Maßnahmen wird eine jährliche Einsparung von 43.000 € pro Jahr erzielt.

 

 

2. Optimierungsbedarf der räumlichen Unterbringung

 

Der Ostalbkreis hat sich schon immer zu seiner dezentralen Struktur bekannt. Die Landkreisverwaltung ist deshalb auch dezentral und bürgerfreundlich aufgestellt. Den Bürgerinnen und Bürgern im Ostalbkreis ist dadurch ein ortsnaher und direkter Zugang zu ihrer Landkreisverwaltung möglich. Auch aus dem Kreise der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter war die Reaktion auf die ab 01.01.2005 geltende Raumkonzeption außerordentlich positiv, insbesondere weil den Wünschen der Beschäftigten in großem Maße Rechnung getragen und persönliche Härten vermieden werden konnten.

 

Im Rahmen der Beratung des Sonderausschusses für Aufgabenkritik im Vorfeld der Haushaltsplanberatungen 2006 wurde die Landkreisverwaltung aufgefordert, Überlegungen zur räumlichen Optimierung der Landkreisverwaltung anzustellen, insbesondere im Hinblick auf das Ausschöpfen von Synergiepotenzialen in den bzw. zwischen den einzelnen Geschäftsbereichen sowie auch im Hinblick auf die Gebäudekosten. Auch hat sich nach rund zwei Jahren Erfahrung Verwaltungsreform gezeigt, dass Optimierungspotenziale gegeben sind:

 

-          Mehrere strategisch wichtige Geschäftsbereiche befinden sich nicht in Aalen, sondern in den Außenstellen und sind insbesondere hinsichtlich ihrer Kommunikation mit der Verwaltungsspitze in Aalen zu weit entfernt.

-          Mehrere Geschäftsbereiche (Umwelt und Gewerbeaufsicht, Schulen und Bildung) sind auf mehrere Standorte im Landkreis verteilt. Dadurch entsteht ein zusätzlicher Verwaltungsaufwand.

-          Insbesondere das Dezernat II und das Dezernat IV sind sehr „zersplittert“ untergebracht und sollten an einem Standort zusammengefasst werden. So sind derzeit die vier Geschäftsbereiche des Dezernats II auf vier verschiedene Standorte verteilt, die sechs Geschäftsbereiche des Dezernats IV befinden sich gar an acht verschiedenen Standorten in Aalen, Schwäbisch Gmünd, Ellwangen und Bopfingen.

Die derzeitige „verteilte“ Unterbringung der Dezernate II und IV ist aus Anlage 2 und 3 zu entnehmen.

 

 

3. Ziele des Konzepts „Verwaltung 21“:

 

Ziel muss sein, die Vorteile der bisherigen Unterbringungsstrategie zu bewahren, gleichzeitig jedoch die gegebenen Schwächen zu bereinigen. Insbesondere werden deshalb folgende Ziele verfolgt:

 

-          Verkürzung der Kommunikationswege innerhalb der Landkreisverwaltung.

-          Weitgehende Zusammenfassung bisher zersplittert untergebrachter Dezernate und Geschäftsbereiche.

-          Erhöhung der Wirtschaftlichkeit der Unterbringung insgesamt.

-          Konsequente Flächenreduktion durch Rückgabe nicht mehr benötigter Gebäude und Räumlichkeiten an das Land Baden-Württemberg.

-          Förderung des weiteren „Zusammenwachsens“ der Landkreisverwaltung zur Optimierung der Aufgabenerfüllung.

-          Optimierung der Ablauforganisation.

 

 

4. Einflussfaktoren für die künftige Raumkonzeption

 

Im November 2006 wurde die „Arbeitsgruppe Organisationsentwicklung“ gegründet, der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus allen Dezernaten und Hierarchieebenen angehören. Hauptaufgabe dieser Arbeitsgruppe ist es, ein Maßnahmenpaket zu erarbeiten, das auf folgende Oberziele ausgerichtet ist:

 

1.    Erzielung der Effizienzrendite von 20 % bis zum Jahr 2011,

 

2.    Analyse und weitestmögliche Nutzung von Synergiepotenzialen innerhalb der Landkreisverwaltung und

 

3.    Anstreben einer einheitlichen Verwaltungskultur.

 

 

Die Arbeitsgruppe wird vom Geschäftsbereich Personal und Organisation zusammen mit der Führungsakademie Baden-Württemberg moderiert und wird voraussichtlich im Juli 2007 ein erstes Maßnahmenpaket vorschlagen. Zu den von der Arbeitsgruppe zu behandelnden Themen gehört - insbesondere vor dem Hintergrund der Erreichung des Effizienzrenditeziels - auch die Optimierung der Unterbringung. Als Planungsgrundlage hat der Geschäftsbereich Personal und Organisation eine Matrix erarbeitet, anhand der - ausgehend von der jetzigen Verteilung der Geschäftsbereiche auf die einzelnen Gebäude - alle denkbaren Varianten durchgerechnet werden können.

 

Zusätzlich ist zu beachten, dass die „Reform der Verwaltungsreform“ ansteht: Gemäß Artikel 179 Abs. 1 des Verwaltungsstruktur-Reformgesetzes wird bestimmt, dass die Landkreise dem Innenministerium bis zum 30. Juni 2007 über die Umsetzung der Verwaltungsreform und die erreichten Einsparungen sowie über den erreichten Grad der Privatisierung im Bereich der Liegenschaftsvermessung berichten müssen. Über die Ergebnisse wird der Landtag durch die Landesregierung informiert.

 

Grundsätzlich sind folgende Einflussfaktoren für die Planung der räumlichen Unterbringung der Landkreisverwaltung von Bedeutung:

 

-      Umfang der Auswirkungen durch die Evaluierung der Verwaltungsreform

 

       Je nachdem, in welchen Bereichen im Zuge der Verwaltungsreform Aufgaben hinzukommen oder wieder an das Land zurückfallen, ergeben sich Konsequenzen in personeller, organisatorischer und räumlicher Hinsicht. Insbesondere kann sowohl ein zusätzlicher Raumbedarf entstehen, als auch durch die Rückdelegation von Aufgaben kann der Fall eintreten, dass angemietete Gebäude wieder an das Land zurückgegeben werden können. Auch die inhaltlichen Aufgabenverflechtungen der jeweiligen Geschäftsbereiche werden Einfluss auf die Entscheidung darüber haben, welche Geschäftsbereiche an welchen Verwaltungsstandorten künftig am sinnvollsten zusammengefasst werden. Beispielhaft für die im Zuge der Evaluierung der Verwaltungsreform heranstehenden Änderungen seien genannt:

 

       h     Beseitigung der Trennung zwischen Unterhaltung und Erhaltung im Bereich der Straßenbauverwaltung.

 

       h     Zusammenlegung von Flurneuordnungs- und Vermessungsverwaltung.

 

       h     Vollständige oder teilweise Rückdelegation der Forstverwaltung.

 

       h     Vereinzelt wurden auch Stimmen nach Korrekturen im Bereich der Lebensmittelkontrolle oder der Schulaufsicht laut.

 

 

 

 

Die möglichen Auswirkungen hinsichtlich der Personalausstattung können aus folgender Tabelle entnommen werden:

 

Bereich	mögliche Entwicklung	betroffene Mitarbeiter	Bemerkungen
Straßenbau	Integration in die Landkreisverwaltung (bisher RP Stuttgart, Außenstelle Ellwangen)?	37	Derzeit 19 Mitarbeiter im Geschäftsbereich Straßenbau beim Landratsamt
Flurneuordnung und Landentwicklung	Völlige Integration der Poolteams in die Landkreisverwaltung?	48
Flurneuordnung und Landentwicklung	Rückkehr des Grundteams zum Land?	12
Forstverwaltung	Rückkehr des Forstbereichs zum Land (ganz oder teilweise)?	43	nur Verwaltungskräfte (93 Waldarbeiter außer Betracht)
Vermessung	Rückkehr zum Land?	72
Lebensmittelüberwachung	Rückkehr zum Land?	7
Schule und Bildung	Rückkehr zum Land?	14

 

                                                                                               max. 233

 

Somit stehen derzeit sechs Geschäftsbereiche im Rahmen der Evaluierung der Verwaltungsreform noch in der Diskussion, wobei es im Falle der Forstverwaltung zusätzlich zwei „Haupt-Denkmodelle“ gibt (komplette „Rückholung“ des Forstbereichs oder Trennung von wirtschaftlichem Betrieb und hoheitlichem Bereich). Festzuhalten ist, dass maximal 233 Büroarbeitskräfte von der „Reform der Reform“ betroffen sein können - dies entspricht einer theoretischen Bürofläche von ca. 3.500 m²!

 

Setzt man die möglichen Veränderungen in eine „Variantenplanung“ um, ergeben sich bei sieben potenziell betroffenen Bereichen (Forst aufgrund mehrerer Modelle doppelt erfasst) insgesamt 128 denkbare Varianten.

 

 

-      Ergebnisse der Arbeitsgruppe Organisationsentwicklung

 

       Die bisherige engagierte Arbeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Arbeitsgruppe Organisationsentwicklung zeigt, dass es eine Vielzahl von Ideen gibt, die dazu beitragen können, Synergien zwischen den verschiedenen Geschäftsbereichen zu erreichen und mit weniger personellen oder sächlichen Ressourcen auszukommen. Der Zeitplan der Arbeitsgruppe Organisationsentwicklung ist so ausgelegt, dass ein erstes Handlungsmaßnahmenpaket bis zur Jahresmitte 2007 vorgelegt wird. In diesem Zusammenhang erfolgt auch eine Überprüfung der vorhandenen Aufbau- und Ablauforganisation der Landkreisverwaltung. Sollten sich hierbei Änderungen ergeben, hat dies wiederum unmittelbare Auswirkungen auf die räumliche Aufstellung der Landkreisverwaltung.

 

 

5. Mögliche Planungsvarianten - Wie soll es weitergehen?

 

Aus Sicht der Landkreisverwaltung macht es aufgrund der Vielzahl von möglichen Varianten keinen Sinn, vor Abschluss der Evaluierung der Verwaltungsreform Schubladenpläne für die einzelnen Planungsvarianten zu entwickeln. Der damit verbundene Aufwand stünde in keiner Relation zum entsprechenden Erfolg. Die räumliche Aufstellung der Landkreisverwaltung kann nicht nur kurzfristig angelegt sein. Neben den Ergebnissen der Evaluierung der Verwaltungsreform sollten deshalb auch die Erkenntnisse aus der Arbeitsgruppe Organisationsentwicklung in die Neukonzeption einfließen, um eine optimale, den Bedürfnissen der Bürgerinnen und Bürgern des Ostalbkreises gerecht werdende und sich auch an der Wirtschaftlichkeit orientierende räumliche Aufstellung der Landkreisverwaltung für die Zukunft zu gewährleisten.

 

Die Landkreisverwaltung hat zwischenzeitlich in mehrfacher Hinsicht Planungsüberlegungen angestellt bzw. steht in Kontakt mit potenziellen Investoren im Rahmen von ppp-Modellen. Die Überlegungen reichen dabei von einer Erweiterung des Ostalbkreishauses, einem Anbau, Angeboten über die Anmietung von entsprechenden Neubauten im näheren und weiteren Umfeld des Ostalbkreishauses bis hin zur Schaffung von weiteren Büroflächen am jetzigen Standort der abo durch den Umbau des ehemaligen Schwesternwohnheims. Eine genaue Planung ist in jedem Fall erst nach Konkretisierung des entsprechenden Raumbedarfs und der in dem Gebäude unterzubringenden Geschäftsbereiche möglich. Erst dann kann eine Aussage über die entstehenden Kosten und damit die Wirtschaftlichkeit getroffen werden. In die Überlegungen ist auch der Umstand einzubeziehen, dass das Ostalb-Klinikum zwischenzeitlich Bedarf für die Räume angemeldet hat, in denen derzeit das Dezernat VI (Gesundheit, Veterinärwesen und Verbraucherschutz) untergebracht ist. Der Mietvertrag für ein weiteres, im Zuge der Verwaltungsreform angemietetes Objekt läuft zudem zum Ende des VRG-Betrachtungszeitraumes aus. Je nach Ergebnis der Evaluierung der Verwaltungsreform ist auch hier an eine Rückgabe des Objektes und eine Integration in eine Gesamtlösung zu denken. Mit den potenziellen Investoren bzw. ppp-Partnern steht die Landkreisverwaltung eng in Kontakt und wird entsprechend dem Erkenntnisfortschritt im Zuge der Evaluierung der Verwaltungsreform bzw. Arbeitsgruppe Organisationsentwicklung die jeweiligen Planungen nach Möglichkeit so weiterentwickeln, dass nach Festlegung der entsprechenden Grundsatzentscheidungen (welche Geschäftsbereiche mit welchem Umfang an welchem Standort) dem Kreistag konkrete Planungsalternativen mit entsprechender Wirtschaftlichkeitsberechnung vorgelegt werden können.

 

Finanzierung und Folgekosten

 

Nach Festlegung des endgültigen Aufgabenzuschnitts der Landkreisverwaltung und der räumlichen Aufstellung der Geschäftsbereiche werden im Rahmen des Konzepts „Verwaltung 21“ dem Kreistag konkrete Planungsvarianten mit Wirtschaftlichkeitsberechnung vorgelegt.

Anlagen

 

Anlage 1:          Verteilung Mitarbeiter/innen auf Verwaltungsgebäude (Planungsmatrix), Stand Mai 2007

Anlage 2:          Unterbringung Dezernat II

Anlage 3:          Unterbringung Dezernat IV

 

 

 

Sichtvermerke

 

	__________________________________________
	Brandt
	__________________________________________
	Wolf
Dezernat II	__________________________________________
	Hubel
Landrat	__________________________________________
	Pavel